Угоди

1Налаштування

Усе налаштовує людина з правом на «Налаштування», без розробника.

• Поля угоди — Налаштування›Типи даних›Угоди«Налаштування → Типи даних → Угоди» (з розділу — ⋮›Налаштувати поля«⋮ → Налаштувати поля», з картки — ⋮›Налаштувати поля угоди«⋮ → Налаштувати поля угоди»; пункт видно адміністратору). Тут вбудовані поля (назва, клієнт, воронка, етап, джерело, відповідальний, коментар, дата завершення, бренд і юрособа) і власні поля будь-якого типу. Для кожного поля: «обов'язкове» (без значення угода не збережеться ні вручну, ні через API), «при створенні» (поле є в шторці «Нова угода»), «у списку» (колонка), порядок — перетягуванням. Системні поля позначені замком: їх не можна вимкнути чи змінити тип. Поле можна прив'язати до окремих воронок («Воронки продажів: усі / лише вибрані») — тоді картка й шторка показують його лише в цих воронках. Поля клієнта з позначкою Також відображати у розділах›Угоди«Також відображати у розділах → Угоди» видно внизу «Даних угоди» блоком «Поля клієнта».
• Воронки й етапи — Налаштування›Воронки й етапи«Налаштування → Воронки й етапи»: «+ Воронка», «+ Етап», назва, колір, роль етапу, колонка «Склад» (нічого / списати / повернути), автодії етапу (змінити відповідального, перенести або скопіювати в іншу воронку, перенести в архів), «Причини виграшу» і «Причини програшу», «Хто має доступ» («Усі користувачі CRM» або «Лише вибрані»).
• Правила — Налаштування›Переходи по етапах«Налаштування → Переходи по етапах» (заборонені переходи), «Валідація» (умова → текст помилки), «Терміни по замовленнях в етапах» (ліміт часу на етапі → угода «Протермінована»).
• Угоди: загальні — Налаштування›Угоди: загальні«Налаштування → Угоди: загальні»: «Групи товарів», «Юрособа обов'язкова при закритті угоди», «Доступ до угод за брендами людини» (людина бачить угоди лише брендів своїх компаній з картки в «Користувачі» і угоди без бренду).
• Довідники — Налаштування›Джерела«Налаштування → Джерела», «Теги».
• Доступ — галочка «Угоди» у Налаштування›Розділи меню«Налаштування → Розділи меню» (ті самі галочки є в картці людини в «Користувачі»).

2Знайти угоду: пошук, фільтри, збережені фільтри

Пошук знаходить угоду за назвою, номером, ТТН, телефоном, клієнтом чи email; фільтри звужують список за воронкою, етапом, джерелом, відповідальним і датами, а вдалий набір фільтрів зберігається під назвою.

1. Відкрийте «Угоди». Угоди в роботі показуються одразу.
2. Пишіть у пошук: назва чи номер угоди, ТТН, телефон або назва клієнта.
3. Під шапкою — фільтри: «Усі воронки», «Усі етапи», «Усі джерела», «Усі бренди», «Усі відповідальні», «В роботі / Архів / Усі», «Протерміновані», період «з … по …» (дата оформлення) і додаткові поля, для яких увімкнено фільтр.
4. Кнопка «Архів» у шапці з лічильником показує архівні угоди; повторне натискання «Архів» або «Таблиця» / «Канбан» повертає до угод у роботі.
5. Потрібний набір фільтрів збережіть: «+ Зберегти фільтр» (кнопка з'являється, щойно ви щось відфільтрували) → назва. Фільтр з'явиться в «Збережені фільтри»; клік підставляє його. Збережені фільтри особисті.
6. «Колонки» під таблицею — які колонки бачити саме вам; «Скинути» повертає вигляд з налаштувань.

На телефоні фільтри сховані за кнопкою «Фільтри», а рядки списку стають картками.

