Фінанси

Огляд

Перша вкладка «Фінансів» (/crm/finance): за 10 секунд — скільки грошей, хто кому винен, як іде місяць і що треба зробити. Своїх розрахунків вона не має: цифри ті самі, що у «Гаманцях», «Закупівлях», «Планових» і «Звітах» (там їх можна розкрити). Журнал операцій — вкладка «Операції» (/crm/finance/ops).

• Гроші бізнесу — сума балансів увімкнених гаманців типів «Банк», «Готівка чи каса» й «Платіжний рахунок» у гривні за курсом Налаштування›Валюти і курс«Налаштування → Валюти і курс» (як «Разом у гривні» у «Гаманцях»); під сумою — «з плановими». Транзитні гаманці майданчиків і кишені партнерів — рядком «Довідково», у гроші бізнесу не входять. Гаманець у валюті без курсу в суму не входить і названий під гаманцями. Клік по гаманцю — його операції. На плитках суми без копійок (точна — у підказці).
• Нам винні — угоди з 1-го числа місяця дати переходу (з неї P&L рахує виручку з угод), де сума угоди більша за сплачене; без програних і скасованих та без угод на етапі «Повернення». Вік — від дати замовлення: 0–7, 8–30 і 31+ днів; таблиця — 10 найбільших боргів (клік — картка угоди). Угоди до цієї дати — історія KeepinCRM, де оплат по угодах не вели, — окремим рядком, у борг не входять. Майданчик платить сумою за багато замовлень: поки виплата не прив'язана до угод, такі угоди теж «винні».
• Ми винні — несплачені частини закупівель (як Фінанси›Закупівлі«Фінанси → Закупівлі»), затверджені й ще не виплачені виплати партнерам, планові витрати на 30 днів уперед разом із простроченими і податки: борг за періоди, чий день сплати минув (як Звіти›Податки«Звіти → Податки»), плюс найближчі планові податки. Податки й планові оплати партій до планових витрат не додаються — вони вже у своїх рядках (у «з плановими» гаманця — є).
• Місяць — з 1-го числа до сьогодні: виручка, валовий і чистий прибуток з «P&L по бізнесах» і гроші — надійшло, витрачено, потік (без переказів між своїми гаманцями, як «Дохід і витрата» у звітах). Зміна — до тих самих днів минулого місяця (зелена — краще, червона — гірше; для витрат менше — краще), поруч — минулий місяць цілком. Якщо минулий місяць пораховано іншим методом (жовтень 2026 — нарахуванням, вересень — грошима), зміна прибутку сіра, з «≈» і поясненням: вона приблизна. Прибуток видно тим, кому відкриті всі гаманці; іншим замість нього — пояснення, гроші — по їхніх гаманцях.
• Що потребує уваги — тривоги, червоні першими, кожна з кнопкою переходу:
  • від'ємний баланс гаманця грошей → «Гаманці» (зазвичай не задано стартовий залишок або бракує операцій);
  • «Вхідні» — рядки виписок чекають перевірки → «Маркетплейси»;
  • операції без категорії за 30 днів → «Операції» з фільтром «Без категорії» (перекази між гаманцями категорії не потребують і не рахуються; рядки «Вхідних» — окремою тривогою);
  • операції без бізнесу за 30 днів у класах, де бізнес потрібен: продажі, закупівля, документи партії, повернення від постачальників, а з витрат — ті, яких не бере жодне ввімкнене правило розподілу спільних витрат (типово — комісії майданчиків і повернення клієнтам) → «Операції» з фільтрами «Спільні (без бізнесу)» і класом, окреме посилання на кожен клас. Без бізнесу такі операції в P&L лишаються «Спільними (не розподілено)»;
  • помилки інтеграцій за добу → картка інтеграції з журналом (банк, NovaPay, каса — червоним, маркетплейси й решта — жовтим);
  • «Monobank / NovaPay мовчить» — увімкнений акаунт з ключами й «Тягнути виписку автоматично», а останній імпорт старший за добу → картка інтеграції;
  • прострочені планові витрати й борг з податків → «Планові»;
  • «Фіскальні чеки: N угод потребують уваги» — отримані за 30 днів угоди без чека (крім щойно отриманих, яким тригер ще пробиває чек) і скасовані з неповерненим чеком → «Фіскальні чеки» одразу на «Контролі» (див. Фіскальні чеки).
• Нема жодної тривоги — «Усе спокійно».
• Під кожною вкладкою «Фінансів» — одне речення «для чого це і що дає бізнесу» і «?»: він відкриває розділ цієї статті про вкладку, не йдучи зі сторінки. Коротко про те саме щоранку після 9:00 пише ШІ Марія у ваш чат з нею («Ранковий підсумок»: гроші по гаманцях, учорашні надходження й витрати, «Вхідні», планові на тиждень, тривоги — стаття ШІ Марія).
• Хто що бачить: гроші, «Вхідні», операції без категорії й без бізнесу, планові витрати й гроші місяця — лише ваші гаманці; дебіторку, закупівлі, виплати партнерам і податки — усі, кому відкрито «Фінанси».
• Телефон: плитки 2×2 (місяць — на всю ширину), гаманці пігулками, тривоги рядками з кнопкою, таблиці одна під одною.

1Налаштування

• Гаманці, валюти, сегменти, категорії — Налаштування›Фінанси«Налаштування → Фінанси»: «Гаманці», «Валюти і курс», «Сегменти», (курси USD, EUR і валют гаманців з 20.10 оновлює ШІ Марія з НБУ раз на добу — вимикач у її пульті; ручний курс перезапишеться) «Категорії фінансів». Те саме для гаманців і категорій — вкладка «Довідники» у «Фінансах». Швидкий перехід — «⋮» у шапці «Фінансів» → «Налаштувати класи категорій» / «Налаштувати гаманці» (лише адміністратору). Там же «Інструкція» (ця стаття) і «Вхід для ШІ» (що й як робить ШІ-співробітник у «Фінансах»).
• Клас, «Постійна», «Бізнес» категорії — Налаштування›Фінанси›Категорії фінансів«Налаштування → Фінанси → Категорії фінансів»: колонки «Клас», «Постійна» (лише витрати), «Бізнес». Див. розділ 1а.
• Тип і «Бізнес» гаманця — Налаштування›Фінанси›Гаманці«Налаштування → Фінанси → Гаманці»: колонки «Тип» (банк / готівка чи каса / транзитний / особистий / інший) і «Бізнес» (спільний або один бренд).
• «Бізнеси й рахунки» — Налаштування›Фінанси›Бізнеси й рахунки«Налаштування → Фінанси → Бізнеси й рахунки» (або «⋮» у шапці «Фінансів»): одна сторінка про те, як влаштовано гроші. Бренд — те, що бачить покупець; юрособа (ФОП чи ТОВ) — через кого йдуть гроші; гаманець (рахунок, картка, каса) належить юрособі (чиї гроші) і, якщо треба, одному бренду (чиї витрати типово). Один бренд може працювати через кілька ФОП (одна бухгалтерія): у бренду кілька юросіб, типова йде в нові угоди, решта — за правилами вибору юрособи. Один ФОП може обслуговувати кілька брендів: доходи й витрати діляться за угодою, гаманцем чи категорією, спільні витрати — за «Розподілом спільних витрат». На сторінці: картки юросіб з брендами й рахунками (і сумою грошей бізнесу), «+ рахунок цієї юрособи», попередження — рахунок бізнесу без юрособи («чиї гроші?» — обираєте тут же), юрособа без бренду, бренд з кількома юросібами без типової; групи гаманців (рахунки бізнесу / особисті картки / баланси майданчиків) з поясненням, бренди з юросібами; посилання на «Бренди та юрособи», правила вибору юрособи й розподілу витрат.
• «Не рахувати у звітах» бренду — Налаштування›Команда›Бренди та юрособи«Налаштування → Команда → Бренди та юрособи» → бренд → прапорець «Не рахувати у звітах» (не наш бізнес: не з'являється в «Бізнесах» Марії й звітах бізнесів).
• Бізнес каси — Налаштування›Каси«Налаштування → Каси» → каса → «Бізнес» (порожньо — за товарами угоди).
• Доступи — у Налаштування›Розділи меню«Налаштування → Розділи меню» (або в картці людини в «Користувачі»):
  • «Фінанси» — бачити розділ (типово вимкнено, відкриває адміністратор);
  • «Фінанси: проводити й змінювати платежі» — без цієї галочки лише перегляд: кнопок проведення нема, а зміни не приймаються.
• Доступ до гаманця — Фінанси›Довідники«Фінанси → Довідники» → гаманець → «Доступ до гаманця» (лише адміністратор). Без доступу людина не бачить гаманця у формах, звітах і журналі й не може провести через нього платіж, у тому числі з картки угоди.
• Правила каналів продажів — Фінанси›Маркетплейси«Фінанси → Маркетплейси» → рядок каналу (див. розділ 7а). Типово вимкнено: нарахування в журнал вмикає людина.
• Правила імпорту виписок — Налаштування›Фінанси›Правила імпорту«Налаштування → Фінанси → Правила імпорту» або «⋮» у шапці «Фінансів» → «Правила імпорту виписок».
• Ключі банків і оплат — картки в «Інтеграціях» (Monobank, ПриватБанк, LiqPay, MonoPay); див. статті цих інтеграцій.
• Поля операції — Налаштування›Типи даних›Фінанси«Налаштування → Типи даних → Фінанси» або «⋮» у шапці «Фінансів» → «Налаштувати поля» (див. розділ 1б).

1бПоля операції

Як в угодах: у таблиці Типи даних›Фінанси«Типи даних → Фінанси» — вбудовані поля й ваші власні, порядок перетягуванням за «⋮⋮».

• З замком (не вимикаються): Дата, Сума, Дохід чи витрата, Гаманець, Категорія. Категорію можна зробити обов'язковою.
• Налаштовуються: Контрагент, Угода, Клієнт, Бізнес, Юрособа, Філія, Сегмент, Користувач, Коментар, Планова, Файли, Підстава. Прапорці: «Увімкнено» (вимкнене поле зникає з журналу й шторок), «Обов'язкове», «Вивести в списку» (колонка журналу й «Планових»), «Вивести при створенні» (поле в шторці «Новий платіж»). Юрособа й підстава ставляться самі — їх лише показують у журналі.
• Власні поля («+ Поле»): рядок, текст, число, так/ні, дата, час, список, мультивибір, посилання. Значення видно в шторці операції, у колонці журналу («Вивести в списку»), у фільтрі (f_<ключ>) і в «Експорті платежів» (колонка з назвою поля).
• «Обов'язкове» працює насправді: шторка не збереже операцію без значення, а сервер відповість «Заповніть обов'язкові поля операції: …» — і людині, і ШІ. Очистити обов'язкове поле при зміні теж не можна. Автоматичні проведення (виписки банків, нарахування каналів, податки, оплати з картки угоди) обов'язковість не перевіряють — їх заповнює система.
• Шторка «Новий платіж» показує поля «Вивести при створенні» в налаштованому порядку; повна шторка операції («+ Операція» у журналі, відкрита операція) — усі ввімкнені поля.
• Правила передачі (Налаштування›Правила передачі«Налаштування → Правила передачі»): Угода›її оплати й операції«Угода → її оплати й операції», Клієнт›його операції«Клієнт → його операції» й навпаки — напр. назва клієнта в «Контрагента» операції або поле угоди у власне поле операції.

1аКласи категорій, бізнес, юрособа й підстава операції

Категорії фінансів — статті доходів і витрат, у які лягає кожна операція. Клас категорії каже, як операція впливає на прибуток, тож від нього залежать P&L по бізнесах, капітал і податки; підкатегорія успадковує вид батька.

Клас категорії каже, як операція впливає на прибуток. Доходи: «Продажі», «Інші доходи», «Повернення від постачальників», «Відшкодування», «Внесок власника чи партнера», «Позика чи кредит отримано». Витрати: «Закупівля товару», «Документи й доставка партії», «Комісії майданчиків», «Доставка клієнтам», «Реклама», «Зарплата й премії», «Постійні витрати», «Податки», «Банк і еквайринг», «Повернення клієнтам», «Виведення власнику чи партнеру», «Повернення позики», «Інші витрати».

