Завдання
Завдання (задача) — дія з терміном і відповідальним: подзвонити, надіслати рахунок, перевірити оплату. Задачу можна прив'язати до угоди або клієнта, дати їй тип, пріоритет, чек-лист, нотатки й файли; усі задачі з карток угод і клієнтів збираються в одному розділі «Завдання».
На цій сторінці
Можливості
- Один список усіх задач з угод, клієнтів і вільних; блок «Завдання» в картці угоди й вкладка «Задачі» в картці клієнта.
- Три вигляди: «Дошка» (по днях або по статусах, з перетягуванням), «Список», «Архів»; вид за замовчуванням обираєте ви.
- Типи завдань з іконками; тип підставляє назву задачі.
- Статуси «У роботі», «Відкладено», «Виконано»; пріоритети «Терміновий», «Високий», «Звичайний», «Низький».
- Червона цифра біля пункту меню «Завдання»: ваші задачі на сьогодні й прострочені.
- Швидке створення з будь-якої сторінки — Alt+Shift+T.
- Масові дії з вікном прогресу; доступ «лише свої / усі».
- Задача автоматично, коли угода приходить на етап.
- Імпорт і експорт XLSX у форматі KeepinCRM.
1Налаштування
- Поля й типи — Налаштування›Типи даних›Завдання«Налаштування → Типи даних → Завдання» (з розділу — ⋮›Налаштувати поля«⋮ → Налаштувати поля», видно адміністратору). Тут «Типи завдань» (назва й іконка, «+ Додати», порядок перетягуванням; тип, у якого вже є задачі, лише архівується) і «Поля завдань»: вбудовані й власні поля з позначками «обов'язкове», «при створенні», «у списку». Поля клієнта з позначкою Також відображати у розділах›Завдання«Також відображати у розділах → Завдання» видно в задачі під «Клієнт».
- Доступи — у Налаштування›Розділи меню«Налаштування → Розділи меню» (або в картці людини в «Користувачі»): «Завдання» (сам розділ), «Завдання: усі, не лише свої» (без галочки людина бачить лише задачі, де вона відповідальна або автор), «Завдання: масові дії».
- Задача на етапі — Налаштування›Воронки й етапи«Налаштування → Воронки й етапи», кнопка «завдання» в рядку етапу (див. розділ 8).
2Створити завдання
- У розділі «Завдання» натисніть «+» (або Alt+Shift+T на будь-якій сторінці). У картці угоди — «+» у блоці «Завдання», у картці клієнта — на вкладці «Задачі».
- Заповніть назву (або виберіть тип — назва підставиться), головного відповідального (типово ви), дату й час завершення, статус, за потреби пріоритет, контакт, коментар і додаткові поля.
- У розділі «Завдання» в полі «Угода або клієнт» знайдіть, до чого прив'язати задачу, або залиште її вільною.
- Збережіть. Задача з'явиться в списку, у картці угоди чи клієнта і в журналі.
3Знайти свої задачі: список, фільтри, лічильник
- Відкрийте «Завдання» → «Список».
- Швидкі фільтри: «Усі активні», «Прострочені», «На сьогодні». Кнопка «Прострочено: N» у шапці теж відкриває прострочені.
- Пошук: назва, опис, клієнт, угода, телефон.
- «Фільтри»: статус, відповідальний, «Лише мої», тип, пріоритет, дата завершення від і до, додаткові поля.
- У «⋮» шапки: «Налаштування колонок», «Імпорт», «Експорт», «Налаштувати поля», «Зробити «…» видом за замовчуванням».
- У «⋮» рядка: «Редагувати», «Відкрити», «Завершити», «Видалити».
Прострочена задача позначена червоною смужкою; термін — червоним.
4Дошка
- «Дошка» → «По днях»: колонки «Прострочені», «Сьогодні», «Завтра», наступні дні, «Пізніше», «Без терміну». Перетягніть картку в іншу колонку — дата завершення зміниться.
- «По статусах»: перетягування міняє статус.
- Сортування карток — за терміном або за відповідальними.