3Створити угоду

Нову угоду створюють кнопкою «+ Нова угода»: клієнт, товари, оплата й доставка в одній шторці. Які поля в ній є, які обов'язкові й що підказано під кожним — вирішуєте ви в Типи даних›Угоди«Типи даних → Угоди».

1. Натисніть «+ Нова угода».
2. Знайдіть клієнта за телефоном або назвою, або заповніть «Новий клієнт: назва / ПІБ» і «Телефон».
3. Виберіть воронку й етап, заповніть поля (обов'язкові позначені).
4. Додайте товари: відкриється вікно складу з папками, пошуком і «лише в наявності»; «+» додає позицію і лишає вікно відкритим. Позицію поза складом додайте як вільну («Назва товару чи послуги»). Галочка «резерв» резервує товар.
5. За потреби вкажіть «Оплата (сума)», ТТН і адресу доставки. Поле «Коментар» і поля типу «Текст» ростуть разом із текстом; кнопка-рамка в куті поля відкриває його шторкою збоку, «Готово» переносить текст назад у форму.
6. Збережіть. Номер «№…» угода отримує сама.

4Картка угоди

Картка угоди збирає все про одне замовлення: дані, товари, оплати, доставку, документи, файли, задачі й журнал. Непотрібні вам блоки можна вимкнути для себе в Мій акаунт›Вимкнення непотрібних блоків«Мій акаунт → Вимкнення непотрібних блоків».

Ліворуч — «Дані угоди» (значення змінюються кліком по ньому, Enter зберігає), панель маркетплейсу (лише коли замовлення прийшло з API площадки — Prom, Rozetka, Kasta, Епіцентр, OLX: в угоді є номер замовлення площадки; угоді, яку створили вручну чи ШІ з таким джерелом, панель не показується; ID замовлення й назва панелі відкривають замовлення в кабінеті Prom, Rozetka чи Епіцентру, рядок «ТТН» — з кнопкою «Скопіювати», «?» — статтю WIKI цієї інтеграції у шторці; статус замовлення й оплати — кольоровою пігулкою людською мовою, напр. «Оплачено», а не код площадки), «Товари», «Доставка», «Завдання», «Фінанси», «Документи», «Файли» (кожен файл — квадратик-прев'ю, як у KeepinCRM: мініатюра першої сторінки PDF чи фото, для інших — тип файлу; під ним назва, розмір і дата; натиск відкриває файл, «✕» у куті — «Відкріпити»; додати можна й з буфера — клацнути по блоку «Файли» і Ctrl+V, див. «Налаштування» §5б). Праворуч — «Всього», «Сплачено», «Очікується», вкладки «Нотатки», «Чати», «Email» і «Журнал активності», де видно, хто й коли що змінив.

Довгий текст — «Коментар» і власні поля типу «Текст» (напр. «Коментар для ШІ ЛЮДИ»). У картці текст показується так, як його написали: з абзацами й переносами рядків; довгий згорнуто до шести рядків, «Розгорнути» показує весь, «Згорнути» — знову коротко. Натиск по полю відкриває шторку збоку (на телефоні — знизу на весь екран): велике поле з курсором у кінці тексту, під ним підказка поля з Типи даних›Підказка«Типи даних → Підказка» і лічильник знаків. «Зберегти» (або Ctrl+Enter) зберігає і закриває шторку, угорі праворуч з'являється повідомлення про збереження. Якщо сервер не прийняв текст, причина з'являється над кнопками, а шторка лишається відкритою з вашим текстом. «Скасувати», «×», Esc чи натиск поза шторкою закривають її; якщо текст змінено, спершу спитають «Закрити без збереження?». Enter у шторці — новий рядок.

У «⋮» шапки картки: «Виграно», «Програно», «Змінити воронку», «Надіслати SMS», «Перевірити в BlackBox», «Додати в BlackBox», «В архів» або «Розархівувати», «Налаштувати поля угоди», «Видалити». Пункт з'являється лише тоді, коли дія можлива.

