> Усі статті WIKI Helomi: /wiki/llms.txt

# Закупівлі

Закупівлі — партії товару від постачальників: розрахунок собівартості з Excel-файлу замовлення (доставка за вагою, товар за курсом, документи відсотком), стан партії від «формується» до «прибула», товари друзів окремо, оплати перевізнику, постачальнику та за документи, нові товари й прихід на склад Helomi. Оплата партії — це операція журналу «Фінансів»: вона зменшує баланс гаманця, має бізнес за товарами партії і закриває борг, а рядок виписки банку з тією самою сумою не стає другою витратою. Розділ веде ШІ Богдан; усі дані — лише з вашої CRM.

## Можливості
- Партія з Excel-файлу замовлення: позиції, вага, ціна, доставка за вагою, документи відсотком, собівартість кожної штуки.
- Ручна правка ціни чи ваги одного різновиду перерозподіляє решту групи; відредаговане позначено й не перераховується.
- Стан партії: «формується» → «замовлено» → «в дорозі» → «прибула»; дати відправки й прибуття, трек-номери (копіюються кліком).
- Оплати трьома частинами — перевізнику за доставку, постачальнику за товар, за документи; план, сплачено, борг.
- Кожна оплата — операція «Фінансів» з підставою «Закупівля №…», гаманцем і бізнесом (брендом) за товарами партії.
- Товари друзів («не враховувати») і їхні платежі нам — окремо від наших грошей; окремий файл розрахунку для друзів.
- Нові товари партії — на склад Helomi, прихід партії — на обраний склад із собівартістю за штуку.
- Розрахунок у Excel чи PDF, Excel-оригінал при партії, журнал змін (хто що змінив — людина чи ШІ).
- Довідники: постачальники товару (з їхніми артикулами й назвами), перевізники (з файлами-тарифами), партнери, підписки.

## 1. Налаштування
- **Типові курси нової закупівлі, допуск боргу, одиниця й назва нового товару, адреса спільної таблиці** — у пульті ШІ Богдана
  («⋮» → «Пульт ШІ Богдана» → «Налаштування»), див. статтю [ШІ Богдан](ai-bogdan.md). Наприклад, «Не вважати боргом залишок до,
  грн» (типово 10) — хвіст від курсу чи комісії банку не тримає партію в боргах.
- **Гаманець оплат закупівель** і **категорії частин** — «Налаштування → Фінанси → Оплати закупівель» (або «⋮» → «Оплати
  закупівель: гаманець і категорії»). Гаманець — той, з якого типово платять за партії, коли в оплаті гаманець не вибрано;
  порожньо — «Монобанк» або перший банківський. Категорії: «Постачальнику за товар» (типово «Закупівля товару», клас «Закупівля
  товару»), «Перевізнику за доставку» («Доставка партії»), «За документи» («Документи на закупівлю») — обидві з класом «Документи
  й доставка партії», «Платежі друзів нам» («Відшкодування від друзів»). Порожньо — категорія з такою назвою створиться сама.
- **Бізнес і юрособа партії** — поле `brand_id` / `legal_id` закупівлі (через API); порожньо — бізнес за товарами, юрособа — гаманця.
- **Доступи** — розділ «Закупівлі» (меню). Провести чи прибрати оплату у «Фінансах» — ще й «Фінанси» з галочкою «проводити й
  змінювати платежі». Розділ поки відкритий лише організації №1.

## 2. Сторінка «Закупівлі»
Адреса — `/crm/procurement` (стара адреса `/procurement` веде сюди). У шапці: скільки товару в дорозі й скільки ще винні, посилання на пульт ШІ Богдана, «У таблицю Колі», «⋮» (пульт Богдана, оплати закупівель, борги партій у «Фінансах», «Інструкція», «Вхід для ШІ») і чорна кнопка «Нова закупівля».

Вкладки: «Закупівлі», «Постачальники товару», «Перевізники», «Партнери», «Підписки». На «Закупівлях» — пігулки станів («Всі», «Формується», «Замовлено», «В дорозі», «Прибула») і картки партій: стан, постачальник і перевізник, дати (червона крапка — мала вже прибути), трек-номери, оплати по частинах, сума партії. «⋮» картки: «У таблицю Колі», «Нові товари на склад», «Прихід на склад» (зроблене позначено «· зроблено»), «Розрахунок у Excel / PDF», файли й склад для товарів друзів, «Excel-оригінал», «Видалити закупівлю». Клік на назві відкриває закупівлю у вікні (на телефоні — на весь екран).

