Cards, credit cards, and personal spending

1Чому прибуток показує мінус

Якщо «P&L по бізнесах» іде в мінус, а бізнес прибутковий, зазвичай у журналі не вистачає гаманців для частини карток і адреси для особистого.

1. Особисті покупки з картки бізнесу лягли в «Інші витрати» — зменшують прибуток. Рішення — розділ 4.
2. Переказ на картку, якої нема в CRM (погашення кредитки), записався витратою, бо другого гаманця не існує. Рішення — розділ 2.
3. Погашення кредитки стало витратою, а не поверненням боргу. Рішення — розділ 2 і 3.
4. «Грошовий потік» і P&L читають як одне: переказ собі справді зменшує гроші на рахунку, але прибутку не чіпає.

2Завести кредитну картку без API

Картка ПУМБ чи NovaPay, яку банк не віддає через API, стає гаманцем з кредитною лінією «за гаманцем».

1. Відкрийте Фінанси›Гаманці«Фінанси → Гаманці» або Налаштування›Фінанси›Бізнеси й рахунки«Налаштування → Фінанси → Бізнеси й рахунки».
2. Натисніть «+ Рахунок або картку» і оберіть «Кредитна картка (ПУМБ, NovaPay, чорна Моно)».
3. Впишіть назву, банк, кредитний ліміт і «Залишок зараз» — так, як показує застосунок банку, разом із кредитними коштами.
4. Оберіть, чия картка: «фізособа» (не гроші бізнесу) або «юрособа».
5. Натисніть «Додати». Гаманець з'явиться в «Картках фізосіб», лінія — у «Кредитах» з пігулкою «за гаманцем».

Після цього покупки карткою — витрати гаманця картки, а переказ з рахунку на картку — переміщення. Борг у «Кредитах» перераховується після кожної операції: винні = ліміт − баланс, «можна взяти» = баланс, «погасити до» — кінець пільгового періоду від дня, коли борг зріс.

Переказ на картку — переміщення, а не витрата

1. Відкрийте Фінанси›Нерознесені›⋮›Правила рознесення«Фінанси → Нерознесені → ⋮ → Правила рознесення».
2. Додайте правило: банк «Monobank», напрямок «списання», слова опису — як банк пише назву вашої картки (наприклад «ПУМБ»), дія «Переказ у інший гаманець», гаманець — «ПУМБ кредитка», «проводити без перевірки».
3. Збережіть. Нові рядки виписки стануть переміщеннями, уже проведені — після «Застосувати правила зараз».

Коли обидві виписки заходять самі (дві картки Monobank), пари знаходяться без правила — Налаштування рознесення›Переміщення між своїми«Налаштування рознесення → Переміщення між своїми».

3Завантажити виписку файлом

Для банку без API виписку вивантажують із застосунку і кладуть у CRM: PDF-виписку ПУМБ чи NovaPay Helomi читає одразу, XLSX чи CSV будь-якого банку — за картою колонок. Рядки проходять ті самі правила рознесення, звірку з внесеними вручну і «Вхідні», що й виписки Monobank.

1. Відкрийте Фінанси›Гаманці«Фінанси → Гаманці».
2. На картці гаманця натисніть «Завантажити виписку» — шторка «Виписка з банку» відкриється з уже обраним гаманцем. Кнопка є на кожній картці без банку й API, поруч із «Внести залишок з банку».
3. Оберіть файл (до 5 МБ, до 5 000 рядків за раз).
4. Натисніть «Переглянути»: Helomi покаже заголовки, карту колонок (дата, сума або окремі «списання» і «надходження», опис, контрагент, MCC, залишок) і перші рядки так, як вони прочитаються. Для PDF ПУМБ чи NovaPay карту підставляє сам банк — над рядками видно банк, рахунок, період і залишки виписки.
5. Поправте колонки чи знак суми, якщо щось прочиталося не так (у PDF відомого банку правити нічого); рядки без дати чи суми видно окремо.
6. Увімкніть «Звірити залишок за останнім рядком», якщо у файлі є колонка залишку або баланс на кінець періоду: різниця з журналом стане рядком у «Нерознесених».
7. Натисніть «Імпортувати». У тості — скільки нових, за правилами, у «Вхідних»; карта колонок запам'ятована на гаманець. Шторка закривається сама, баланс картки перераховується.

Те саме можна зробити з Фінанси›Операції›⋮›Імпорт виписки банку«Фінанси → Операції → ⋮ → Імпорт виписки банку», блок «З файлу» — там гаманець обирають у полі «Гаманець».

Повторне завантаження того самого файлу чи файлу з перетином періодів дублів не створює. Шаблон можна забути: Операції›Імпорт виписки›З файлу«Операції → Імпорт виписки → З файлу» показує, що карта зі шаблону, а в налаштуваннях рознесення її прибирає адміністратор через «Вхід для ШІ» чи повторний перегляд з іншою картою.

3аВидалити завантажену виписку

Кожна виписка, завантажена файлом, лишається в списку «Завантажені виписки» гаманця. Видаліть її, якщо файл потрапив не в той гаманець, завантажили не той період чи той самий рух двічі різними файлами (PDF і XLSX) — Helomi прибере саме ті операції, які додала ця виписка.