У картці клієнта в угоді «Інші угоди: N» — скільки ще угод у клієнта, крім цієї (лише ця угода — 0); натиск відкриває угоди клієнта. Статус клієнта «Постійний», коли інші угоди є, інакше «Новий».

Під етапами — смуга «Склад»: зелена «Склад: зібрано 21.10 17:49 (хто)», де «хто» — збирач; червона «зібрано ПОВТОРНО — N рази», коли угоду збирали кілька разів (перевірте, чи нема на складі зайвої посилки); жовта «Склад: повернуто менеджеру … — не зібрано» з причиною, коли збирач повернув замовлення (кнопка «Повернути менеджеру» в «Складі»). Зібраною вважається лише угода, яку збирач позначив «Зібрано» в «Складі». Якщо ви самі перевели угоду на етап «Зібрано» кнопкою чи кружечком етапу, смуги не буде, і збирач не отримає попередження «вже збирали». Повернення теж збіркою не вважається.

Під етапами — смуга BlackBox (коли інтеграцію підключено): кожна угода перевіряється сама, смуга показує «покупця в базі нема», «знайдено в базі несумлінних», «перевірка в черзі» чи «не вдалося перевірити», а кнопка «Перевірити ще раз» перевіряє заново. Детально — BlackBox.

На телефоні картка йде в одну колонку, етапи — смугою «Етап N з M», товари — картками позицій. На телефоні й у вузькому вікні (до 1100 px) ряд етапів гортається пальцем, стрілками ‹ › по краях ряду або перетягуванням мишею; стрілку видно, лише коли в той бік є ще етапи.

Адреса угоди — /crm/deals/<id>. Угоду замовлення маркетплейсу можна відкрити і за номером: /crm/deals/order/<канал>/<номер> (канал — prom, rozetka, kasta, epicentr, olx). Сторінка сама знаходить угоду (за полем «№ замовлення», інакше за назвою серед угод джерела каналу) і відкриває картку; не знайшла — пише чому і пропонує перейти до списку. Такі посилання стоять на номерах замовлень Prom і Rozetka в «Переписках» і відкриваються в новій вкладці (див. Переписки).

5Перевести на етап, змінити воронку

Етап показує, де зараз замовлення. Зміна етапу може списати товар, провести оплату чи створити завдання — так налаштовано у воронці.

1. У шапці картки натисніть кнопку з назвою наступного етапу («→ …») або виберіть етап у списку поруч.
2. Якщо перехід заборонено налаштуваннями, з'явиться пояснення, і етап не зміниться.
3. Після переходу спрацюють налаштування етапу: склад (списати / повернути) і автодії. Запис з'явиться в журналі. Поки етап зберігається, обраний крок притишений, біля лічильника — «Зберігаю етап «…»…», а повторні натискання не діють (раніше кожен натиск ішов окремим запитом, і угода «не реагувала»). Результат приходить повідомленням поверх сторінки — праворуч угорі на комп'ютері, над нижнім меню на телефоні: «Етап змінено на «…»», «Етап не змінено: угода вже на етапі «…»» чи «Автодія етапу «…» перевела угоду на «…»» (зникає саме за кілька секунд). Якщо етап змінити не вдалося (наприклад, «списання в мінус заблоковано»), повідомлення з червоною крапкою висить, поки ви його не закриєте або не натиснете «Повторити»; усередині картки банерів нема. Так само приходять результати всіх дій в угоді: списання, резерв, ТТН, SMS, документи, чеки, «В архів» (зі «Скасувати» на 8 секунд).
4. Щоб перенести угоду в іншу воронку: ⋮›Змінити воронку«⋮ → Змінити воронку» → воронка й етап (типово — початковий).

6Товари і склад

Товари угоди — позиції зі складу, прайс-листа або вільні рядки. З них рахується сума угоди, а склад резервує й списує товар за етапами воронки.