• Закупівля товару вже сидить у собівартості проданого — від маржі вдруге не віднімається. Внески, виведення й позики — не дохід і не витрата (окремий рядок у звіті «За класами»).
• Клас нової категорії ставиться за назвою; біля нього пігулка «перевірте клас» — оберіть свій, і пігулка зникне. Клас категорії іншого виду (дохід ↔ витрата) не приймається.
• «Постійна» — витрата, що щомісяця приблизно однакова (оренда, CRM, податки); за нею Марія будує прогноз. Порожньо — за класом.
• Системні й користувацькі категорії. Будь-яка витрата лягає в якусь категорію, а з системи гроші виходять лише як витрата або переміщення — тому в системних класах завжди є хоч одна жива категорія (нема — CRM створить її з назвою класу): «Продажі», «Інші доходи», «Повернення від постачальників», «Внесок власника чи партнера», «Позика чи кредит отримано», «Закупівля товару», «Документи й доставка партії», «Комісії майданчиків», «Податки», «Зарплата й премії», «Повернення клієнтам», «Виведення власнику чи партнеру», «Повернення позики», «Інші витрати». На них тримаються автоматика (правила каналів, податки, закупівлі, Марія) і звіти. Остання жива категорія такого класу позначена «системна» (замок): її не можна видалити, архівувати чи перевести в інший клас — лише перейменувати чи додати підкатегорію. Щоб прибрати її, спершу додайте іншу категорію цього класу. Решта — користувацькі: додавайте, перейменовуйте, вкладайте, архівуйте (з операціями — лише в архів). У «Довідниках» категорії згруповано за класами з поясненням кожного; «⋮» → «Клас і постійна…» — змінити.

Бізнес операції (бренд) ставиться сам: з угоди (за товарами: коренева папка складу → бренд; змішана угода — бренд угоди або найбільша частка), інакше з каси, гаманця, категорії (і її батьківських). Немає ніде — «спільне» (у журналі сірим). У шторці операції поле «Бізнес»: «Автоматично», «Спільне (без бізнесу)» або конкретний бренд.

Юрособа операції — юрособа гаманця (чиї гроші), інакше юрособа угоди. Підстава — угода, закупівля (оплата партії, платіж друга), чек каси, товарна накладна, посилання на оплату. Клас, юрособа й підстава видно пігулками вгорі шторки операції.

Історія заповнюється сама після оновлення (класи категорій, типи гаманців, бізнес і юрособа старих операцій), людську правку не перезаписує.

2Новий платіж: дохід, витрата, переказ

1. У шапці «Фінансів» натисніть «+ Новий платіж» (кнопку видно, якщо у вас є право проводити). «+ Операція» над журналом — та сама операція з усіма полями (контрагент, угода, бізнес, планова, файли).
2. Виберіть «Дохід», «Витрата» або «Переказ» (між своїми гаманцями).
3. Заповніть гаманець, категорію (для переказу — гаманець-отримувач), суму, дату, коментар; за потреби поставте «Заплановано», оберіть «Бізнес» (типово — автоматично) і додайте файли (квитанції). Чи обов'язкова категорія — у Налаштування›Типи даних›Фінанси«Налаштування → Типи даних → Фінанси» (типово так).
4. Переказ між гаманцями різних валют показує «Сума отримувача» за курсом — її можна змінити.
5. «Додати». Баланси гаманців і підсумки оновляться одразу. Якщо операцію збережено, а файли не завантажились, — з'явиться повідомлення з номером операції: додайте файли в її картці (повторне «Додати» не потрібне).
6. Шторку закривають «Закрити», Esc або клік повз; якщо ви вже щось ввели — спершу спитає, чи відкинути введене.

3Журнал операцій і фільтри

1. «Фінанси» → «Операції». Угорі — лише ваші рахунки й картки (власник 22.10): плитка «Усі», далі набір «Рахунки бізнесу» (банк, платіжний рахунок, готівка) і набір «Картки фізосіб», над кожним — назва й підсумок у гривні. Плитка гаманця — кружечок банку (N — NovaPay, M — Monobank, П — ПриватБанк, каса — готівка), назва й баланс за журналом; червона крапка на кружечку — баланс розійшовся з банком (наведіть — сума різниці; розібрати — «Гаманці» → «Розібрати»). Гаманців майданчиків («Баланс · …», «Транзит · …», «NovaPay: накладені платежі») і вимкнених тут нема — вони у «Маркетплейсах» і «Гаманцях»; гаманець, відкритий посиланням чи обраний у фільтрі, видно завжди (майданчик — окремим набором «Майданчик»). Клік по плитці фільтрує журнал за гаманцем, повторний клік або «Усі» — знімає фільтр; гаманець, обраний у фільтрі, підсвічує свою плитку. Плитки завжди в один ряд (повна назва — у підказці при наведенні); не влазять — ряд гортається вбік, на телефоні — пальцем. Сторінка без зайвого (власник 22.10): під плитками — один рядок керування (період, напрямок, категорія, пошук, «Фільтри», «Скинути», «⋮»), під ним — підсумки одним рядком, далі журнал на всю решту висоти: гортається сам, шапка колонок стоїть на місці. Сторінка цілком не гортається — лише журнал. Інша сторінка, фільтр чи сортування — журнал знову з першого рядка. «⋮» у кінці рядка — рідкісні дії: «Операція з усіма полями» (контрагент, угода, бізнес, планова, файли), «Імпорт виписки банку», «Експорт у XLSX»; частий платіж — чорна «Новий платіж» у шапці розділу.
2. Колонки: дата, сума (↑ витрата червоним, ↓ дохід зеленим), контрагент, користувач, філія, категорія, бізнес («спільне», якщо бізнесу нема), гаманець, угода, сегмент, коментар. Кружечок біля суми — джерело: N — NovaPay, M — Monobank, П — ПриватБанк, іконка — канал продажів, закупівля, податок, ШІ, каса (наведіть — підпис).
3. Фільтри: в ряд — період («Увесь час», «Сьогодні», «Цей тиждень», «Цей місяць», «Минулий місяць», «Цей рік»; «Свій період…» — дві дати «Від» і «До»; дати з «Грошового потоку» чи збереженого фільтра показуються як свій період), напрямок, «Усі категорії» (і «Без категорії» — по всіх гаманцях без переказів), пошук «Контрагент, коментар…»; решта («Усі гаманці» — для гаманців майданчиків і вимкнених, звичайні обирають плитками; «Усі бізнеси» і «Спільні (без бізнесу)», «Усі класи», «Усі користувачі», «Усі філії», «Усі сегменти», «Фактичні й планові», «Перевірка», «Усі джерела» — у тому числі «Закупівля» й «Податок») — під кнопкою «Фільтри» з лічильником діючих; діючий фільтр не ховається (гаманець, вибраний плиткою, «Фільтри» не розгортає — його видно на плитці). У журналі — лише рухи по рахунках і картках (власник 21.10): усе, що лежить на гаманцях майданчиків («Транзит · …», «Баланс · …», «NovaPay: накладені платежі» — нарахування доходів і комісій по кожному замовленню, ноги переказів на них), тут не показується й у підсумки «Дохід / Витрата / Сальдо» не входить; праворуч від підсумків — «Приховано рух майданчиків (N) · Показати тут» (наведіть — нарахування й списання; на телефоні цього рядка нема — та сама галочка в «Фільтрах»). Нога на вашому рахунку лишається і підписана зрозуміло замість «переказ»: «Виплата RozetkaPay (Prom, Rozetka)», «Виплата NovaPay (накладені платежі)», «Поповнення балансу Prom», «Оплата майданчику Епіцентр». Побачити гаманці майданчиків тут можна галочкою «Показувати гаманці майданчиків» (під «Фільтри», вимкнена), обравши такий гаманець у фільтрі або фільтром за угодою чи клієнтом (картка угоди бачить усі свої оплати); файл «Експорт платежів» — так само. Журнал кожного майданчика окремо — Фінанси›Маркетплейси›Детальніше«Фінанси → Маркетплейси → Детальніше». «Скинути» — з'являється, коли щось обрано, знімає й гаманець, і період. Над журналом одним рядком — дохід, витрата, «Сальдо», планові й кількість операцій за вибіркою.
4. Клік по операції відкриває її для правки; видалення — з підтвердженням (кнопку «Видалити» проведеного платежу видно лише з правом «видаляти проведені платежі»). Без права проводити поля лише для читання.
5. Правка зберігає те, що ви змінили: час з банку, бізнес, юрособа, підстава й категорія від правки коментаря не злітають; нова дата — той самий час дня. Інша угода — клієнт і контрагент беруться з неї.
6. Переказ у журналі — дві операції (витрата й дохід). У шторці частини переказу сума, гаманець, категорія, угода й «Планова» заблоковані з поясненням; дата й коментар міняються в обох частинах одразу. Змінити суму чи гаманці — видаліть переказ і створіть новий.
7. Телефон: пошук, «Фільтри» і «⋮» в ряд, фільтри (і період) відкриваються двома стовпцями; підсумки — коротко над журналом; операції — картками (контрагент і сума, категорія · бізнес · гаманець, дата й угода); гортається вся сторінка; вкладки розділу гортаються вбік.

3аНерознесені надходження й переміщення між своїми рахунками

Головне правило: гроші не зникають. У журналі є лише три види операцій — надходження (гроші прийшли ззовні; має бути прив'язане до угоди, бо саме так рахуються «Сплачено» угоди й борги клієнтів), витрата (гроші пішли назовні; завжди з категорією) і переміщення (гроші переклали між своїми рахунками й картками — це не дохід і не витрата, у звітах не рахується). Так само рахує Марія: виписка → правило → угода → «Вхідні».

Фінанси›Нерознесені«Фінанси → Нерознесені» — надходження на гроші бізнесу (банк, каса, платіжний рахунок) з дати переходу, у яких нема угоди: усе, що не рознесли самі Марія (за сумою, номером угоди чи клієнтом), реєстри NovaPay і звіт RozetkaPay. Угорі — скільки їх і на яку суму. У кожному рядку підказки й дії одним кліком:

• «До угоди …» — несплачені угоди за останні 120 днів на ту саму суму (борг чи сума угоди) і/або того ж клієнта з призначення платежу; підпис «сума й клієнт», «та сама сума», «клієнт з призначення». Клік — оплата цієї угоди: клієнт і підстава з угоди, «Сплачено» перераховується, категорія стає «Продажі», якщо її не було.
• «Прив'язати до угоди» з номером — те саме для будь-якої угоди (номер — у картці угоди).
• «Це переміщення з «…»» — підказка, коли з іншого свого гаманця ±1 день є списання тієї ж суми: з двох рядків робиться пара переказу (категорії знімаються, баланси не змінюються — гроші вже там). Вибрали гаманець самі, а списання в ньому нема — воно допишеться другою ногою.
• «Інший дохід» — не оплата угоди: кешбек, відсотки банку, повернення від постачальника, внесок власника; категорія — будь-яка дохідна не класу «Продажі» (типово «Інші доходи»).
• З картки угоди, де є «Очікується», кнопка «Підібрати оплату з нерознесених» відкриває цю вкладку з угодою нагорі: рядки, що пасують за сумою чи клієнтом, позначені «пасує угоді» і стоять першими, номер угоди вже вписано.
• У шторці операції прив'язана угода — зелена пігулка «угода …» (клік відкриває картку); у картці угоди блок «Фінанси» — її оплати.

Переміщення між своїми рахунками (авто) — блок нижче. Коли гроші зайшли на один свій рахунок (виписка банку чи ручний запис), система шукає списання тієї ж суми з іншого свого гаманця (у тому числі особисті картки й «Баланс · майданчик») у межах ±1 дня і робить пару переказу з приміткою «Переміщення (авто)». Сама вона робить це лише коли пара одна-єдина з обох боків і є доказ: обидва рядки з виписок банку з різницею до 30 хв, або в призначенні ім'я власника (з назв юросіб — «ФОП Семенченко» → «семенченко»; свої імена можна дописати) чи слова «між своїми рахунками». Інакше — лише підказка в «Нерознесених». Спрацьовує після кожної виписки (подія проведення) і раз на 5 хвилин за 3 дні; «Знайти зараз» проходить усе з дати переходу. Помилилась — «Це не переміщення»: пару розібрано, категорії як були, обидва рядки у «Вхідних», і ця пара більше не пропонується. Вимикач «автоматично» — адміністратору; вимкнено — лише підказки. Рядки по угоді, з підставою (закупівля, податок, чек), планові й транзитні нарахування каналів не чіпаються.