## 3. Нова закупівля з Excel-файлу
1. «Нова закупівля» → **① Excel-файл замовлення**: перетягніть файл постачальника. Рядки з ціною — голови груп, рядки без ціни
   під ними — різновиди того самого товару; рядок з вагою відкриває посилку.
2. **② Параметри розрахунку**: доставка загальна в доларах, загальна вага (з файлу), курси доставки й закупки (типові — з
   налаштувань Богдана), курс юаня (якщо задано — ще й ціна в юанях), оплата за документи в гривнях.
3. **③ Таблиця собівартості**: ціна групи ділиться між різновидами за кількістю, вага посилки — рівно на кожну штуку. Змінили
   ціну чи вагу одного — решта групи перераховується, змінене підсвічено. «Не враховувати» — товар друзів: документи діляться на
   всіх, у суму партії йде лише наша частка. Попередження показують, коли вага посилки чи ціна групи не зійшлись з файлом.
   «Товар вручну» додає рядок без файлу, «Перебудувати з файлу» скидає правки.
4. **④ Дані закупівлі**: назва (обов'язкова), стан, постачальник, перевізник, дати, трек-номери, нотатка. «Зберегти».
Відкрита закупівля має ще «Оплати партії», «Друзі» і «Журнал змін».

## 4. Оплати партії
1. **У картці закупівлі** — блок «Оплати партії» (після першого збереження): по кожній частині «Треба» (план; «з розрахунку»
   повертає розрахункову суму), «Сплачено», «Лишилось», список оплат; «+ Оплата»: сума (підказка — борг), дата, гаманець,
   нотатка → «Провести оплату». «×» прибирає оплату — операція зникає з журналу й баланс гаманця повертається.
2. **У «Фінанси → Закупівлі»** — партії з боргом по частинах (галочка «лише з боргом») → рядок партії → шторка: картки частин,
   список оплат, «Нова оплата» з тими самими полями.
3. **Списання вже прийшло випискою** (у «Вхідних» чи журналі) — у шторці «Фінанси → Закупівлі» «Списання вже є у журналі?»: номер
   операції, частина → «Прив'язати операцію». Операція отримує підставу «Закупівля №…» і категорію частини.
4. Імпорт виписки, де є та сама сума в тому самому гаманці за ±3 дні від оплати, не створює другої витрати: оплата позначається
   «звірено» (у журналі — «звірено з внесеними» у підсумку імпорту).
5. **Бізнес оплати** — за товарами: артикул → товар складу → коренева папка → бренд; змішана партія ділиться на рядки
   пропорційно сумам частини (товар — за ціною товару, доставка — за доставкою). Позиції друзів не враховуються.
6. Оплати, внесені до 16.10.2026, — **архів** (сірим): рахуються в «сплачено», але в балансах гаманців їх нема (ті гроші вже є у
   виписках банку). Архівний рядок можна лише прибрати.
7. Галочка «оплачено без сум» по частині закриває борг і без оплат (платили з іншого рахунку); оплати, що покривають план (з
   допуском із налаштувань Богдана, типово 10 грн), ставлять галочку самі.
Збереження закупівлі (дані, розрахунок) оплат не чіпає.

## 5. Платежі друзів
Друг платить нам за свій товар у партії: блок «Друзі» картки закупівлі → друг, частина, сума, дата. Це дохід «Відшкодування від друзів» у журналі «Фінансів» з підставою «Закупівля №…» і контрагентом-другом; наш борг перед перевізником і постачальником він не закриває. Прибрати платіж — операція зникає з журналу. «Файл для друзів (Excel / PDF)» у «⋮» картки — розрахунок лише їхніх позицій.