• «+» у блоці «Товари» відкриває вікно складу. Колонка «Склад» показує стан позиції: резерв, списано, на складі.
• У вікні «Додати товар» біля назви товару, який уже є в угоді, — «у угоді ×N» (скільки його в угоді). Зайве додали — «Відняти» в кінці рядка: кількість останньої позиції цього товару зменшується на число з поля «Кількість», а позиція з меншою кількістю прибирається. Коли в Налаштування›Товари«Налаштування → Товари» увімкнено «Заборонити додавати товар, якого немає в наявності», «+» у рядку без вільного залишку вимкнений.
• Списану позицію не видаляють і не зменшують (власник 21.10): інакше товар зник би зі складу без продажу. Спершу ⋮›Повернути на склад«⋮ → Повернути на склад» (залишок повертається), тоді «Видалити позицію», «Відняти» чи нова кількість. Збільшити кількість і змінити ціну можна.
• У мінус не списується, коли в Налаштування›Товари«Налаштування → Товари» увімкнено «Заблокувати списання товару, якщо наявність 0». Людина, яка переводить угоду на етап, що списує товар, побачить «Етап «…» не змінено: «артикул»: в наявності 0, а списується 1 …», і етап лишиться старим. Автоматичний перехід (трекінг доставки, приймання замовлень, автодії) етап змінює — посилка вже поїхала, — але позицію без залишку не списує: у журналі угоди «не списано: товару нема в наявності …», а в дзвіночку «Сповіщення складу» (над вкладками складу) — «Не списано: нема в наявності» з посиланням на угоду. Оприбуткуйте товар і спишіть позицію: ⋮›Списати зі складу«⋮ → Списати зі складу».
• Назву позиції видно повністю. Назва позиції з прайс-листа — посилання: натиск відкриває шторку цієї позиції (усі фото, артикул, ціни, канал, папка, наявність, опис) з кнопкою «Відкрити в прайс-листі». Фото в колонці «Фото» — з товару складу, а якщо його нема — з позиції прайс-листа.
• «⋮» позиції: «Зарезервувати», «Зняти резерв», «Списати зі складу», «Списати частково…», «Повернути на склад», «Прив'язати до товару складу…», «Перемістити в групу…», «Видалити позицію».
• «⋮» блоку: «Списати все зі складу», «Повернути все на склад».
• Позиція «не пов'язано зі складом» (так підписано під назвою) — прийшла з площадки чи сайту з артикулом, якого нема на складі, або додана вільною. Списати її все одно можна:
  1. ⋮›Списати зі складу«⋮ → Списати зі складу» спершу шукає за артикулом товар складу, а якщо його нема — позицію прайс-листа з тим самим артикулом, пов'язану зі складом. Позиція, додана з прайс-листа, списує свої пов'язані товари складу; без зв'язки — товар складу з її артикулом (20.10), а без такого товару — послуга, складу не чіпає. Набір «ПА0001-N3» (3 рулони ПА0001) списується як 3 × ПА0001 на кожну штуку позиції. Регістр і кирилиця/латиниця в артикулі (А000044 і A000044) не важать, коли такий товар один. Якщо на складі дві різні картки, що відрізняються лише літерою (К000028 кирилицею і K000028 латиницею), береться та, де артикул збігається точно. Без точного збігу позиція лишається не пов'язаною — прив'яжіть її вручну (23.10). Якщо в «артикулі» позиції — id оголошення з площадки (старі замовлення Prom: 9242016), береться позиція прайс-листа цього оголошення, коли вона пов'язана зі складом.
  2. Якщо за артикулом нічого не знайшлося — ⋮›Прив'язати до товару складу…«⋮ → Прив'язати до товару складу…», знайдіть товар за назвою чи артикулом і клацніть його. Ціна й назва позиції лишаються, собівартість береться з товару, якщо її не було. Набір прив'язуйте через прайс-лист: у позиції прайс-листа вкажіть товари складу й кількість — тоді позиції угод з цим артикулом зв'яжуться самі.
  3. Нові замовлення з площадок і сайтів пов'язуються так само одразу, ще при створенні угоди.
  4. Етап, що списує товар, пропускає позиції без зв'язку і пише в журнал угоди «не списано: …» з їх артикулами. Позиції без артикула (доставка, пакування) складу не стосуються, їх не згадано.
• Зв'язок зі складом пишеться в журнал угоди («зв'язок зі складом: товар складу … / прайс-лист …»). Списану чи зарезервовану позицію не перев'язують: спершу «Повернути на склад».
• Якщо групи товарів увімкнено, «+ Група» додає блок; сума угоди від груп не змінюється.

