# Як ми переїхали зі сторонньої CRM у власну — за два тижні

> Стаття блогу Helomi (Хеломі).

Сторінка сайту Helomi (Хеломі): https://helomi.com.ua/blog/move

24 жовтня 2026

9 жовтня вирішили, 14 жовтня о 21:41 переключили всі канали, 21 жовтня вимкнули стару систему назавжди. Що переносили, як не загубили жодного замовлення і що зробили б інакше.

- 11 — етапів зібрали за першу ніч
- 2 449 — оголошень з усіх каналів — у прайс-листі
- 0 — помилок і дублів у день переходу

## Чому вирішили йти

Наші магазини продають на Prom, Rozetka, Kasta, Епіцентрі, OLX і шести власних сайтах. Усе це роками жило в сторонній CRM — і впиралося в її межі: ШІ не міг працювати всередині поруч із людьми, а будь-яке поле чи етап доводилось просити в чужої підтримки.

Нам потрібна була система, у якій ШІ-співробітник має ті самі права й журнал, що й менеджер, а налаштування робить людина в «Налаштуваннях», без програміста.

## Що переносили

Понад 5,5 тисячі клієнтів, 6,3 тисячі угод, 469 товарів і понад 92 тисячі значень додаткових полів. Повторний імпорт не створює дублів, а нові угоди нумеруються з 50 000 000 — щоб ніколи не перетнутися зі старими.

Поки нова система добудовувалась, працювало «дзеркало»: кожні 5 хвилин воно забирало зі старої CRM свіжі угоди, клієнтів, товари, платежі й доставки. Можливості звіряли зі статтями довідки старої системи — пункт за пунктом.

## Репетиція перед стрибком

13 жовтня в прайс-лист завантажили оголошення всіх каналів — 2 449 штук, кожен канал окремою папкою, і добрали фото 970 позиціям. Пробний прогін пройшов без жодної помилки, але створив 5 дублів угод Епіцентру. Дублі злили, канали вимкнули — і не вмикали, доки все не було готове.

## День переходу

14 жовтня о 21:41 Prom, Rozetka, Kasta, Епіцентр і шість сайтів почали слати замовлення напряму в нову CRM, а власний склад став головним записом. Помилок — 0, дублів — 0.

ШІ-агентів переводили по одному: склад — того ж вечора, доставки й фінанси — наступного дня, закупівлі, обробку замовлень і супровід клієнтів — до 18 жовтня. Бот у Telegram, що приймає замовлення, перевели без зміни його коду: тестова угода з'явилась за 12 секунд. А ШІ-бухгалтер звірила продажі й маржу за три місяці зі старими даними — до копійки.

## Що ми зрозуміли

**Приймайте замовлення в усіх статусах.** Спершу ми брали лише «Новий» і «Прийнято» — і оплачені на Prom замовлення не доходили. Тепер приймання бере всі статуси кожні 5 хвилин.

**Вмикайте автоархів з першого дня.** Жоден етап не мав архівування — перший прогін переніс в архів 73 старі угоди.

**Ставте захист від повторних вивантажень на вході.** Одна кнопка «вивантажити все» може наробити копій; тепер вони не проходять у CRM узагалі.

**Вимикайте стару синхронізацію повністю й одразу.** Напівувімкнене дзеркало тихо переписує те, що ви вже виправили руками.

## Кінець старої системи

21 жовтня стару CRM вимкнули повністю, разом із ключами доступу. Останній «хвіст» закрили 23 жовтня: кожен товар отримав у журналі «Початковий залишок», і перевірка 564 рядків складу дала 0 розбіжностей.

Переїзд — не один великий стрибок, а десяток маленьких переключень, кожне з яких можна відкотити.