**Сторінка «Товари друзів»** (`/friends/#ключ`, кнопки «Посилання …» і «Відкрити» у вкладці друзів) — лише перегляд, без входу в Helomi: табло прибуття, партії з датою, маршрутом і трек-номерами (клік по номеру — скопіювати), товари, розрахунок «Доставка · Документи · Товар · Лишилось сплатити», файли Excel/PDF і «Скачати все» одним файлом; пошук за назвою чи артикулом, вкладки «Ще їдуть / В дорозі / Замовлено / Прибули», прибулі давніше — згорнутим блоком. Оновлюється сама щохвилини. Ключ друга показує лише його товари й оплати; спільний ключ — усіх друзів. Ключ стоїть після `#`, тому не потрапляє в журнали сервера. Посилання потрапило не туди — нове (старе одразу перестає працювати) робить `POST /api/procurement/friends/<id>/new-token`; кнопки для цього в картці друга поки нема.

## 6. Нові товари й прихід на склад
1. **Нові товари на склад** («⋮» картки): Богдан звіряє артикули партії з вашим складом і показує відсутні — артикул, назва для
   складу (за шаблоном з налаштувань, типово «назва (артикул)»), собівартість з розрахунку, ціна продажу — усе можна виправити.
   «×» у рядку — не заводити цей товар → «Завести». Товари створюються з залишком 0 і одиницею з налаштувань (типово «шт.») — кількість дає
   прихід.
   **Вага, об'єм і Д × Ш × В 1 шт** — теж у рядку, одразу підставлені й редаговані: вага й об'єм — з цієї закупівлі (вага й об'єм
   посилки в файлі діляться порівну на всі штуки під ними), а чого в ній нема — з інших закупівель і таблиці Колі; довжину, ширину
   й висоту упаковки оцінює ШІ (поки рахує — над таблицею «ШІ рахує Д×Ш×В…»), об'єм без файлу = Д × Ш × В. Заміряйте й поправте,
   якщо треба; стерте поле так і лишиться порожнім. Вага й об'єм ляжуть у картку товару, Д × Ш × В з вагою — у вкладку «К-сть
   місць» (місце №1); вагу з картки бере ТТН.
2. **Прихід на склад**: склад приходу (головний — першим), позиції з кількістю й ціною за штуку = собівартість із розрахунку →
   «Зробити прихід». Залишки й собівартість на складі оновлюються, у журналі закупівлі — запис «Прихід на склад».
3. Повторний прихід тієї самої партії зробить дубль — пункт позначається «· зроблено» саме для цього.
4. Для товарів друзів — окремі пункти «Товари друзів на склад» і «Прихід товарів друзів».
5. Якщо прихід оформлено **товарною накладною** («Склад → Товарні накладні»), у блоці «Фінанси» накладної виберіть «З закупівлі»
   → номер партії: «Провести собівартість товарів як витрату у фінансах» вимикається — гроші за товар уже проведено оплатами
   партії. Додаткові витрати накладної (яких нема в закупівлі) проводяться як звичайно.

## 7. Спільна таблиця Колі
Таблиця товарів, з якої читає ШІ Коля (артикул, назва, кількість, ціна). Адреса — у налаштуваннях Богдана («Спільна таблиця Колі»).
- «У таблицю Колі» в шапці — звірити довільний Excel-файл з таблицею: нові товари, зміни кількості й ціни; зніміть галочки з
  того, що не чіпати → «Записати в таблицю». «Подивитись таблицю» — пошук і перегляд рядків.
- «У таблицю Колі» в «⋮» картки — те саме для позицій партії (кількість додається, ціна — собівартість); дата запису стоїть на
  картці.

## 8. Довідники: постачальники, перевізники, партнери, підписки
- **Постачальники товару** — назва, тип, контакти, месенджер, сайт; «Товари» — їхні артикули й назви поруч з нашими (кнопка
  підтягує нашу назву зі складу); пошук «у кого ми це закуповуємо» — за артикулом чи назвою.
- **Перевізники** — менеджер, телефони, месенджер, адреса складу; файли (тарифи, договори) з підписами.
- **Партнери** — компанії з послугами (брокер, фулфілмент…).
- **Підписки** — сервіс, сума на місяць у гривнях чи євро, число поповнення, «оплачено до», автосписання, з якої картки.
«+ Додати» на кожній вкладці, правка — клік на рядку, «Видалити» — у «⋮» рядка.