4Оплата по угоді і посилання на оплату

• У картці угоди блок «Фінанси» → «+»: дохід або витрата, гаманець, категорія, сума, дата, «заплановано», коментар, файли. Платіж з'являється в журналі «Фінансів», а «Сплачено» й «Очікується» угоди перераховуються. Менеджер з доступом до «Угод» може додати квитанцію до платежу своєї угоди і без «Фінансів».
• Платежі угоди в її блоці «Фінанси» — рядками; натиск на суму відкриває ту саму операцію, що в журналі (правка, квитанції, видалення), натиск на гаманець — журнал «Операції» з фільтром цього гаманця. Таке посилання можна дати й самому: /crm/finance/ops?purse=<номер гаманця> (і &category=<номер категорії>) відкриває журнал одразу з цими фільтрами.
• «Посилання на оплату» в картці угоди (лише коли підключено LiqPay або MonoPay чи посилання вже є; без них блоку нема): сума типово дорівнює несплаченому; посилання копіюється й надсилається клієнту. Оплата фіксується сама, або натисніть «Перевірити оплату» — дохід по угоді проведеться один раз.

5Планові операції

Планова — це гроші, які точно підуть (або прийдуть) у відомий день, але ще не пішли. Для чого: щоб заздалегідь бачити, скільки грошей потрібно до якої дати і чи вистачить, а не дізнаватись про це, коли платити вже треба. Вкладка «Планові» збирає всі планові в одному місці — хто б їх не ставив — і показує їх горизонтом:

• «Скільки грошей потрібно» (угорі): горизонт 3 / 6 / 12 місяців або «Період» зі своїми датами; три плитки — гроші бізнесу зараз (банк, готівка, платіжний рахунок — у гривні за курсом), скільки потрібно до кінця горизонту (планові витрати мінус планові доходи, прострочені теж) і «Вистачає / Не вистачає» (з якого місяця забракне). Таблиця по місяцях: постійні витрати, борги за партії, кредити, податки, платежі до сплати, інші; витрати, доходи, «потрібно до дати» наростаючим підсумком і «лишиться». Клік по місяцю розкриває його планові; рядок кредиту веде в «Кредити», платежу — у «Платежі».
• «Постійні витрати» — окремий керований список (див. 5а).
• «Борги за партії» — борги перевізнику, постачальнику й за документи по датах (їх веде картка закупівлі, див. 7б); «Кредити» — планове погашення кожної лінії на «погасити до» (див. 7е); «Платежі до сплати» — платежі з картки чи готівки, поставлені в «Платежах» (див. 7д).
• «Податки» і «Усі планові» — як і раніше: журнал найближчих першими з «Підтвердити».

З 20.10 ШІ Марія сама заводить планові постійні витрати за історією (зарплата, підписки, оренда — три й більше місяців зі стабільною сумою; «Марія: план за історією» у коментарі), а рядок виписки банку на ту саму суму (±3 %) у межах ±10 днів від строку підтверджує планову замість того, щоб заводити другу операцію — у підсумку імпорту це «звірено з внесеними». Податки підтверджуються лише правилом імпорту «Сплата податку». Вимикач — у пульті Марії, група «План постійних витрат». Борги партій закупівель (перевізнику, постачальнику, за документи) теж стоять тут плановими — їх веде сама картка закупівлі (див. 7б).

1. «Фінанси» → «Планові» → «+ Планова» або «Заплановано» в шторці платежу.
2. Для щомісячної виберіть «Щомісяця» і кількість місяців. Повтор «щомісяця» має лише остання згенерована — підтвердження попередніх не створює дублів наперед.
3. Коли гроші справді прийшли чи пішли, натисніть «Підтвердити» (у рядку або в шторці планової) — відкриється шторка: сума (сплатили іншу — змініть), дата (типово сьогодні), гаманець → «Провести». Операція стане фактичною і вплине на баланс; з повтором «щомісяця» з'явиться наступна. Галочку «Планова» в шторці не знімають — для цього «Підтвердити».
4. «Прострочено» — день сплати минув (за київським часом), а не «сьогоднішня ще не сплачена».
5. Планові податки юросіб — окремою групою «Податки» над таблицею: юрособа, податок, період, «до» якого дня, сума, «Підтвердити» (див. 7ґ).

5аПостійні витрати

Постійна витрата — те, що платиться щомісяця приблизно на ту саму суму: оренда, зарплата, підписки (CRM, СМС, телефон, Checkbox, ШІ-агенти). Для чого окремий список: щоб бачити, скільки гроші «з'їдають» самі собою щомісяця, не заводити їх руками й не забувати платити. Блок «Постійні витрати» у «Планових»: на місяць разом, і по кожній — що, сума, день місяця, наступна дата, гаманець і хто завів («Марія» — план за історією, або «вручну»).

1. Марія заводить постійну сама, коли витрата (клас «постійні» чи «зарплата») повторилась у трьох і більше місяцях зі стабільною сумою; нова з'являється наступного дня після того, як стане «постійною». Нічого робити не треба.
2. «+ Постійна витрата» — якщо Марія її ще не бачила: категорія, кому / за що (контрагент — як у виписці, щоб виписка підтвердила планову сама), сума, день місяця, гаманець → «Додати». З'явиться планова «щомісяця» на найближчий такий день.
3. «Змінити» — інша сума, день чи гаманець (з наступного платежу). «Вимкнути» — планова зникає, а серія потрапляє у «Вимкнені» (під таблицею): Марія її більше не заведе, навіть якщо витрата далі є в історії. «Увімкнути» — знову дозволити.
4. Коли гроші справді пішли — рядок виписки банку підтверджує планову сам (±3 %, ±10 днів), або «Підтвердити» в журналі планових; з повтором «щомісяця» наступна з'являється одразу.

Борги партій, податки й погашення кредитів у «Постійних» не входять — у них свої блоки.

6Гаманці

Гаманець — місце, де лежать гроші: банківський рахунок, каса, готівка, транзитний рахунок перевізника чи площадки. Кожна операція змінює залишок свого гаманця, тож залишок у CRM має збігатися з банком.

• Вкладка «Гаманці» — баланси, валюта, кількість операцій; «Разом у гривні» рахує інші валюти за курсом. «Перерахувати баланси» оновлює й картки гаманців над «Операціями»; помилка показується червоним.
• Два блоки з підсумком кожного (за видом гаманця): «Рахунки бізнесу (ФОП/ТОВ)» — банк, платіжний рахунок (NovaPay), готівка; «Картки фізосіб» — особисті картки. «Разом у гривні» вгорі — лише рахунки бізнесу (гроші бізнесу); картки фізосіб мають свій підсумок і в нього не входять. Гаманці майданчиків — «Баланс · …» кабінетів, «Транзит · …» і «NovaPay: накладені платежі» — на «Гаманцях» не показуються: вони в розділі «Маркетплейси». Вид гаманця змінюється в його картці («Вид гаманця»).
• Особиста картка Monobank (біла, чорна…) потрапляє в «Картки фізосіб» кнопкою «Підключити як акаунт» у Інтеграції›Monobank›Налаштування›Картки цього токена«Інтеграції → Monobank → Налаштування → Картки цього токена»: окремий акаунт з тим самим токеном, гаманець «Особистий», виписка — з дня підключення (довідка «Monobank»). Баланс одразу дорівнює залишку картки в банку: стартовий залишок вгадувати не треба (розділ 6а).
• Велике число на картці — баланс за журналом (підпис «баланс за журналом» там, де є залишок банку чи API, інакше «наш розрахунок»). Під ним — «У банку: N ₴ · станом на …» (Monobank, NovaPay) чи «За API: N ₴ · станом на …» (кабінет Rozetka; інші майданчики залишку через API не віддають) і «різниця з журналом: ±N ₴» = у банку мінус журнал.
• «З майбутньою датою (N): −X ₴» — фактичні операції з датою пізніше сьогодні, наприклад розтягнені оплати (річну суму розкладено помісячно на рік уперед). Банк ці гроші вже списав, тож вони є в балансі журналу, у різницю з банком не входять і показані окремим рядком.
• «З плановими · 30 дн.» на картці — баланс плюс планові доходи й мінус планові витрати, строк яких настає в найближчі 30 днів (до кінця 30-го дня за Києвом), разом із простроченими. Планові, що настануть пізніше (наприклад, щомісячні комісії на рік уперед, борг партії через два місяці), — окремим рядком «планові далі: +… / −…»; наведіть на рядок — побачите суму з усіма плановими. «Разом у гривні» рахує так само: «з плановими на 30 днів …» і «планові далі …». Огляд›Гроші›з плановими«Огляд → Гроші → з плановими» — той самий строк. Усі планові без обмеження строку — у вкладці «Планові».
• «У банку: N ₴ · станом на HH:MM» — на картці гаманця рахунку Monobank чи NovaPay: останній відомий залишок рахунку в банку (Monobank — після кожного імпорту виписки, NovaPay — з кожним імпортом кабінету), сторінка в банк сама не ходить. Нижче — зелене «збігається з журналом» або червона «різниця −4 496,00 ₴» (у банку мінус баланс журналу). Різниця рахується на той самий момент, що й залишок банку: операції, які прийшли в журнал пізніше, її не створюють. Звідки береться різниця: холди (покупка карткою, яку банк ще не провів, — у журнал не заносяться), операції до дати «з дати» імпорту, неправильний стартовий залишок гаманця або ручна операція, якої нема в журналі (рядки «Вхідних» уже в балансі — вони не винні). Операції з майбутньою датою (розтягнені оплати) різниці не дають — вони окремим рядком. Підказка з цим списком — при наведенні на червону різницю. Залишок банку ще невідомий — «У банку · ще невідомо». Кнопка «Розібрати» поруч із різницею відкриває шторку «Звірка з банком» з цими причинами по сумах (розділ 6а); різниця лише з холдів — зелене «збігається, якщо врахувати холди −N ₴».
• «Оновити з банку» («Оновити з API» для майданчика; кнопка на такій картці, лише адміністратору) — свіжий залишок зараз. Monobank дає один запит на хвилину: натиснули вдруге за хвилину — покажеться той самий залишок, банк зайнятий — «не частіше 1 запиту на хвилину».
• «+ Рахунок або картку» (вкладка «Гаманці», «Бізнеси й рахунки») — майстер з підказками на кожному кроці: 1) що додаємо — рахунок у банку (ФОП чи ТОВ), платіжний рахунок (NovaPay, еквайринг), готівка чи каса, особиста картка власника чи партнера, баланс майданчика (транзит) — з поясненням, куди ці гроші потраплять у звітах; 2) назва, чиї гроші (юрособа — для рахунків бізнесу), бізнес (витрати з гаманця типово на цей бренд; «спільний» — за правилами розподілу), валюта, стартовий залишок; 3) готово і «що далі»: під'єднати Monobank чи NovaPay, щоб виписка заходила сама, або правило каналу для транзиту. У картці гаманця в «Довідниках» ті самі поля: «Вид», «Чиї гроші (юрособа)», «Бізнес».
• Стартовий залишок можна писати як «12 345,67»; валюта гаманця — зі списку, куди входять і валюти з Налаштування›Валюти і курс«Налаштування → Валюти і курс».
• Вид гаманця (у картці гаманця): «Банк», «Готівка чи каса» і «Платіжний рахунок (NovaPay, еквайринг)» — гроші бізнесу (капітал партнерів, оплати закупівель, виплати); «Транзитний (майданчик, накладені платежі)» — гроші, які майданчик чи перевізник ще не виплатив (картки у «Звірці», не пропонується для оплат); «Особистий (кишеня партнера)» — внески й виведення партнера; «Інший». Рахунок NovaPay (виписка кабінету, виплати накладених платежів) — платіжний рахунок, а транзитний — лише окремий «NovaPay: накладені платежі» реєстрів.
• У «Довідниках» «⋮» гаманця: «Редагувати», увімкнути або вимкнути, «Видалити». Гаманець з операціями не видаляється — вимкніть його.
• «⋮» категорії: «Підкатегорія», «Перейменувати», «В архів» (якщо є операції) або «Видалити», «Повернути з архіву».

6аЗвірка з банком

Звірка з банком тримає баланс гаманця рівним залишку в банку без ручних підрахунків: CRM сама бере залишок банку за звірену точку, рахує від неї лише нові операції і показує, звідки взялась різниця, якщо вона є. Для гаманців, під'єднаних до Monobank, NovaPay чи API майданчика.

