Документи

1Налаштування: шаблони і статуси

Шаблон — заготовка документа (рахунок, накладна, акт, договір), з якої документ збирається з даних угоди одним натиском. Статуси — ваші кроки документа, як етапи в угоді: так видно, що вже надіслано чи підписано.

Шаблони й статуси налаштовуються в Налаштування›Документи›Шаблони і статуси«Налаштування → Документи → Шаблони і статуси» (те саме — вкладка «Шаблони і статуси» в розділі «Документи»).

1. Порядок шаблонів (так вони йдуть у меню угоди) змінюйте перетягуванням.
2. Новий шаблон — «+ Шаблон»: назва і з чого почати (порожній аркуш або готовий рахунок / накладна / акт), далі відкриється редактор.
3. «⋯» у рядку шаблону: «Копія», «Зберегти у файл», «В архів» або «Видалити», для архівного — «Повернути з архіву». Шаблон, за яким уже є документи, не видаляється, а йде в архів (документи лишаються; ⋯ над таблицею›Показати архівні«⋯ над таблицею → Показати архівні»). Шаблон і статус без документів видаляються назовсім — стартові («Рахунок-фактура», «Видаткова накладна», «Акт виконаних робіт», статуси «Відправлений» тощо) теж: їх створено один раз для нової компанії, і видалені не повертаються.
4. Статуси — таблиця нижче: назва, колір, ID для API, скільки документів. Статус, який використовують документи, не видаляється, доки ви не зміните їм статус.

Доступи — у Налаштування›Розділи меню«Налаштування → Розділи меню» (або в картці людини в «Користувачі»): «Документи» (сам розділ) і «Документи: редагування створених» (хто може правити вміст створеного документа).

3`).

2Редактор шаблону

• Назва і Компанії (філії), для яких шаблон доступний: порожньо — для всіх.
• Орієнтація: «Портрет» або «Альбом».
• Дозволити редагувати вміст документа після його створення: без галочки створений документ можна лише перезібрати з шаблону, а не правити вручну.
• Вміст у трьох режимах: «Візуальний» (абзаци, заголовки, жирний, курсив, колір, вирівнювання, списки, посилання, картинки, таблиці, «Таблиця товарів» з колонками й ПДВ), «Конструктор» (шапка, сторони, товари, підсумки, підписи) і «HTML».
• Змінні вставляються кнопками груп: «Системні змінні» (дата, курси валют), «Змінні по угоді» (сума, знижки, кількість товарів, ТТН…), «Змінні по клієнту» (будь-яке поле клієнта і контакт угоди: {{contact.name}}, {{contact.phone}}…), «Змінні по підряднику» (реквізити компанії, підписант, підпис і печатка), «Змінні по товарах» (таблиця товарів і її колонки), «Змінні по документах» (номер, хто створив, номер іншого документа угоди).
• Інший документ угоди (група «Інші документи угоди»): {{doc_ref.<шаблон>}} — назва, № і дата цілком («Рахунок на оплату № 59 від 16.10.2026»), {{doc_number.<шаблон>}} — лише номер, {{doc_date.<шаблон>}} — лише дата; береться останній документ цього шаблону в угоді, нема — порожньо. Так у видатковій накладній «Підстава:» — рахунок цієї угоди: у стартовій накладній порожня підстава заповнена {{doc_ref.<рахунок>}} один раз (свою підставу людини не чіпаємо). Змінити — поле «Підстава» блоку «Сторони» в редакторі шаблону. Накладну, створену раніше за рахунок чи до цієї зміни, — ⋮›Перезібрати з угоди«⋮ → Перезібрати з угоди».
• Логотип шаблону — до 2 МБ, PNG, JPG або SVG.
• «Зберегти» — липка кнопка внизу.

3Нумерація

• «Увімкнути автоматичну нумерацію документів»: номер складається за «Шаблон нумерації» з кнопок «Лічильник» ({n}, у KeepinCRM — {{counter}}), «Рік» ({yyyy}), «Місяць» ({mm}), «День» ({dd}), «Код компанії» ({company}, у кожної компанії свій лічильник).
• «Початок нумерації» — останній уже виданий номер: 58 → наступний 59. «Мін. довжина» 5 → 00059. Редактор показує наступний номер. «Очистити нумерацію» скидає лічильник.
• Нумерацію вимкнено — номер пишуть руками при створенні документа; дубль номера в тому самому шаблоні не пропускається.

4Створити документ з угоди

1. Відкрийте угоду → блок «Документи» → «+».
2. Виберіть шаблон (у меню лише шаблони, доступні компанії угоди). Документ створюється одразу з даними угоди. Якщо в шаблоні ручна нумерація — спершу Helomi попросить номер.
3. «Більше параметрів…» відкриває шторку: компанія, статус, номер, який буде, і перегляд перед створенням.
4. Документ відкривається у вікні поверх угоди («←» або Esc — закрити).

4аСтворити на основі (накладна з рахунку, рахунок з договору)

Як «Ввести на основі» в 1С: новий документ бере угоду, клієнта, компанію і юрособу з документа-підстави, а в «Підставі» стоїть саме цей документ — «Рахунок на оплату № 59 від 16.10.2026» (навіть якщо в угоді вже є новіший рахунок).