## Можливі помилки
| Що ви бачите | Чому | Що зробити |
| --- | --- | --- |
| «Адресу спільної таблиці не налаштовано…» (409) | Порожня «Спільна таблиця Колі» в Богдана, а сервер не організації №1 | Пульт Богдана → «Налаштування» → «Спільна таблиця Колі» |
| «Такого складу нема (або він в архіві)» (422) | Обрано архівний чи чужий склад | Оберіть склад зі списку |
| Прихід: «… недостатньо» чи інша відмова складу (409) | Склад не прийняв рух | Перевірте товар і склад, повторіть |
| «оберіть гаманець оплат закупівель …» | Нема гаманця в налаштуваннях і жодного банку чи готівки | «Налаштування → Фінанси → Оплати закупівель» → гаманець |
| «невідома частина оплати «…»» / «Невідомий тип оплати» | Частина не carrier / supplier / docs | Оберіть частину зі списку |
| «сума оплати має бути більше нуля» | Порожня сума | Впишіть суму |
| «операція … вже має підставу «…»» | Операцію прив'язано до угоди чи іншої закупівлі | Перевірте номер операції |
| «оплата партії — витрата, платіж друга — дохід» | Прив'язуєте дохід як оплату партії | Оберіть списання |
| «Накладна з закупівлі: гроші за товар уже на закупівлі …» | Увімкнули «Собівартість у фінанси» на накладній з закупівлі | Залиште вимкненим або приберіть «З закупівлі» |
| «Закупівлі №… не існує» | Номер партії з помилкою | Оберіть партію зі списку |
| «Немає права проводити платежі …» | Нема галочки «Фінанси: проводити й змінювати платежі» | Попросіть адміністратора |
| «Такої юрособи немає» / «бізнесу (бренду) … не існує» | Невірний бренд чи юрособа партії | Оберіть зі списку |

## Для ШІ-співробітників
Розділ `procurement` (`describe_section("procurement")`), доступ «Закупівлі». Собівартість рахує сторінка закупівлі — ШІ її не перераховує й позицій не змінює.
- `purchases_list` (status), `purchases_get`, `purchases_summary`, `purchase_activity` — читання й журнал змін.
- `suppliers_list`, `carriers_list`, `partners_list`, `subscriptions_list`, `supplier_products_search` (q) — довідники.
- `purchase_update` (values: status, sent_date, eta_date, arrived_date, ttn_international, ttn_ukraine, note, supplier_id,
  carrier_id) — дані партії, пише в журнал закупівлі.
- `purchase_payments` — оплати партії з журналу (і архів), план / сплачено / борг по частинах.
- `purchase_pay` (kind, amount, pay_date, purse_id, note) і `purchase_payment_link` (tx_id, kind) — **спочатку запитують**
  підтвердження людини (вид `payments`), бо рухають гроші.
- `purchase_warehouse_check` (friends), `purchase_warehouse_add` (items з перевірки), `purchase_supply_refs`,
  `purchase_supply` (warehouse_id) — склад Helomi; запис — через кошик «Масові дії» (`bulk`). Вагу, об'єм і Д × Ш × В
  нового товару (`weight` кг, `volume` м³, `length`/`width`/`height` см у кожному item) можна не передавати — порожнє сервер
  підкаже сам (закупівлі, таблиця Колі, оцінка ШІ); `POST /api/procurement/purchases/{id}/dims-suggest` {items:[{sku, title}]} —
  ті самі підказки без запису.
- Доручити те саме Богданові — `ai_bogdan_*` (стаття [ШІ Богдан](ai-bogdan.md)).

Чого не робити: не проводити оплату без прямого прохання людини; не вигадувати id гаманців (брати з `finance_refs`), складів (`purchase_supply_refs`) і операцій; не робити прихід партії вдруге; не прив'язувати до партії надходження клієнтів.

## Додаткова інформація
- Пов'язані статті: [ШІ Богдан](ai-bogdan.md), [Фінанси](finance.md), [Склад: накладні](warehouse-docs.md),
  [Товари](products.md), [ШІ Марія Йосипівна](ai-maria.md).