> Усі статті WIKI Helomi: /wiki/llms.txt

# Імпорт і експорт

Імпорт і експорт XLSX переносить дані між Helomi, Excel та іншою CRM: клієнтів, угоди, завдання, товари складу, прайс-лист, документи й записи власних розділів. Файли сумісні з шаблонами KeepinCRM, а файл експорту можна виправити й завантажити назад — збіг за вибраним полем оновить наявний запис замість дубля.

## Можливості
- «Завантажити шаблон» — XLSX з правильними колонками і прикладом.
- Пошук наявних записів за вибраним полем: збіг оновлює, нема збігу — створює новий.
- Перевірка без запису («Перевірити», пробний прогін): що буде створено, оновлено, без змін і з помилками.
- Файл помилок: лише рядки, що не пройшли, з поясненням у першій колонці.
- Експорт усіх, за поточним фільтром або вибраних галочками, з вибором полів (зокрема додаткових).
- Файл експорту імпортується назад без змін.

## 1. Налаштування і доступ
- Імпорт і експорт є в «⋮» шапки кожного розділу (у «Документах» — «⋯»). Права ті самі, що на розділ; для завдань імпорт потребує доступу «Завдання: масові дії».
- Колонки додаткових полів беруться з «Налаштування → Типи даних». Обов'язкові поля перевіряються для нових записів так само, як при ручному створенні.
- Повне перенесення з KeepinCRM зі збереженням id — окрема сторінка «Налаштування → Імпорт із KeepinCRM» (стаття `int-keepincrm`).

## 2. Імпорт: загальний порядок
1. Відкрийте розділ → «⋮ → Імпорт».
2. «Завантажити шаблон», заповніть його (або візьміть файл експорту чи шаблон KeepinCRM).
3. Виберіть файл.
4. Виберіть поле пошуку наявних записів (або «не шукати» — усі рядки нові).
5. «Перевірити» — побачите, що буде створено й оновлено, нічого не змінюючи.
6. «Імпортувати». Підсумок покаже, скільки створено, оновлено, пропущено й з помилками; «Завантажити файл помилок» (або «Файл з помилками») — виправте рядки й завантажте лише їх.

Порожня клітинка при оновленні нічого не змінює. Кожна зміна потрапляє в журнал запису.

## 3. Експорт: загальний порядок
1. Відфільтруйте список, якщо потрібна частина, або позначте рядки галочками.
2. «⋮ → Експорт».
3. Виберіть, що вивантажити (усі / за фільтром / вибрані) і поля («Вибрати всі» / «Зняти всі»). Вибір полів запам'ятовується.
4. «Експортувати» — XLSX завантажиться.

## 4. Клієнти
- «Імпорт клієнтів»: обов'язкова колонка `company` (назва); телефони, email, джерело, відповідальний, теги, коментар, знижка, націнка, філія, день народження, лід, нотатки (`commentN_note`), додаткові контакти (`contactN_*`), додаткові поля за назвою. «Поле для пошуку існуючих»: назва, контактна особа або телефони. Телефони, email, теги й контакти при оновленні доповнюються. До 5 000 рядків.
- «Експорт клієнтів»: «Усі клієнти» (разом з архівними), «За поточним фільтром» або вибрані.

## 5. Угоди
- «Імпорт угод»: шаблон з колонками KeepinCRM і аркушем «Довідка»; «Унікальне поле для оновлення» — «Не оновлювати — завжди нові», назва, Id або додаткове поле. Товари — колонки `job1…jobN` (з каталогу за артикулом або назвою, інакше вільні позиції), клієнт — за телефоном (нема — створюється), нотатки `comment1_note…`, ТТН. Перегляд показує «буде створено», «буде оновлено», «без змін», «помилка».
- «Експорт угод»: «Стандартні поля», «Додаткові поля угоди», «Поля клієнта (client_*)», «Товари угоди»; з поточними фільтрами; до 20 000 рядків.

## 6. Завдання
- «Імпорт завдань»: шаблон з колонками KeepinCRM і додатковими полями; «Пошук збігів» — «Назва завдання (оновити знайдену)» або не шукати; невідома компанія створює нового клієнта; «Останні імпорти» з файлами помилок.
- «Експорт завдань»: вибрані колонки, «Які завдання» — вибрані або всі за фільтром.

## 7. Товари складу і прайс-лист
- «Імпорт товарів» (склад): XLSX або CSV; «Шукати наявний товар за» — «ID, а якщо нема — артикулом», «ID», «Rozetka Offer ID», «Артикулом», «Назвою». Колонка `parent_id` (артикул основного товару) створює модифікації; `category_id` — шлях «Папка / Підпапка» (нові папки створюються); фото — посиланнями; нова наявність записується в журнал як перерахунок. Пробний прогін покаже нові, оновлені, без змін і помилки.
- «Експорт товарів»: «Усі товари складу», відфільтровані (папка, пошук, фільтри) або вибрані; поля по групах.
- Прайс-лист: «Імпорт прайс-листа» з «Ключ збігу» (ID, Rozetka Offer ID, Артикул, Назва) і «Експорт прайс-листа» — див. статтю «Прайс-лист».

## 8. Документи
- «⋯ → Імпорт документів»: «Шаблон файлу» (колонки: Номер, Шаблон, Угода (ID) або Клієнт (ID), Статус, Компанія, Дата, Сума; файл експорту теж підходить), «Як шукати існуючі» — «Не шукати — кожен рядок новий документ», «За ID документа», «За шаблоном і номером»; XLSX до 5 000 рядків.
- «⋯ → Експорт документів»: «Що вивантажити» — усі, за фільтром або позначені галочками у списку; вибір полів.

## 9. Власні розділи
«⋮ → Експорт XLSX» (за поточними фільтрами) і «⋮ → Імпорт XLSX» (колонки за назвами полів, обов'язкова «Назва», спершу перевірка).

## Можливі помилки
| Що ви бачите | Чому | Що зробити |
| --- | --- | --- |
| «Потрібен файл Excel .xlsx» / «Це не файл Excel (.xlsx) — збережіть як .xlsx або .csv» | Інший формат | Збережіть файл як .xlsx |
| «У файлі нема рядків з даними» / «Файл порожній» | Порожній файл або лише заголовок | Додайте рядки |
| «Файл завеликий (макс. … МБ)» / «Забагато рядків …» | Перевищено ліміт | Розбийте файл на частини |
| «Потрібна колонка «title» (Назва), «sku» (Артикул) або «id» …» | Нема колонки для товару | Візьміть шаблон |
| «Збіг за «…», але такої колонки у файлі нема» | Вибрано поле пошуку, якого нема у файлі | Додайте колонку або виберіть інше поле |
| «Телефон … уже є в клієнта #…» (у файлі помилок) | Імпорт без пошуку наявних натрапив на дубль | Увімкніть пошук за телефонами |
| «Виберіть хоча б одне поле» | Експорт без полів | Позначте поля |
| «Немає доступу до масових дій із завданнями (імпорт)» | Не відкрито «Завдання: масові дії» | Попросіть доступ |

## Для ШІ-співробітників
5`. ШІ створює й змінює записи по одному інструментами розділів (`deals_create`, `clients_create`, `tasks_create`, `records_create` з `idempotency_key`, щоб повтор не дав дубля).

## Додаткова інформація
- Пов'язані статті: [Клієнти](clients.md), [Угоди](deals.md), [Завдання](tasks.md), [Склад і товари](products.md), [Прайс-лист](pricelist.md), [Документи](documents.md), [Власні розділи](custom-sections.md).