Звірена точка. Раніше баланс рахувався як стартовий залишок плюс усі операції від початку, і стартовий треба було вгадати. Тепер у гаманця з банком є звірена точка — момент і залишок банку в цей момент. Баланс = цей залишок + операції, датовані пізніше; раніші вже сидять у залишку банку, тож не рахуються вдруге (у журналі, P&L і звітах вони лишаються як були). Звірену точку CRM ставить сама:

• підключили картку («Підключити як акаунт» у Monobank) — точка із залишку картки на момент підключення: баланс одразу = банку, витрати, внесені вручну до підключення, у баланс уже не входять;
• особиста картка з банком без стартового залишку — точка з першого знімка банку після імпорту виписки (подія «стартовий залишок узято з банку» в журналі акаунта);
• усе збіглося з банком — точка тихо пересувається на свіжий знімок (Налаштування›Фінанси›Звірка з банком›Пересувати звірену точку«Налаштування → Фінанси → Звірка з банком → Пересувати звірену точку»): баланс не змінюється, а нова розбіжність шукатиметься лише в днях після останнього збігу;
• кнопка «Прийняти залишок банку» — точка на останній знімок банку вручну.

У таблиці під картками колонка «Стартовий / звірено» показує «звірено 22.10 13:26», а в картці гаманця в «Довідниках» — підказку під «Стартовим залишком». Змінили стартовий залишок вручну — звірену точку прибрано, баланс знову рахується від стартового.

Шторка «Звірка з банком» (кнопка «Розібрати» на картці гаманця) — без запиту в банк:

1. Зверху — «У банку · станом на …», «У журналі на той самий момент» і різниця (банк мінус журнал).
2. «Звідки різниця»: Холди — покупки карткою, які банк ще не провів (у залишку банку вони вже є, у журнал прийдуть, коли банк їх проведе; Monobank, з останніх виписок). Внесені вручну без пари в банку — операції людини чи ШІ, яких нема у виписці (дубль, помилка, інший рахунок), зі списком і кнопкою «Видалити». Нез'ясовано — решта.
3. Внизу — звірена точка, коли востаннє тягнули виписку (не тягнули понад добу — жовте попередження), «Операції гаманця» і посилання сюди.
4. «Прийняти залишок банку» (чорна; з правом «Фінанси: проводити й змінювати платежі» — те саме право, що змінює стартовий залишок) — баланс журналу на момент знімка стає рівним залишку банку, операції після знімка лягають зверху. Тост з «Скасувати» (8 с) повертає попередню точку. Подія з автором, старим і новим балансом — у журналі акаунта банку й «Журналі змін». Спершу розберіть операції без пари: після звірки вони в баланс уже не входять, але дубль лишиться в журналі.
5. «Оновити з банку» — свіжий залишок зараз (адміністратор; Monobank — не частіше 1 запиту на хвилину).

Пропущені дні. Якщо імпорт Марії якийсь час не працював, наступний імпорт сам перечитує виписку від останнього вдалого (до 31 доби — ліміт банку), щоб дірка у виписці не ставала нез'ясованою різницею.

Налаштування → Фінанси → «Звірка з банком» (змінює адміністратор):

Для ШІ: finance_bank_check purse_id=… — той самий розклад (diff, holds, manual_items, unexplained, anchor_at); finance_bank_accept purse_id=… — «Прийняти залишок банку» лише через кошик підтверджень «payments». Налаштування звірки ШІ не змінює.

7Імпорт виписки банку

1. «Операції» → «Імпорт виписки».
2. Monobank: «Акаунт» (поле є, коли акаунтів Monobank більше одного), «Рахунок» і «Гаманець» — «з налаштувань акаунта» або інші («Показати рахунки»), період → «Імпортувати з Monobank». Банк віддає не більше 31 доби за раз і не частіше одного запиту на хвилину на токен. Надходження з номером угоди в призначенні («№50000123», «sg-50000123», номер рахунку чи ТТН — за налаштуванням акаунта) одразу стає оплатою несплаченої угоди; підсумок пише «прив'язано до угод N». Акаунти, рахунок, гаманець, хто бачить і миттєві операції — стаття Monobank.
3. ПриватБанк: рахунок, гаманець, період → «Імпортувати з ПриватБанку». Беруться лише проведені банком операції.
4. NovaPay: «Акаунт» (коли акаунтів більше одного), «Гаманець», період → «Імпортувати виписку NovaPay» — проведені платежі кабінету через «Автоматичні платежі» акаунта (дохід до угоди за ТТН чи номером, категорії без перевірки або «Вхідні»); «Завантажити реєстри» — накладені платежі за дні: дохід і комісія по угоді з ТТН (стаття NovaPay); «Перекласти з реєстру Марії» — старий шлях для рядків, які синк Марії уже поклав у свій реєстр. ШІ — novapay_import, novapay_registers.
5. Повторний імпорт дублів не створює.
6. Кожен рядок проходить правила імпорту згори вниз; спрацьовує перше, що підійшло:
   • «Категорія» — операція з категорією (і бізнесом) правила; «проводити без перевірки» вимкнено — рядок ще й у «Вхідних»;
   • «Виплата каналу» — гроші з транзитного гаманця майданчика прийшли на рахунок: переказ (дві ноги), а не другий дохід;
   • «Переказ у інший гаманець» — напр. готівку зняли в касу;
   • «Не заводити» — рядок пропускається (лічильник спрацювань правила росте);
   • «Сплата податку (підтвердити плановий)» — списання в казначейство чи ДПС підтверджує плановий податок юрособи гаманця (та сама сума, або сума всіх податків найближчого дня сплати, або єдина планова поряд); не знайшлося — витрата категорії правила у «Вхідних».
7. Рядок без правила отримує підказку категорії від банку (за описом і MCC) і потрапляє у «Вхідні» («Маркетплейси»). З 20.10 ШІ Марія на кожному кроці розбирає «Вхідні» сама: правило імпорту, що з'явилось після імпорту; контрагент, якого вже три й більше разів розібрали однаково; платіж покупця на суму несплаченої угоди того ж клієнта — проводиться без людини (у коментарі «Марія: розібрано автоматично — …»), решта лишається з підказкою «Марія: підказка — …». Вимикач і межі — у пульті Марії. Підсумок імпорту пише, скільки рядків пішло за правилами, переказами й у «Вхідні».
8. Звірка з внесеними: якщо в тому самому гаманці вже є операція, внесена людиною чи агентом (оплата закупівлі, витрата з чату Марії, ручний платіж, тригер, автоплатіж етапу, податок, підтверджений у чаті, друга частина переказу, яку записало правило виписки іншого банку), з тією самою сумою й напрямком — рядок не створює нової операції, а позначає наявну «звірено з випискою»; повторний імпорт теж не дублює. За самою сумою зливається лише операція того самого чи сусіднього дня; далі, до ±3 днів, — лише коли збігається контрагент або є спільне слово в призначенні («ФОП Петренко» ↔ «Оренда Петренко»). Оплату закупівлі, розкладену по бізнесах (300 + 100), рядок банку на 400 звіряє одразу всю (те саме правило днів і контрагента). Серед кількох однакових сум першою береться операція з тим самим контрагентом. Правило «Виплата каналу», «Переказ» чи «Не заводити» спрацьовує раніше за звірку (виплату майданчика не «звіримо» з чужим ручним доходом). Підсумок імпорту — «звірено з внесеними N». Рядок на ту саму суму, який не злився сам (інший день і контрагент), іде у «Вхідні» з підказкою «схоже на: дата · категорія · хто вніс». У шторці рядка — «Уже внесено» → кнопка «Це та сама операція»: внесена операція отримує позначку «звірено з випискою», рядок зникає, дубля немає. Якщо це інший платіж на ту саму суму — оберіть «Дохід»/«Витрата», як завжди. Рядок, що не записався (напр. у правилі — видалений бізнес), не зупиняє імпорт: підсумок пише «з помилкою N» з причиною; рядок NovaPay з помилкою Марія пробує знову в наступному циклі.
9. NovaPay: номер ТТН в описі надходження (накладений платіж) прив'язує рядок до угоди з цією ТТН, якщо угода ще не сплачена: «Сплачено» угоди росте само.
10. Правило імпорту — Налаштування›Фінанси›Правила імпорту«Налаштування → Фінанси → Правила імпорту»: назва, банк (будь-який, Monobank, ПриватБанк, NovaPay), умова (слова опису через кому — будь-яке; контрагент містить — для платежу карткою без контрагента дивиться в опис; IBAN містить; напрямок; сума від/до, напр. «1 000» — без регулярних виразів), дія, категорія чи гаманець, бізнес, «проводити без перевірки», «увімкнено». Порядок — перетягуванням за «⋮⋮».
11. Дія «Оплата замовлення» (з 22.10) — для надходжень, де в призначенні номер замовлення майданчика: «Оплата замовлення 58372062 … Загалом 130.00 грн. Комісія банку 1.69 грн.» (так Епіцентр платить через еквайринг monobank). Рядок шукає угоду з цим номером замовлення (поле номера замовлення каналу або назва угоди):
    • угоду вже нараховано в транзит каналу (угода виграна) — переказ з транзиту на рахунок з підставою «угода», а «Комісія банку» з призначення — витрата з транзиту; угода й далі «сплачена», другого доходу нема;
    • угоду ще не нараховано (не виграна, до дати переходу) і вона не сплачена — дохід угоди на суму замовлення («Загалом») і «Комісія банку» витратою з підставою «угода»: «Сплачено» = сума замовлення, рахунок = скільки прийшло;
    • угоди з таким номером нема чи її вже сплачено іншим платежем — рядок у «Вхідні» з поясненням.

Поле «Категорія доходу, якщо угода ще не нарахована» необов'язкове: порожнє — категорія з правила каналу угоди. Правило «Оплата замовлень (еквайринг monobank, Епіцентр)» (Monobank, контрагент «УНІВЕРСАЛ БАНК», опис «оплата замовлення») стоїть перед «Кешбек і відсотки банку» — інакше той, ширший, забрав би оплати в «Інші доходи».

Правила імпорту

Правила імпорту вирішують, як рядки виписок Monobank, ПриватБанку й NovaPay лягають у журнал: категорія, контрагент, угода, бізнес. Спрацьовує перше правило згори, тож конкретні ставте вище за загальні.

7аМаркетплейси: кабінети, транзит, канали продажів, «Вхідні»

Навіщо. У кожного майданчика (Prom, Rozetka, Kasta, Епіцентр, ОЛХ) є свій баланс у кабінеті: ми його поповнюємо, а майданчик списує з нього комісію по кожному замовленню. Гроші покупця майданчик (чи його виплатна система — RozetkaPay за Prom і Rozetka, ЮАПЕЙ за ОЛХ Доставку) тримає в себе і виплачує на наш рахунок пізніше. Вкладка Фінанси›Маркетплейси«Фінанси → Маркетплейси» (з 20.10 замість «Звірки»; стара адреса веде сюди) показує все це на одному екрані, щоб бачити витрати по кожному майданчику і чи все приходить:

• Плитки зверху: «Майданчики винні» (сума транзитних гаманців), «На балансах кабінетів» (сума «Баланс · …»; мінус — ми винні майданчику), «Комісії за період», «Поповнили кабінети», «Прийшло на рахунок», «Потребують уваги» (картки з різницею чи питанням). Період — зверху (типово цей місяць); залишки кабінетів і транзитів — завжди на зараз, суми — за період.
• Картка майданчика: баланс кабінету за нашим журналом (поповнення − комісії угод) і за API поруч (Rozetka; у решти API залишку не віддає — «не дає»), різниця з позначкою; «винен (транзит)» — клік відкриває журнал гаманця; за період — продажі (нараховані доходи угод), комісії (і % від продажів; клік — журнал комісій), поповнення, виплати на рахунок, дата останньої виписки. Стан у кутку: зійшлось (кабінет за API = наш баланс), є різниця (кабінет за API ≠ наш баланс — з поясненням, звідки різниця буває), є питання (баланс у мінусі без поповнень, виплати давно нема, помилка API чи виписки, рядки виписки без угоди), лише наш розрахунок (API залишку нема — звіряти з кабінетом вручну або за випискою). Причини — під карткою й у «Детальніше».
• Детальніше — шторка: ті самі цифри, комісії по днях (у журналі «Операції» рядки комісій по кожному замовленню згорнуті, див. розділ 3; клік по дню відкриває їх), поповнення кабінету (витрати «Комісія …» з рахунку чи картки), інші рухи кабінету (штрафи, логістика, залишок на дату переходу, ручні правки), виплати на рахунок, виписка майданчика (остання: рядків, по угодах, виправлено, без угоди, інше) з рядками без угоди, і журнал майданчика (з 21.10) — усі рухи на його гаманцях за період, новіші першими, з позначкою що це: нарахування продажу, комісія, сторно, поповнення, виплата на рахунок, винагорода за переказ, на дату переходу; на спільному транзиті (RozetkaPay) — лише рядки цього каналу і спільні виплати. У журналі «Операції» цих рядків нема — вони живуть тут. Кнопки: «Підтягнути з API» — залишок кабінету (Rozetka) і виписка за 7 днів (Rozetka, Kasta), «Завантажити виписку» — файл з кабінету Prom.
• Виплатні системи — транзит, спільний для кількох каналів (RozetkaPay платить за Prom і Rozetka одним платежем): скільки винна, нараховано за період, виплат на рахунок, винагорода за переказ, остання виплата.
• Нижче — «Вхідні» (рядки виписок без правила) і правила каналів (як було у «Звірці»).
• Баланси кабінетів і транзити — не гроші бізнесу: у «Огляді» й «Грошовому потоці» їх нема. Комісії (рішення власника 21.10): для Prom, Rozetka й Kasta витрата майданчика — це поповнення балансу кабінету (що реально заплачено з рахунку чи картки: категорія «Комісія ПРОМ / Розетка / Каста» на гаманці, з якого платили, як було в KeepinCRM), а нараховані по кожному замовленню комісії на «Баланс · …» — лише звірка (їх видно тут, у картках і журналі майданчика, і ніде в звітах: ні в P&L, ні в «Грошовому потоці», ні в «Своєму звіті»). Для ОЛХ (комісію утримує ЮАПЕЙ з виплати) і Епіцентру (поки в правилі нема балансу кабінету) комісія йде з транзиту й лишається витратою — поповнень у них нема, гроші справді утримано. Винагорода за переказ виплати (RozetkaPay, Kasta) і комісії реєстрів NovaPay — витрати завжди. Мета: «Комісії» у P&L за місяць = поповнення кабінетів за місяць + утримане з транзиту.

Щоб угода стала «сплаченою» вчасно, а комісія — витратою, у кожного каналу (і кожного акаунта каналу) є правило: Фінанси›Маркетплейси«Фінанси → Маркетплейси» → рядок каналу внизу.

• Нараховувати угоди каналу в журнал — головний перемикач; вимкнено — у журнал нічого не пишеться.
• Транзитний гаманець — «скільки майданчик винен»: кнопка «Створити гаманець» робить «Транзит · <канал>» типу «транзитний».
• Коли гроші угоди наші — «Одразу при замовленні», «Коли угода виграна» або «На вибраних етапах» (галочки етапів воронок).
• Лише якщо (поле угоди) — напр. Prom: prom_payment_type містить «пром-оплат» (накладений платіж іде не через Prom, а через NovaPay).
• Категорія доходу, Комісія майданчика (сума з поля угоди — і «Поле порожнє — відсоток від суми угоди»; відсоток від суми угоди; фіксована + відсоток; умова «лише якщо»), Звідки списується комісія (транзитний гаманець каналу або баланс кабінету майданчика), Категорія комісії, Попереджати, якщо виплати нема, днів (типово 14).
• «Лише якщо» стосується доходу (гроші йдуть через майданчик). Комісію майданчик бере з продажу за будь-якої оплати, тож вона рахується за своєю умовою «Комісія лише якщо» — і для угоди з накладеним платежем через NovaPay (з 20.10).
• Заготовки комісій (як рахувала Марія до F2): Prom і Rozetka — сума з поля угоди; Епіцентр 17 %; Kasta 25 %; ОЛХ — 20 грн + 3 % лише при оплаті через ОЛХ Доставку; сайти й Telegram — без комісії.

Що увімкнено з 20.10:

• Чому один транзит на Prom і Rozetka: «ТОВ РОЗЕТКА ПЕЙ» платить одним платежем на день операцій і за Пром-оплату, і за оплати Rozetka — суму угод, отриманих покупцем, мінус винагороду за переказ. Тому й дохід — коли угода виграна (отримана).
• «ЮАПЕЙ» — це виплати ОЛХ Доставки («…OLX.1» у призначенні), а не Prom: ціна мінус комісія ОЛХ. Угода ОЛХ Доставки, яку ШІ Едуард заводить через Telegram (джерело «ОЛХ»), у «Фінансах» — канал ОЛХ.
• Комісія — від замовлення: щойно угода з'являється, комісія лягає рядком по угоді в гаманець комісії (датою угоди); угода скасована — сторно. Дохід у транзит — коли угода виграна.
• Баланс кабінету: Prom, Rozetka й Kasta беруть комісію з балансу кабінету, який поповнюють окремо, а не з виплати. Тому комісії угод списуються з «Баланс · <канал>» — це звірка, а платіж категорії комісії (Марія: «Комісія Прому 1500», рядок виписки, ручний) — звичайна витрата «Комісія …» на гаманці, з якого платили (власник 21.10; до 21.10 CRM робила з нього переказ у «Баланс · …» — 4 такі перекази повернуто у витрати). Картка «Баланс · <канал>» показує кабінет: поповнення від 14.10 − комісії угод; має збігатися з балансом у кабінеті майданчика; мінус — поповнення ще не внесені (напр. з картки, що не під'єднана) або в кабінеті був залишок на 14.10.
• Виплата з винагородою: якщо банк пише в призначенні винагороду (RozetkaPay — «за виключ. винагор. 150.21 грн», Kasta — «комiсiя 3.45 грн»), разом із переказом з транзиту проводиться витрата-винагорода з транзиту (RozetkaPay — категорія «Комісія RozetkaPay», Kasta — «Комісія Каста»), і транзит після виплати не тримає «боргу», якого нема.
• Правила імпорту виплат (без перевірки): «Виплата RozetkaPay (Prom і Rozetka)» (контрагент «РОЗЕТКА ПЕЙ»), «Виплата ОЛХ Доставки (ЮАПЕЙ)», «Виплата Kasta (ФК «Артуа», бонуси «Маркасон»)» (опис містить «kastaua_3pl») — новий рядок виписки стає переказом із транзиту сам. Виплати Monobank 15–19.10, які до цього лягли доходом «Продаж товарів», перетворено на перекази. Епіцентр платить кожне замовлення окремо через еквайринг monobank («Оплата замовлення 58372062 … Загалом 130.00 грн. Комісія банку 1.69 грн.», від «УНІВЕРСАЛ БАНК») — правило «Оплата замовлень (еквайринг monobank, Епіцентр)» з дією «Оплата замовлення» кладе платіж у саму угоду (розділ 7, п. 11); до 22.10 ці рядки помилково лягали в «Інші доходи».
• Поповнення кабінету — витрата «Комісія …» (власник 21.10, остаточно): правила імпорту «Поповнення кабінету Prom» (опис містить «prom.ua», «поповнення prom/пром») → «Комісія ПРОМ», «Поповнення кабінету Rozetka» («rozetka», «поповнення розетк») → «Комісія Розетка», «Передоплата Kasta (ФК «Артуа»)» («kastaua_3pl», списання) → «Комісія Каста» — без перевірки, на гаманці виписки. Поповнення з чату Марії («Комісія Прому 1500») так і лишається витратою. Оплата карткою на prom.ua чи rozetka як покупця теж стане «Комісією …» — виправте категорію в журналі чи «Правилах імпорту».
• Межа переходу: виплати перших днів після 14.10 — за угоди, створені ще до переходу (їх нарахування не бере). Тому в транзиті є рядок «Майданчик винен на 14.10» (дата 13.10): скільки майданчик винен за ці угоди. Повторно не створюється.

Що відбувається з угодою, коли момент настав (лише угоди від дати переходу 14.10.2026; угоду може закрити людина, трекінг посилки, тригер чи автодія етапу — нарахування однакове):

1. Дохід угоди в транзитний гаманець з угодою — лише несплачена частина: якщо автоплатіж етапу чи накладений платіж NovaPay за ТТН уже прийшли, майданчик винен менше (або нічого). «Сплачено» угоди дорівнює сумі.
2. Комісія — рядок з гаманця комісії (транзитного або «Баланс · <канал>») без угоди (підстава — угода), тож «Сплачено» не падає; змішана угода — кілька рядків, сума ділиться між бізнесами так само, як продажі. З 20.10 — одразу при замовленні (і для угоди, де момент доходу ще не настав). Запасний відсоток «Поле порожнє — відсоток» (у коментарі «N% (поле … порожнє)») — лише якщо його задано в правилі; у Prom, Rozetka й Епіцентру його нема: поле комісії порожнє чи 0 — комісії нема (рішення власника 20.10: замовили з майданчика, а домовились напряму — майданчик не заробив). Поле комісії заповнює приймання з API замовлення (з 20.10, угоди від 14.10 дозаповнено): Prom — cpa_commission (є й у накладеному платежі; повернена — 0), Rozetka — commission_sum позицій × кількість, Епіцентр — комісія з рахунку замовлення; порожнє — API нічого не віддав.
3. Угода програна чи скасована — сторно обох рядків (зворотні операції з приміткою «Сторно»): «Сплачено» падає до нуля; у P&L комісія скасованої угоди віднімається. Угоду відновили й знову виграли — нараховується заново. Видалили угоду — її комісія з транзиту теж зникає.
4. Повтор нічого не дублює. Комісію з поля угоди, яку майданчик дописав пізніше (момент «одразу при замовленні»), доводить наступна зміна етапу. Для ОЛХ: комісію, яку надсилає ШІ Едуард, проведено одразу, а табличка ОЛХ Марії вже не просить «записати витратою».
5. Виплата з банку — правило імпорту «Виплата каналу» або кнопка «Виплата каналу» у «Вхідних»: баланс транзитного гаманця падає.

«Нарахувати з дати переходу» у шторці правила (з підтвердженням; незбережені зміни правила спершу зберігаються) проводить усі угоди каналу, що вже досягли моменту, і ті, що пройшли вибраний етап і пішли далі (повтор безпечний). Поле угоди в умовах і комісії підказується з назв полів.

Як рахуються «Транзит · <канал>» і «Баланс · <канал>» — це наш розрахунок із журналу, а не залишок, який віддає майданчик:

• Транзит = доходи угод каналу, що дійшли до моменту «гроші наші» (з 14.10; плюс рядок «Майданчик винен на 14.10») − комісії, які списуються з транзиту (Епіцентр, ОЛХ, винагорода RozetkaPay/Kasta з призначення виплати) − виплати майданчика, що прийшли випискою банку. Плюс — майданчик ще винен; нуль — усе виплачено.
• Баланс = поповнення кабінету майданчика від 14.10 (витрати «Комісія ПРОМ / Розетка / Каста» з рахунку чи картки: рядок виписки, «Комісія Прому …» у чаті Марії, ручний) − комісії угод, які майданчик списує з балансу кабінету (від замовлення; скасована угода — сторно). Сам гаманець «Баланс · …» тримає лише комісії угод (мінус), поповнення картка додає з журналу. Почалося з нуля 14.10, тож без стартового залишку кабінету й без поповнень з картки, не під'єднаної до «Фінансів», може бути в мінусі.
• Що звіряється з API майданчика (перевірено 20.10): лише Rozetka — Seller API віддає баланс кабінету (/v1/balances/current, разом із комісіями замовлень у роботі). CRM бере його сама раз на годину; на картці гаманця «Баланс · Rozetka» («Гаманці») видно залишок за API поруч із нашим розрахунком і різницю. Різниця від 1 ₴ — раз на добу подія в журналі картки Rozetka (від 100 ₴ — червона); якщо Rozetka пише, що до автоблокування магазину через борг лишилось ≤ 7 днів, — теж червона подія раз на добу. Prom, Kasta й Епіцентр залишку кабінету чи «до виплати» через API не віддають, ОЛХ — лише рекламний гаманець (не ОЛХ Доставка), тож їхні «Транзит» і «Баланс» звіряйте з кабінетом майданчика вручну.
• Виписка майданчика (шторка правила каналу → внизу, власник 20.10): комісія угод — за кабінетом, а не розрахункова. Rozetka — журнал балансу з API (комісія замовлення, її повернення при скасуванні), Kasta — звіт транзакцій з API (колонка «Гарантійний рахунок, роялті» — реальна комісія: напр. 26,10 на 174 ₴ замість розрахункових 21,6 % = 37,58). Обидва — щодня самі (після 07:00) і кнопкою «Підтягнути з API за 7 днів». Prom API балансу не має — «Завантажити виписку»: файл історії балансу з кабінету Prom (XLSX чи CSV; потрібні колонки опису й суми, номер замовлення — колонкою чи в описі). Що робиться з кожним замовленням: угоду знайдено за номером, вона від дати переходу й не скасована — комісія в журналі стає такою, як у кабінеті (наші рядки комісії видаляються, проводиться сума з виписки з приміткою «за випискою …»); та сама — нічого. Підсумок під кнопкою: рядків, по угодах, та сама, виправлено (різниця ₴), «угоду не знайдено», «інше» (поповнення гарантійного рахунку, штрафи, бонуси — їх проведіть самі або правилом імпорту). Перший файл Prom, якщо колонки не впізнано, покаже, які колонки знайшов.