5Сторінка завдання
⋮›Відкрити«⋮ → Відкрити» або «Відкрити сторінку завдання →» веде на окрему сторінку: усі поля (значення змінюються на місці), прив'язка до угоди чи клієнта (змінити або «Прибрати угоду» / «Прибрати клієнта»), чек-лист (новий пункт і Enter, порядок перетягуванням), нотатки, файли (квадратики-прев'ю, як в угоді), «Історія» всіх змін.
6Завершити і повернути в роботу
- Галочка в рядку, ⋮›Завершити«⋮ → Завершити» або кнопка «Завершити» з галочкою на сторінці задачі ставить статус «Виконано», і задача переходить в «Архів».
- В «Архіві» — ⋮›Відновити«⋮ → Відновити» або «Відновити» на сторінці задачі повертає її в роботу.
7Масові дії
- У «Списку» позначте задачі галочками.
- На панелі: «Завершити», «Статус», «Відповідальний», «Дод. поле» (встановити або очистити), «Видалити». В «Архіві» — лише «Видалити».
- Вікно прогресу показує «Опрацьовано N з M» і підсумок; задачі з помилками — посиланнями.
Без доступу «Завдання: масові дії» галочок нема, а замість панелі — пояснення.
8Завдання автоматично на етапі угоди
- Налаштування›Воронки й етапи«Налаштування → Воронки й етапи» → у рядку етапу кнопка «завдання».
- Вкажіть тип або назву завдання, термін «через N годин», відповідального (відповідальний угоди, хто перевів угоду, або конкретна людина) і коментар.
- Щойно угода приходить на цей етап, по ній створюється задача.
9Імпорт і експорт
⋮›Імпорт«⋮ → Імпорт» (потрібен доступ до масових дій) і ⋮›Експорт«⋮ → Експорт». Дублі при імпорті шукаються за назвою завдання. Покроково — стаття «Імпорт і експорт».
Нагадувань і push-сповіщень про задачі поки нема: поле нагадування API приймає і зберігає, але воно ніде не спрацьовує.
Можливі помилки
| Що ви бачите | Чому | Що зробити |
|---|---|---|
| «Вкажіть назву задачі» | Порожня назва і не вибрано тип | Впишіть назву або виберіть тип |
| «Заповніть обов'язкове поле «…»» | Поле обов'язкове в Типах даних›Завдання«Типах даних → Завдання» | Заповніть поле |
| «Відповідального #… нема в довіднику» | Людини нема серед користувачів CRM | Виберіть людину зі списку |
| «Поле «…» не змінюється масово (тип «…»)» | Посилання, формули, мультивибір масово не змінюються | Змініть поле в кожній задачі окремо |
| «Немає доступу до масових дій із завданнями (імпорт)» | Не відкрито «Завдання: масові дії» | Попросіть адміністратора відкрити доступ |
| Видно лише частину задач | Не відкрито «Завдання: усі, не лише свої» | Попросіть адміністратора, якщо потрібні всі |
Для ШІ-співробітників
Ключ розділу — tasks (describe_section("tasks")). Потрібен доступ «Завдання».
| Інструмент | Що робить |
|---|---|
tasks_list | Список з q і фільтрами status (open, overdue, today, done, in_work, postponed, all), responsible_id, mine, overdue, due_from, due_to, deal_id, client_id |
tasks_get | Одна задача |
tasks_refs | Відповідальні, статуси, типи, поля |
tasks_create | Нова задача: values з title, due_at, assignee_id, за потреби deal_id чи client_id, type_id, priority; передавайте idempotency_key |
tasks_update | Змінити або закрити задачу: status = done завершує, новий due_at переносить термін |
tasks_delete | Видалити задачу. Спочатку запитати (вид delete) |
Задачу по угоді можна створити й інструментом deals_add_task. Інструментів для чек-листа, нотаток задачі, масових дій, імпорту й експорту поки нема.
Чого не робити:
- Не ставити задачу людині, якої нема в
tasks_refs. - Не видаляти чужі задачі без прохання людини.
- Не повторювати дію з
pending_id— вона чекає підтвердження.
Додаткова інформація
- Пов'язані статті: Угоди, Клієнти, Імпорт і експорт.
Цю саму статтю читають ШІ-співробітники Helomi: help("tasks")