7Оплати, доставка, документи

Оплати лягають у «Фінанси» й зменшують «Несплачено»; доставка створює ТТН і переводить угоду на етап за статусом посилки; документи збираються з шаблонів за даними угоди.

• Оплата: «+» у блоці «Фінанси» → напрямок (дохід чи витрата), гаманець, категорія, сума, дата, коментар. Платіж одразу стає операцією у «Фінансах», а «Сплачено» і «Очікується» перераховуються. Бізнес операції — за товарами угоди; поля угоди чи клієнта можна передавати в поля операції правилом Угода›її оплати й операції«Угода → її оплати й операції» (Налаштування›Правила передачі«Налаштування → Правила передачі»).
• Блок «Фінанси»: угорі «Всього», «Сплачено», «Очікується», «Витрати», «Прибуток» і «Маржа», у шапці блоку — статус оплати («Сплачено», «Частково сплачено», «Не сплачено»), під ними смужка: скільки суми угоди вже сплачено. «Витрати» — додаткові витрати по угоді (доставка за наш рахунок, комісії), вони віднімаються від прибутку; клік по сумі — змінити.
• Платежі угоди — рядками під зведенням: сума (зелена — дохід, червона — витрата), пігулки «банк» (прийшов з виписки) і «план» (гроші ще не прийшли), іконка скріпки з кількістю квитанцій, дата; нижче — гаманець, категорія, клас, бізнес і хто провів, окремим рядком — коментар. Натиск на суму відкриває саму операцію «Фінансів» тут же, поверх угоди: змінити, додати квитанцію, видалити; після збереження угода перераховується. Натиск на гаманець відкриває Фінанси›Операції«Фінанси → Операції» з фільтром цього гаманця (Ctrl-клік — у новій вкладці).
• Посилання на оплату видно в блоці, лише коли підключено LiqPay чи MonoPay або в угоди вже є посилання; підключають їх в «Інтеграціях», окремої підказки в угоді нема.
• Доставка: «+» у блоці «Доставка» або «Додати місце» під таблицею відкриває шторку «Створити ТТН»; «вручну» — запис наявного номера (і для Kasta та «Магазинів Rozetka» на Prom: у шторці «Створити в кабінеті / Додати ТТН»; якщо в угоді вже є рядок тієї служби без номера, номер лягає в нього). Поки ТТН нема, дані замовлення (з Prom, Rozetka, сайтів…) — у полях блоку: «Адреса доставки», «Одержувач», «Телефон одержувача» і «Спосіб доставки»; з них бере дані шторка «Створити ТТН». «Адреса доставки» — як у KeepinCRM: місто, вулиця, будинок і точка з номером («Київ, вул. Якуба Коласа, 15, Відділення №88»; з описом служби — «Київ, Відділення №88 (до 30 кг): вул. Якуба Коласа, 15»), номер відділення чи поштомата не клеїться у вулицю. Рядок у таблиці з'являється лише з номером ТТН; біля номера — кнопка «Скопіювати». «⋮» рядка ТТН (є на початку й у кінці рядка — таблиця ширша за картку): «Передати ТТН на Prom/Rozetka/Kasta/Епіцентр» (угода з маркетплейсу), «Роздрукувати стікер», «Оновити статус», «Відкрити на сайті служби», «Скопіювати номер ТТН», «Видалити ТТН» (у перевізника і з угоди). У клітинці ТТН угоди з маркетплейсу — постійна кнопка «На Prom/Rozetka/Kasta/Епіцентр» (передати ТТН; коли ТТН уже на площадці — значок площадки з галочкою; площадка приймає ТТН лише на певному статусі замовлення, Helomi спершу переводить замовлення туди, етап угоди не змінюється). Докладно — стаття «Доставки і ТТН».
• Документи: «+» у блоці «Документи» → шаблон; документ створюється одразу з даними угоди. «+» → «Завантажити свій документ…» — файл (Word, Excel, PDF, фото) стає документом угоди в нашому форматі. «Редагувати» — правка прямо на аркуші, лише цей документ; номер міняється олівцем у вікні документа. Докладно — стаття «Документи».