1. Відкрийте Фінанси›Гаманці«Фінанси → Гаманці» і на картці гаманця натисніть «Завантажити виписку».
2. Знайдіть у шторці внизу блок «Завантажені виписки»: назва файлу, банк і рахунок, період, скільки нових і звірених, коли й хто завантажив.
3. Натисніть «Видалити» біля потрібної виписки.
4. Прочитайте у вікні, що станеться: скільки операцій видалиться, скільки з них уже рознесено, чи зміниться «Сплачено» угод, що буде зі звіркою залишку.
5. Натисніть «Видалити». У тості — скільки операцій прибрано; баланс картки перераховується, шторка лишається відкритою для наступної виписки.

Що саме відбувається:

• зникають операції, які завела ця виписка, разом з другою ногою переказу в інший гаманець і комісією оплати замовлення; рознесення цих операцій (категорія, угода) теж зникає;
• операції, які внесли вручну до виписки, лишаються — з них знімається лише позначка «звірено з випискою»;
• рядки, які були й у попередній виписці, лишаються: вони належать тій, першій;
• якщо виписка ставила «Звірити залишок» і пізніше залишок ніхто не звіряв, повертається попередня звірка, а рядок «Різниця зі звірки» прибирається; пізнішу звірку Helomi не чіпає.

Той самий список є у Фінанси›Операції›⋮›Імпорт виписки банку«Фінанси → Операції → ⋮ → Імпорт виписки банку», блок «З файлу», — щойно оберете гаманець.

Що саме читається з PDF

• ПУМБ, виписка за рахунком (ПУМБ Online → рахунок → «Виписка» → PDF): дата й час операції, сума у валюті рахунку (покупка в USD чи EUR проводиться в гривні, сума у валюті операції — у коментарі), «Надходження» — плюс, «Списання» і «Покупка» — мінус, номер картки, деталі (платник чи торговець стає контрагентом, рахунок контрагента — для правил за IBAN). Залишку по рядках у ПУМБ нема, тому «Звірити залишок» бере «Баланс рахунку на кінець періоду» на останній день періоду.
• NovaPay, довідка за кредитною карткою (застосунок NovaPay → картка → «Виписка» → PDF): дата й час, сума зі знаком, MCC і торговець з рядка покупки, «Отримувач» чи «Платник» для списань і видачі кредиту, категорія банку, залишок після кожної операції. Видача кредиту за відновлювальною лінією — надходження, договірне списання боргу — витрата; розносьте їх правилом переміщення чи категорією кредиту, як інші рядки.

4Відокремити особисте від бізнесу

Особисті витрати власника мають свою категорію і клас, який обирає людина; правила побуту розносять їх самі.

1. Відкрийте Фінанси›Нерознесені›⋮›Налаштування рознесення«Фінанси → Нерознесені → ⋮ → Налаштування рознесення», група «Особисті витрати».
2. Перемикач «Рахувати як»: «Зарплата» — особисте зменшує прибуток як оплата праці власника; «Виведення власнику» — у прибуток не входить, у P&L окремим довідковим рядком. Зміна переставляє клас категорії «Особисті витрати власника».
3. У «Картки, де типово особисте» позначте особисті картки: їхні витрати перевіряються в «Нерознесених», а без іншої підказки отримують «особисте».
4. Натисніть «Увімкнути типові правила побуту»: правила за MCC продуктів, кафе, аптек, одягу, краси, таксі, розваг і універмагів → «Особисті витрати власника», без перевірки. Кожне правило можна вимкнути чи змінити в «Правилах рознесення»; повторне натискання не дублює.
5. За бажанням впишіть «Ліміт на місяць»: перевищення — порада в «Аналізі» й рядок у ранковому підсумку Марії.

У Нерознесені›Аналіз«Нерознесені → Аналіз» (витрати) є картка «Схоже на особисте» — скільки рядків з MCC побуту чи з особистих карток ще без категорії — з кнопкою Усе›особисте«Усе → особисте». Бізнесові покупки з особистої картки (картон, скотч) лишаються витратою на бізнес і водночас внеском власника.

5Вести картку без виписки

Картка, якою користуються зрідка, не потребує виписки: раз на місяць вносять залишок із застосунку банку.

1. Відкрийте Фінанси›Гаманці«Фінанси → Гаманці» і знайдіть картку без банку — на ній рядок «Залишок рукою».
2. Натисніть «Внести залишок з банку», впишіть суму з застосунку (для кредитки — разом із кредитними коштами) і, якщо треба, момент.
3. Натисніть «Внести». Баланс журналу стане рівним банку, лінія «за гаманцем» перерахує борг.
4. Якщо журнал не сходився, у «Нерознесених» з'явиться рядок «Різниця зі звірки …» — рознесіть його (особисте, бізнес, переміщення) або внесіть забуті операції й видаліть рядок.

Повторне внесення того самого моменту замінює рядок різниці, а не додає другий.

6Подивитися всі картки разом

Налаштування›Фінанси›Бізнеси й рахунки«Налаштування → Фінанси → Бізнеси й рахунки», блок «Картки» — по кожній особистій картці й картці з кредитною лінією: чия, баланс, винні з ліміту і «до» якого дня, звідки виписка (API банку · файл · рукою · ще ніяк) і коли була остання, скільки нерознесеного, і рядок «Далі» з одною дією.