Транзитні гаманці (тепер — у картках «Маркетплейсів» і «Виплатних системах»): баланс (майданчик винен), остання виплата (переказ з транзиту на рахунок; комісія чи сторно виплатою не рахуються), найстаріше невиплачене нарахування; червона крапка — виплати нема довше за налаштовані дні. Картка «Баланс · <канал>» — кабінет майданчика: «поповнення − комісії», без виплат і без червоної крапки; на спільному транзиті — рядок «Канали» (Prom, Rozetka). Що нормально бачити: транзит RozetkaPay — приблизно сума угод, отриманих учора й сьогодні (виплата — наступного робочого дня); транзит ОЛХ — ціна мінус комісія таких самих угод; великий плюс із червоною крапкою — виплата не прийшла або не впізнана (подивіться «Вхідні»). Під картками — «Вхідні»: рядки виписок, що чекають перевірки. Галочки й «Так для вибраних» — підтвердити як є; рядок → шторка: «Дохід»/«Витрата» (інша категорія, бізнес) або «Виплата каналу» / «Переказ у гаманець» (переказ, уже записаний правилом, лише переїжджає в обраний гаманець; друга частина розбирається разом); для доходу — поле «Угода (№)»: номер з картки угоди — рядок стає оплатою по ній (клієнт і підстава з угоди, «Сплачено» перераховується, лише несплачена угода); «без категорії» й «Спільне (без бізнесу)» справді прибирають категорію й бізнес; розібраний рядок повторно не розбирається; «Запам'ятати правило для таких рядків» створює правило імпорту (умова — контрагент рядка або ваші слова), «Далі проводити без перевірки» — наступного разу рядок у «Вхідні» не потрапить. У журналі «Операцій» фільтр «Перевірка» → «Лише «Вхідні»», пігулки «перевірити» і «нараховано». Рядок «Вхідних» прив'язали до угоди прямо у вікні операції (поле «Угода (№)» в «Операціях») — це теж розбір: «перевірити» зникає, рядок іде з «Вхідних» (з 22.10; інша правка, напр. коментар, прапорець не знімає).

7бОплати закупівель

Оплати партій закупівель стають звичайними операціями журналу з підставою «Закупівля»: у налаштуваннях обирають гаманець і категорії, куди вони лягають.

Вкладка «Закупівлі» (/crm/finance/purchases): партії з боргом перевізнику, постачальнику й за документи (галочка «лише з боргом»). Рядок партії → шторка: картки частин (план, сплачено, борг), оплати (архів до 16.10 — сірим, «звірено» — з випискою), «Нова оплата» (частина, сума, дата, гаманець, нотатка → «Провести оплату»), «Прив'язати операцію» (номер операції з виписки — видно в заголовку шторки операції «Операція №…»). «прибрати» питає підтвердження: оплату видалено з журналу, борг зріс; звірена з банком оплата не видаляється, а повертається у «Вхідні» на розбір. Зміна дати чи суми звіреної оплати в картці закупівлі банк не перепроводить; запис архіву правиться на місці. Видалили закупівлю — її оплати лишаються в журналі без підстави (нова закупівля їх не «успадкує»). Оплата — витрата з категорією частини, контрагентом (постачальник чи перевізник) і бізнесом за товарами партії (змішана партія — рядок на бізнес). Гаманець і категорії за замовчуванням — Налаштування›Фінанси›Оплати закупівель«Налаштування → Фінанси → Оплати закупівель». Докладно — стаття Закупівлі.

Борг партії — планова витрата (з 20.10). Поки партія замовлена, у дорозі чи прибула, а частина (перевізник, постачальник, документи) сплачена не вся, у «Плановому» стоїть одна планова витрата на цю частину: сума — «лишилось» з картки закупівлі, дата — очікуваний прихід (якщо він уже минув чи не заданий — через 14 днів), гаманець і категорія — як в оплати, контрагент — перевізник чи постачальник. Її видно в прогнозі грошей і в залишку гаманця «з плановими». Що з нею далі:

• «Нова оплата» в картці закупівлі чи у вкладці «Закупівлі» підтверджує цю планову (вона стає оплатою, другої витрати нема); заплатили частину — на решту з'являється нова планова;
• рядок виписки банку на ту саму суму (±3 %) у межах ±10 днів від дати сам підтверджує планову (як будь-яку планову, §5);
• поставили галочку «оплачено», партію видалили чи сплатили все іншим шляхом (прив'язали операцію з «Вхідних») — планова зникає; змінили план, дату приходу чи прибрали оплату — планова перераховується. Чернетка планової не має.

Руками таку планову краще не правити — після наступного збереження картки вона перерахується з картки.

Гроші за товар — один облік (20.10). До переходу з KeepinCRM «Закупівля товарів» там записувалась на повну вартість партії датою приходу, а справжні оплати жили лише в модулі закупівель. Записи KeepinCRM без певної пари лишились як були. Стартовий залишок гаманця підбито так, щоб баланс не змінився. Видалена операція з KeepinCRM більше не повертається сама: раніше кожна викатка CRM заново проганяла імпорт старого вивантаження KeepinCRM і відновлювала видалене, тепер такі операції запам'ятовуються як видалені й імпорт їх пропускає.

7вПартнери, капітал, виплати

Партнери задаються в бренді (Налаштування›Бренди та юрособи›бренд›Партнери бізнесу«Налаштування → Бренди та юрособи → бренд → Партнери бізнесу»: частка, «повертати собівартість», кишеня, «Початок обліку бізнесу»; стаття «Бренди та юрособи»). Вкладка «Партнери» (/crm/finance/partners): бізнес, «Капітал» або «Виплати».

• Капітал: «Гроші бізнесу» (фактичні операції бізнесу на рахунках і в касі від початку обліку), «Прибуток» (угоди бізнесу — сума позицій мінус собівартість і комісія майданчика — мінус витрати бізнесу, крім закупівлі товару, комісій і внесків), по кожному партнеру: внесено (дохід «Внесок партнера» з партнером + витрати з його кишені на бізнес), виведено («Виплата партнеру» й інші виведення з партнером), частка прибутку, капітал = внесено − виведено + частка, до виплати (затверджені виплати). Той самий вигляд — Звіти›Капітал«Звіти → Капітал».
• Виплати: партнер, період → «Розрахувати» (угоди бізнесу періоду: продано, комісія, заробили, партнеру; без собівартості — список артикулів) → «Створити чернетку» → у шторці корекції («+ корекція», «Зберегти корекції») → «Затвердити» → гаманець і дата → «Виплатити»: операція «Виплата партнеру» (клас «Виведення власнику чи партнеру», підстава «Виплата»). «Скасувати проведення» видаляє операцію; чернетку чи затверджену можна видалити. «Завантажити XLSX» — розрахунок по позиціях.
• Частка партнера на позиції: частка на товарі (картка товару → «Партнери»), інакше частка партнера в бренді; «не у виплату» на товарі — позиція не йде в його виплату. Частки на товарі (свої й типові) разом — не більше 100 %; «повертати собівартість» — в одного партнера.
• Виплату не можна створити на період, що перетинається з іншою виплатою того самого партнера. Змінили затверджену (корекції, перерахунок) — вона знову чернетка: затвердіть ще раз. Незбережені корекції блокують «Затвердити» й «Виплатити»; «Видалити» й «Скасувати проведення» — з підтвердженням.
• Капітал: частка прибутку угод — як у розрахунку виплати (з частками на товарах), витрати — за типовою часткою; комісія не по угоді (щомісячна плата майданчику) — витрата бізнесу; переказ з рахунку бізнесу в кишеню партнера — «виведено».
• ШІ Свєта показує те саме для свого бізнесу в пульті (Налаштування›ШІ-співробітники›Свєта«Налаштування → ШІ-співробітники → Свєта», стаття «ШІ Свєта») і готує чернетки виплат; проводить виплату людина.

7гP&L по бізнесах і спільні витрати

Спільні витрати без бізнесу — оренда, зарплата, реклама на всіх — діляться між бізнесами за правилами розподілу, щоб P&L кожного бізнесу був чесним. Спрацьовує перше правило згори.

Звіти›P&L по бізнесах«Звіти → P&L по бізнесах»: період, «Усі бізнеси» або один, XLSX/PDF.

• Рядки: виручка; собівартість проданого; валовий прибуток; витрати за класами (комісії майданчиків, доставка клієнтам, реклама, зарплата, постійні, банк, інші, повернення клієнтам мінус від постачальників); інші доходи; операційний прибуток; податки; чистий прибуток. Довідково (у прибуток не входять): закупівля товару грошима, внески, виведення й виплати, позики.
• Метод: з 1-го числа місяця дати переходу (перехід 14.10.2026 → з 01.10.2026; межа помісячна, щоб гроші й угоди не змішувались в одному місяці — інакше оплачена закупівля на початку місяця «зникала» в собівартості) — нарахування: виручка й собівартість з угод (момент угоди в періоді, без програних; бізнес — за товарами); до неї — грошовий: виручка = надходження класу «Продажі», собівартість = оплачена закупівля. Оплата після дати переходу за угоду, створену до неї, — теж виручка грошима (інакше вона не потрапила б ніде). Фільтр «Юрособа» бере й угоди з юрособою «за правилом». Метод підписано над таблицею.
• P&L, «Податки» й «Капітал» рахують усі гаманці — відкриті тим, кому доступні всі гаманці.
• Колонки: бізнеси (без «Не рахувати у звітах»), «Спільні (не розподілено)» і «Разом». Зірочка біля суми — частину спільних витрат розподілено правилом (наведіть — побачите правило).
• Розподіл спільних витрат — Налаштування›Фінанси›Розподіл спільних витрат«Налаштування → Фінанси → Розподіл спільних витрат» (або кнопка над звітом): правила згори вниз, спрацьовує перше; умова — класи витрат; метод — «Пропорційно продажам місяця», «Порівну між бізнесами», «Фіксовані частки» (разом 100 %), «Усе одному бізнесу»; «Не ділити на бізнеси» — винятки. Типове правило (створюється саме): постійні, зарплата, реклама, банк, інші, доставка — пропорційно продажам. «Переглянути розподіл за місяць» — як розкидалося.
• Марія показує «По бізнесах (P&L)» у фінансовому звіті, дашборд директора — P&L за 14 днів.

7ґПодатки юросіб

Податки — планові операції по кожній юрособі з її доходів. Ставки й склад податків задаєте ви: у CRM немає зашитого податкового законодавства.