8Закрити, в архів, видалити

1. ⋮›Виграно«⋮ → Виграно» або ⋮›Програно«⋮ → Програно» → причина зі списку воронки (або без причини) і коментар. Угода переходить на етап з відповідною роллю (якщо він є) і йде в архів; причина з коментарем потрапляє в нотатки й журнал.
2. ⋮›В архів«⋮ → В архів» прибирає угоду в архів без результату; «Розархівувати» повертає.
3. Угода, посилку з якої отримано, іде в архів сама: трекінг перевізника оновлює статус ТТН кожні N хвилин, і «отримано» переводить угоду у «Виграно» й архів (налаштування перевізника: «Оновлювати статуси ТТН автоматично», «Посилку отримано → угода «Виграно» в архів»).
4. ⋮›Видалити«⋮ → Видалити» після підтвердження видаляє угоду: резерв знімається, списані товари повертаються на склад, платежі видаляються з відкатом балансу гаманця, документи лишаються без угоди.

У списку ті самі дії є в «⋮» рядка: «Відкрити», «В архів» / «Розархівувати», «Видалити».

9Канбан

Перемикач «Канбан» показує етапи вибраної воронки колонками з кількістю й сумою. Перетягніть картку на інший етап — це звичайна зміна етапу з усіма перевірками. Під час перетягування над дошкою з'являються зони «Виграно» і «Програно». На комп'ютері дошка займає висоту екрана: картки гортаються всередині колонки, а смуга прокрутки вбік завжди видна внизу дошки.

10Масові дії і SMS

1. Позначте угоди галочками або «Вибрати всі на сторінці»; щоб узяти всі за фільтром — «Вибрати всі за фільтром (N)».
2. Унизу з'явиться панель «Вибрано: N»: «Масові зміни», «SMS», «Видалити», «Скасувати вибір» (в архіві — лише «SMS» і «Видалити»).
3. «Масові зміни»: головний відповідальний, воронка й етап, результат і причина, джерело, філія, додаткове поле (встановити або очистити), «Створити завдання для всіх угод». Понад 200 угод обробляються у фоні зі смужкою прогресу; у підсумку — скільки оновлено, без змін і з помилками.
4. «SMS» надсилає шаблон або свій текст на основний телефон клієнта кожної угоди через TurboSMS (кабінет, підпис і шаблони — з картки Інтеграції›SMS (TurboSMS)«Інтеграції → SMS (TurboSMS)»); у тексті — змінні {{.client.name}}, {{.agreement.title}}, {{.agreement.total}}, {{.last_delivery.ttn}} (старі {client.name}, {deal.title}, {deal.total} теж працюють). Без токена чи підпису кнопка сіра з підказкою. Деталі — SMS (TurboSMS).

Окремої галочки доступу на масові дії з угодами нема — їх може робити кожен, кому відкрито «Угоди».

11Імпорт і експорт

«⋮» у шапці списку → «Імпорт» або «Експорт». Файли сумісні з шаблонами KeepinCRM. Покроково — стаття «Імпорт і експорт».