1. Налаштування›Бренди та юрособи›Юрособи«Налаштування → Бренди та юрособи → Юрособи» → юрособа → блок «Податки» → «Вести податки».
2. «Планувати з місяця» — з якого місяця ставити планові (раніше сплачене не дублюється). «Гаманець сплати» — з якого рахунку платите (порожньо — перший гаманець юрособи). «Що входить у базу» — класи доходів; повернення клієнтам віднімаються, внески, позики й перекази не входять.
3. «+ Податок»: назва, вид — «Відсоток від бази» (ставка %) або «Фіксована сума» (грн), період — місяць чи квартал, «до … числа», коли сплачувати — наступного місяця, через місяць чи через два після кінця періоду, категорія (типово — класу «Податки»), «діє». «Зберегти податки».
4. Одразу з'являються планові податки за минулий і поточний період (видно в таблиці під налаштуваннями й у Фінанси›Планові«Фінанси → Планові»). Щоночі CRM перераховує суму з фактичних доходів юрособи, поки податок не підтверджено; підтверджений не змінюється.
5. Підтвердити сплату: кнопкою в «Планових» (шторка з сумою й датою); рядком виписки з правилом «Сплата податку»; або напишіть Марії «податки 2235» — вона підтвердить планові з такою сумою (і рядок банку потім лише звірить, не задублює). Сума виписки, що сильно відрізняється від планової (100 грн на податок 5 000), сама планову не закриває — підтвердіть вручну. Вимкнений чи прибраний податок, зміна місяця на квартал — непідтверджені планові прибираються; старі прострочені чинного податку лишаються боргом. Перейменували податок — нова назва і в планових. Новий податок не «успадковує» сплати видаленого.
6. Звіти›Податки«Звіти → Податки»: рік і юрособа; по періодах — база, нараховано, сплачено, борг, стан («сплачено», «сплачено частково» — борг різниця, «заплановано», «прострочено», «не нараховано»); під таблицею — «інші сплати податків» (витрати класу «Податки», внесені не через планові). XLSX і PDF. Межі періодів — за київським часом.
7. Марія нагадує про прострочені податки щодня (у межах години нагадувань), а про найближчі — у дні з налаштувань.

Підказки (перевірте у свого бухгалтера): ФОП 3 групи — єдиний податок відсотком від доходу за квартал; ЄСВ — фіксована сума щомісяця чи щокварталу; військовий збір — відсоток або фіксована сума залежно від групи.

7дПлатежі: через банк або до сплати

Вкладка «Платежі» (/crm/finance/bank-payments) — платежі, які готує CRM, а людина лише підтверджує. Для чого: щоб оплату постачальнику, перевізнику, партнеру чи оренду не набирати руками в банку, а щоб вона сама стала витратою в журналі з правильною підставою й категорією. Платіж починається з гаманця — від нього залежить, як він піде:

• через банк — гаманець рахунку ТОВ чи ФОП у «Monobank для бізнесу» (або гаманець, для якого ви раз обрали такий акаунт): CRM готує чернетку в банку → стан «Чекає підпису» → директор підписує в застосунку monobank → «Перевірити», «Перевірити все» чи крок ШІ Марії бачать підпис → «Проведено» і витрата в журналі. Гроші без підпису людини не йдуть ніколи;
• до сплати — гаманець без платіжного API (особиста картка, готівка, рахунок іншого банку): CRM ставить планову витрату з реквізитами й строком у «Планові» → стан «До сплати» → ви платите з картки й натискаєте «Оплачено» (сума, дата й гаманець — якщо платили інакше), або рядок виписки на цю суму (±3 %, ±10 днів) підтверджує платіж сам → «Проведено».

1. «Новий платіж банку» → «Гаманець» (у списку підписано: «через банк» / «до сплати»); для рахунку ФОП без прив'язки оберіть «Акаунт» бізнес-API — далі CRM підставлятиме його сама.
2. Через банк: рахунок-відправник (лише гривневі), отримувач з підказок (юрособи, постачальники й перевізники з IBAN, попередні), IBAN, ЄДРПОУ / РНОКПП, сума, призначення → «Надіслати в банк» або «Зберегти чернетку».
3. До сплати: отримувач, сума, «Сплатити до», категорія витрати (щоб одразу лягла в P&L), призначення; IBAN і ЄДРПОУ — за бажанням, як підказка тому, хто платить → «Поставити до сплати».
4. Фільтр — «Усі», «Чекає підпису», «До сплати», «Проведено», «Відхилено», «Чернетки» (з лічильниками). У рядку «До сплати» — «Оплачено», «Перевірити» (звірити з «Плановими»), «Прибрати» (планова зникне).

Те саме з партії закупівлі («Оплати партії» → «Оплатити через Monobank») і з затвердженої виплати партнеру: платіж за партію не створює другої планової — він переймає борг партії з «Планових», а після оплати закриває його. Налаштування картки банку (ключ ТОВ чи ФОП), помилки — стаття Monobank для бізнесу.

7еКредити й позики

Вкладка «Кредити» (/crm/finance/credits) — кредитні лінії банків і позики. Для чого: бачити, скільки винні, скільки ще можна взяти і до якого дня внести гроші назад, щоб лишитись у пільговому періоді без відсотків; і щоб видачі й погашення не плутались із доходами й витратами бізнесу (у P&L вони не входять — це рух боргу). Плитки: «Винні банку» (усі лінії), «Ліміт разом» і «можна взяти ще», «Найближчий строк». У таблиці по лінії — ліміт, винні, можна взяти, «погасити до» (червоне — прострочено), гаманець, пільговий період.

1. «+ Лінія чи позика»: банк, вид (лінія з лімітом / позика), ліміт, гаманець (куди приходять гроші і звідки гасите), пільговий період у місяцях (2 — внести все до кінця другого місяця від видачі), «уже винні» (борг на сьогодні, якщо лінію вели до CRM), «можна на товар» (NovaPay: лише на комісії й витрати — зніміть галочку).
2. «Взяли» — сума й дата: дохід «кредит / позика отримано» на гаманець, «погасити до» — кінець пільгового від цієї дати; у «Планових» стає планова «Погасити … до …» на всю суму боргу.
3. «Погасили» — витрата «погашення кредиту / позики»; борг і планова перераховуються. Планову можна підтвердити і в «Планових» або рядком виписки — лінія перерахується сама.
4. «Переоформити» — «закрив і одразу взяв знову»: погашення всього боргу й нова видача (та сама чи інша сума) одним днем — новий пільговий період без відсотків; у журналі дві операції.
5. «⋮» → «Історія» (видачі, погашення, планова), «Змінити», «Закрити лінію» (лише без боргу).
6. Лінія на картці Monobank («за банком»): якщо гаманець лінії — картка, під'єднана як акаунт Monobank (Інтеграції›Monobank«Інтеграції → Monobank» → «Додати картку як акаунт», наприклад чорна …0040), CRM більше нічого не питає: ліміт = кредитний ліміт картки, винні = ліміт мінус залишок, «можна взяти» = залишок картки (у ньому вже є кредитні кошти). Оновлюється зі звіркою залишку (раз на годину після імпорту виписки) або кнопкою «оновити з банку» у рядку (не частіше разу на хвилину). День, коли борг зріс, — початок пільгового періоду: «погасити до» = кінець другого місяця від нього; борг зник — строк знімається. «Взяли» й «Погасили» для такої лінії — це операції самої картки у виписці, окремих записів у журналі CRM не робить (інакше гаманець подвоївся б); ручні видачі/погашення лишаються для ліній без картки.

Лінії зі старого розділу Марії «Закредитованість» уже тут: «вибрано» стало боргом «до обліку в CRM»; прогноз Марії читає ті самі цифри.

8Звіти й експорт

• «Звіти»: «Грошовий потік» (таблиця за місяцями: дохід і витрата за категоріями, закупівля товару окремим блоком, прибуток, грошовий результат, наростаючий підсумок; рік, квартал, фактичні або з плановими, гаманець, бізнес), «Річний баланс» (гаманці на початок і кінець року, обороти; фільтр «Юрособа»), «Звіт P&L», «За класами» (суми за класами категорій за період: дохід, витрата, прибуток і окремо внески, виведення, позики; фільтр бізнесу й гаманця), «Клієнти» (дохід, оплати, угоди, середній чек), «Графіки».

Що показує кожен звіт і як рахується (одна логіка для всіх з 20.10):

• Спільні правила. Переміщення між своїми гаманцями (переказ, виплата майданчика з транзиту на рахунок) — не дохід і не витрата (поповнення кабінету майданчика з 21.10 — витрата «Комісія …», а комісії угод — лише звірка «Маркетплейсів»): у жодному звіті по всіх гаманцях їх нема; у звіті одного гаманця — є (це його обіг). Закупівля товару (категорії класів «Закупівля товару» і «Документи й доставка партії») — запас, не витрата періоду: усюди окремим числом, «Прибуток» — без неї, «Грошовий результат» — з нею; у журнал вона лягає датою приходу партії на повну вартість (як у KeepinCRM, рішення власника 20.10). Комісії майданчиків (з 21.10): для Prom, Rozetka, Kasta витрата — поповнення балансу кабінету з рахунку чи картки (категорія «Комісія …»); нараховані по угодах комісії на «Баланс · …» — звірка, у звітах їх нема (лише «Маркетплейси»); комісії з транзиту (ОЛХ, Епіцентр), винагорода за переказ і комісії NovaPay — витрати. До 21.10 було: комісія — витрата по кожному замовленню в день замовлення (з «Баланс · <канал>» або з транзиту) — у звітах грошей вони витрата класу «Комісії», у P&L — рядок «Комісії майданчиків». Баланси майданчиків («Транзит · …» — скільки винні, «Баланс · …» — кабінет) і кишені партнерів — не гроші бізнесу: у «Разом» їх нема, вони довідковим блоком. Межі днів і місяців — за Києвом; інші валюти — у гривні за курсом «Валюти і курс».
• Грошовий потік — гроші за рік по місяцях і категоріях (факт або з плановими): «Дохід» — усі надходження без переміщень (продажі, у т. ч. нараховані угоди майданчиків у транзит, інші доходи), «Витрата» — усі списання без закупівлі, «Закупівля товару (запас)» — окремо, «Прибуток» = дохід − витрата, «Грошовий результат» = прибуток − закупівля, «Наростаючий підсумок» — за грошовим результатом. Поточний місяць неповний (підписано «до дд.мм»). Клік по сумі — журнал.
• Звіт P&L (по місяцях) — ті самі числа, що «Грошовий потік», одним рядком на місяць: дохід, витрата, закупівля, прибуток, грошовий результат, наростаючий. Це грошовий звіт; справжня маржа з собівартістю проданого — у «P&L по бізнесах».
• P&L по бізнесах — нарахування: виручка й собівартість з угод за датою замовлення (не скасованих), з 1-го числа місяця дати переходу (до нього — грошима з журналу); витрати — операції журналу за класами (комісії, доставка, реклама, зарплата, постійні, банк, інші, повернення), спільні розподіляються правилами; податки окремо; закупівля грошима, внески, виведення й позики — довідково, у прибуток не входять. Тому «Виручка» тут ≠ «Дохід» «Грошового потоку» того ж місяця: там — коли гроші прийшли (виплати майданчиків, накладені платежі), тут — коли замовили.
• Річний баланс — по гаманцях: на 01.01 (стартовий залишок + операції до року), доходи й витрати року (з переміщеннями — це обіг гаманця), на 31.12. «Разом» — лише гроші бізнесу (банк, готівка, платіжні рахунки); транзит, кабінети майданчиків, кишені — нижче довідково. Фільтр «Юрособа» — гаманці юрособи.
• За класами — суми за період за класами категорій (продажі, інші доходи; комісії, доставка, реклама, зарплата, постійні, банк, податки…), без переміщень і без операцій без категорії: «Дохід», «Витрата (без закупівлі товару)», «Закупівля товару (запас)», «Прибуток за класами (без закупівлі)», «Грошовий результат (із закупівлею)»; внески, виведення й позики — окремо, не дохід і не витрата. Суми збігаються з «Грошовим потоком» за той самий період (той звіт — по категоріях, цей — по класах).
• Клієнти — фактичні надходження з клієнтом (з платежу, інакше з угоди) за період, без переміщень: дохід, оплат, угод, середній чек = дохід ÷ (угод з оплатою + оплат без угоди). Нараховані доходи угод майданчиків (транзит) сюди входять — вони по угоді; виплата майданчика на рахунок — ні (переміщення).
• Графіки — «Дохід і витрата по періодах» (стовпчики: дохід, витрата без закупівлі, закупівля блідим), плитки «Дохід», «Витрата» (без закупівлі), «Закупівля товару», «Прибуток» (без закупівлі), «Грошовий результат»; кільце часток категорій (для витрат — без закупівлі, вона підписана під кільцем); «По гаманцях» — обороти за період і баланс зараз: гроші бізнесу й «Разом у гривні», транзит і кабінети майданчиків — довідково.
• Свій звіт (з 20.10) — конструктор: період і крок (місяць, тиждень, день або без розбивки), розріз (категорія, клас категорії, бізнес, гаманець, канал продажу, юрособа, контрагент, напрямок), показники чіпами (дохід, витрата без закупівлі, закупівля товару, прибуток без закупівлі, грошовий результат, кількість операцій — можна кілька), фільтри «Гаманець», «Бізнес», «Напрямок». Таблиця «розріз × період»: при кількох показниках під кожним періодом — колонка на показник, праворуч «Разом», унизу підсумок; рядки за спаданням обороту, не більше 500 (звузьте період чи розріз). Канал операції — канал її угоди (номер замовлення майданчика, акаунт, джерело); нарахована комісія без угоди — з її позначки (prom:deal:…); операція без угоди — «Без каналу». Суми — за спільними правилами вище (без переміщень, закупівля окремо, у гривні). Збережені звіти: налаштували → «+ Зберегти фільтр» → назва; чіпи над формою підставляють збережене (особисті, як збережені фільтри списків; керування — клік по «Збережені»). XLSX і PDF — та сама таблиця.
• Гроші в товарі, Маржа каналів, Капітал, Податки — нижче в цьому розділі та в розділах 7в–7ґ.
• Звірка з «Маркетплейсами» (розділ 7а): комісії за період у картках майданчиків = клас «Комісії майданчиків» у «За класами» і сума категорій комісій у «Грошовому потоці» за той самий період (без комісій NovaPay і RozetkaPay за переказ виплати — вони з транзиту й тут теж є, але в картках майданчиків показані окремо як винагорода за переказ).
• «Грошовий потік» (з 20.10): блок «Закупівля товару (запас)» — під витратами, окремо: туди йдуть категорії класів «Закупівля товару» і «Документи й доставка партії». Це гроші за товар на склад, а не витрата періоду, тому рядок «Прибуток» = дохід − витрата без закупівлі, а «Грошовий результат» під ним = дохід − витрата − закупівля (скільки грошей лишилось); «Наростаючий підсумок» — за грошовим результатом. Справжня маржа з собівартістю проданого — у «P&L по бізнесах» (посилання під блоком). Поточний місяць підписано «Жовт. · до 20.10» і показано сірішим — він неповний, не порівнюйте з минулими. Категорії з часткою менше 1 % згорнуто в рядок «Інші (N)» («показати всі» розгортає); великі — за спаданням «Всього». Рядок «Без категорії» підсвічено — поруч посилання «розібрати у «Вхідних»». Клік по сумі (категорія × місяць або «Всього») відкриває «Операції» з фільтрами: період, категорія, напрямок, гаманець і бізнес звіту; для «Без категорії» у фільтрі «Категорія» є значення «Без категорії». «Звіт P&L» по місяцях має ті самі колонки закупівлі й грошового результату.
• «Гроші в товарі» (з 20.10): зверху три плитки — склад за партіями (штук і гривень за собівартістю партій), сплачено за товар у дорозі (закупівлі зі статусом «в дорозі»: сплачено, повна вартість і скільки ще винні — як у картці закупівлі) і разом «заморожено» (склад + сплачене за дорогу). Під ними — оборотність: собівартість продажів за останні 90 днів у середньому за місяць (угоди без скасованих, як у «P&L по бізнесах») і на скільки місяців вистачить складу, а разом із товаром у дорозі (за повною вартістю) — теж. Таблиця товарів: залишок за партіями, собівартість залишку, продано за 90 днів (шт, ₴, маржа %), днів запасу (залишок ÷ середні продажі на день; «—» — за 90 днів не продавався, «> 1 року» — запасу понад рік); пошук, сортування кліком по заголовку, фільтр «лише «хвіст» / лише без собівартості» (кнопки над таблицею — те саме). «Хвіст» — залишок є, а продано за рік менше ніж на 500 ₴; «без собівартості» — залишок є, а собівартість 0 у партіях чи в картці товару (запас недооцінено, маржа продажів завищена — заповніть собівартість у картці). Під таблицею — дві «правди» про запас: партії проти карток товарів, різниця й товари, звідки вона (здебільшого від'ємні залишки на картках); звіт рахує за партіями — з цією собівартістю склад списує продане. XLSX і PDF — з тим самим фільтром.
• «Маржа каналів» (з 20.10): за період (типово — минулий і цей місяць; «Цей місяць», «Минулий місяць», «З початку року» або свої дати) по каналах — Prom, Rozetka, ОЛХ, Епіцентр, Kasta, дропшипери, сайти, Telegram, «Інше»: угоди, скасовано (lost/failed, шт і %), виручка й собівартість (як у «P&L по бізнесах»: за датою замовлення, без скасованих), валова маржа %, комісії, доставка клієнтам і маржа після комісій (₴ і % виручки), внизу «Разом». Комісія — по кожній угоді: нарахування каналу в журналі (з дати переходу, коли правило каналу ввімкнено), інакше — за правилом каналу у «Звірці» (Prom і Rozetka — сума з поля угоди, Епіцентр 17 %, Kasta 25 %, ОЛХ 20 ₴ + 3 % за ОЛХ Доставкою; так само рахує Марія), плюс комісії журналу, прив'язані до угоди (наприклад комісія NovaPay); доставка — операції класу «Доставка клієнтам» по угоді. Комісії й доставка з журналу без угоди (поповнення балансу майданчиків з KeepinCRM) у таблицю не входять, щоб не рахувати двічі, — їх сума за період під таблицею. Червоним підсвічено канал, де скасовано більше 20 % угод або маржа після комісій менша за 40 % виручки. Угоди-копії Епіцентру (наші копії угод KeepinCRM з тією самою хвилиною й сумою) не рахуються. Звіт рахує виручку всього бізнесу, тож відкривається тим, кому відкриті всі гаманці. XLSX і PDF.
• Фільтр «Бізнес» у звітах: «Усі», «Спільні (без бізнесу)» або один бренд.
• Перекази між своїми гаманцями — не дохід і не витрата: у «Грошовому потоці», «Графіках» і підсумках їх нема (у звіті одного гаманця — є, це його обіг). Переказ — лише пара операцій без категорії; пов'язані платежі зі старої KeepinCRM (наприклад закупівля частинами) — звичайні доходи й витрати, у звітах вони є (виправлено 19.10). Інші валюти — у гривні за курсом «Валюти і курс»; «Разом» річного балансу — теж у гривні (валюта без курсу не входить і підписана). Межі днів, місяців і року — за київським часом (31.10 о 23:30 — жовтень). Дата у фільтрі не за зразком (РРРР-ММ-ДД) — помилка, а не «за весь час».
• Звіти «Грошовий потік», «Річний баланс», «Клієнти» вивантажуються в XLSX і PDF; «Звіт P&L» — це «Грошовий потік» за класами, його файл — у вкладці «Грошовий потік». У файлі «Грошового потоку» — ті самі блоки (дохід, витрата, закупівля товару) і рядки «Прибуток», «Грошовий результат», «Наростаючий підсумок»; усі категорії повністю; неповний місяць — у заголовку колонки й підписі.
• «Експорт платежів»: «Відфільтровані» або «Усі за весь період», з вибором колонок, у XLSX.

9Автоплатіж на етапі угоди

Налаштування›Воронки й етапи«Налаштування → Воронки й етапи» → у рядку етапу «Автоплатіж»: гаманець і категорія. Коли угода приходить на цей етап, несплачена сума проводиться доходом; повторно не дублюється. Перенесення угод між етапами в налаштуваннях автоплатіж не запускає.

Довідники

Гаманці й категорії — скелет обліку: кожна операція лягає в гаманець (де гроші) і категорію (стаття), а від класу категорії залежить, як вона впливає на прибуток у P&L, капіталі й податках; від доступу до гаманця — хто що бачить і через що може платити.

• Вкладка «Довідники» (/crm/finance/dicts) — те саме, що Налаштування›Фінанси›Гаманці«Налаштування → Фінанси → Гаманці» і «Категорії фінансів», але під рукою в «Фінансах». «⋮» гаманця: «Редагувати» (назва, валюта, стартовий залишок, вид, бізнес, юрособа, банк), увімкнути чи вимкнути, «Доступ до гаманця» (лише адміністратор), «Видалити» (гаманець з операціями не видаляється — вимкніть). «⋮» категорії: «Підкатегорія», «Перейменувати», «В архів» (якщо є операції) або «Видалити», «Повернути з архіву».
• Що важливо зробити один раз: правильний клас у кожної категорії (пігулка «перевірте клас» — клас вгадано за назвою, див. 1а); вид у кожного гаманця — «Транзитний» для майданчиків і накладених платежів, «Особистий» для кишень партнерів, інакше вони потраплять у «Гроші бізнесу»; стартовий залишок на дату переходу — без нього баланс не зійдеться з банком.
• Переказ між своїми гаманцями категорії не потребує — це не витрата й не дохід; категорія потрібна лише грошам, що прийшли ззовні або пішли назовні.

Фіскальні чеки

Вкладка «Фіскальні чеки» (/crm/finance/receipts) — усі чеки Checkbox компанії і контроль: чи на кожну отриману угоду пробито чек. Продаж без фіскального чека для податкової — порушення зі штрафом, тому пропущені треба бачити одразу й виписувати звідси. Як чек створюється (вручну з картки угоди і автоматично тригером «Чек Checkbox: замовлення отримано»), каси, касири й типи оплати — стаття Checkbox.

• Журнал чеків — як Фінанси›Фіскальні чеки«Фінанси → Фіскальні чеки» у KeepinCRM: пошук за фіскальним номером, угодою, касиром; фільтри дати, організація (каса), продаж чи повернення, стан (проведено / фіскалізується / помилка); лічильник і суми вибірки; клік по номеру — перегляд чека, по угоді — її картка.
• Контроль (перемикач угорі; з тривоги «Огляду» відкривається одразу) — період (типово з 1-го числа; «Цей місяць», «Минулий місяць») і канал:
  • плитки: Потрібен чек — отримані (виграні) угоди періоду з сумою більше нуля, крім каналів без контролю; Чек є — чинний чек нашої каси (окремо — скільки пробила ще KeepinCRM до переходу, їх суми CRM не знає); Без чека; Покриття — частка угод з чеком; Чеки проти виручки — виручка угод з нашим чеком мінус сума їхніх чеків (нуль — чеки на всю суму; різниця — часткові чеки, знижка чи доставка поза чеком). Період — за датою замовлення (як P&L), угода «отримана» — результат «виграно» або етап з роллю «виграно» («Отримано», «Отримано Покупцем»…).
  • таблиця по каналах (Prom, Rozetka, Kasta, Епіцентр, ОЛХ, сайти, Telegram, «Інше»): клік по каналу фільтрує список; адміністратор галочкою «Без контролю» виключає канал, якому чек не потрібен (типово контролюються всі — у KeepinCRM чек пробивали кожному каналу);
  • чому без чека — пігулки з причинами: «автоматичний чек вимкнено», «етап не запускає чек» (угода виграна на етапі, якого нема в умові тригера), «отримано до запуску тригера» (у KeepinCRM чи до 15.10), «помилка тригера» (нема типу оплати, каси, зміни — текст з журналу тригера), «тригер пропустив» (нема позицій), «помилка Checkbox», «чек повернено, нового нема»;
  • список: угоди без чека, скасовані з неповерненим чеком («поверніть чек у картці угоди»), з кількома чинними чеками, з сумою чеків, що відрізняється від суми угоди більше ніж на 1 ₴; фільтри «Усі проблеми / Без чека / Скасовані з чеком / Кілька чеків / Сума не та / З нашим чеком / Чек KeepinCRM / Ще не отримані»;
  • «Виписати» у рядку або «Виписати всі пропущені / вибрані» (галочки) — після підтвердження створює чек так само, як +›Фіскальний чек«+ → Фіскальний чек» у картці угоди: каса за юрособою угоди, тип оплати з поля «Тип оплати checkbox», ваш доступ до каси («Доступи» профілю), зміна відкривається сама; захист «один чек на угоду» діє. Що не вдалося (нема типу оплати, каси) — у повідомленні з причиною по кожній угоді, решта виписується. До 30 чеків за раз; щойно отримані (менше години) у тривогу не входять — тригер ще працює.
• Тривога в «Огляді» «Фіскальні чеки: N угод потребують уваги за 30 днів» — отримані без чека (сума) і скасовані з неповерненим чеком; кнопка «Чеки» веде на «Контроль». Інтеграцію Checkbox вимкнено — тривоги нема (чеків не буде зовсім — про це каже сама вкладка).
• Для ШІ: checkbox_control (date_from, date_to, channel, status) — ті самі цифри й список; checkbox_control_issue (deal_ids) — виписати, через підтвердження людини.