1. Угода → блок «Документи» → «⋮» рахунку → «Створити на основі…» (або кнопка «Створити на основі…» у вікні документа).
2. Першими — шаблони, налаштовані для цього документа (рахунок → «Видаткова накладна», «Акт виконаних робіт»); решта — під «Інші шаблони». Клік — документ створено; за ручної нумерації спершу Helomi попросить номер.
3. Похідний документ стоїть у блоці угоди гілкою під підставою (пунктир і крапка, як дерево «Структури»). У вікні документа — «На основі: …» і «Створено на основі: …» з посиланнями.
4. Що з чого створюється — «Шаблони і статуси» → шаблон → «Створюється на основі» (кружечки шаблонів-підстав). Типово: накладна й акт ← рахунок, рахунок ← договір. Зняли всі — шаблон усе одно можна вибрати під «Інші шаблони».
5. Змінні підстави: {{base.ref}} (цілком), {{base.title}}, {{base.number}}, {{base.date}}; {{doc_ref.<шаблон>}} у документі на основі показує саме підставу. Перезбирання з угоди підставу не змінює; видалили підставу — похідний лишається.

4бДоговори з контрагентом

1. Шаблон договору — «Шаблони і статуси» → шаблон → «Вид: Договір з контрагентом» (пігулка «договір» у таблиці). Стартовий — «Договір поставки» (візуальний; змініть текст під себе).
2. Картка клієнта → блок «Договори» → «+» — договір з цим клієнтом (без угоди). «⋮»: переглянути, редагувати, друк, PDF.
3. Рахунок за договором — кружечок «+» у рядку договору (або ⋮›Створити рахунок за договором…«⋮ → Створити рахунок за договором…») → угода клієнта (товари й сума — з неї) → «Рахунок на оплату». Рахунок стоїть гілкою під договором, накладна на основі рахунку — гілкою під рахунком.
4. Рядок «Договір:» у рахунку — {{contract.ref}}: договір по ланцюжку підстав (рахунок за договором, накладна на основі рахунку), інакше останній договір клієнта, а якщо договорів нема — «Основний договір», як раніше. Змінні: {{contract.ref}}, {{contract.title}}, {{contract.number}}, {{contract.date}}.

4вСвій документ файлом

Документ, зроблений не в Helomi (договір від клієнта, специфікація в Excel, скан акта), стає документом угоди у нашому форматі: аркуш A4, номер, статус, журнал, PDF і друк, правка на аркуші — як у документа з шаблону.

1. Угода → блок «Документи» → «+» → «Завантажити свій документ…» → виберіть файл.
2. Можна: Word (.docx), Excel (.xlsx), PDF, LibreOffice / Google Docs (.odt), HTML, текст (.txt, .csv), картинка (PNG, JPG). Старий .doc, .xls і .rtf не читаються — збережіть файл як .docx, .xlsx або PDF.
3. Що переноситься: абзаци, заголовки, жирний / курсив / підкреслений, розмір і колір тексту, вирівнювання, списки, таблиці (з об'єднаними комірками), картинки; Excel — кожен аркуш таблицею; PDF — текст сторінок (скан без тексту — сторінки картинками). Колонтитули Word і примітки не переносяться.
4. Назва — ім'я файлу, номер — з імені після «№» («Договір № 12 з Буковелем.docx» → «Договір з Буковелем № 12»), інакше «б/н». Назву й номер можна змінити олівцем у правій панелі.
5. Оригінал файлу зберігається: права панель → «Файл» або ⋯›Оригінал файлу«⋯ → Оригінал файлу». «Перестворити з шаблону» в такого документа нема — шаблону в нього немає.

5Створити документ у розділі «Документи»

1. «Документи» → «+ Документ».
2. Виберіть шаблон і угоду (або клієнта, якщо документ без угоди), компанію, статус; за ручної нумерації — номер.
3. Створіть. Документ з'явиться в списку і в блоці «Документи» угоди.

6Статус, PDF, друк, правка, перезбирання

• Статус вибирається прямо в пігулці рядка — у списку й у блоці угоди. Зміна пишеться в журнал угоди.
• PDF і Друк — кнопки в рядку документа.
• Вікно документа: ліворуч аркуш, праворуч панель — чорна «Редагувати», кружечки PDF і Друк, «⋯» (на весь екран, «Перестворити з шаблону», оригінал файлу, «Відкрити в «Документах»», «Видалити»), «Створити на основі…»; нижче — статус, номер (олівець — змінити), шаблон або назва, клієнт, угода, підстава, сума, компанія, хто й коли створив, журнал.
• «⋯» документа в угоді: «Переглянути», «Редагувати», «Перезібрати з угоди», «Завантажити PDF», «Відкрити в «Документах»», «Видалити».
• «Перезібрати з угоди» збирає документ заново з шаблону на поточних даних угоди; ручні правки зникають. Відредагований вручну документ позначено «відредаговано».

6аПравка на аркуші і зміна номера

Правка змінює лише цей документ — шаблон («Рахунок на оплату» тощо) і інші документи не змінюються. Повернути як було — ⋯›Перестворити з шаблону«⋯ → Перестворити з шаблону».

1. Вікно документа → «Редагувати» (або «⋯» документа в угоді → «Редагувати»).
2. Клацніть у текст на аркуші — пишіть, стирайте, вставляйте, як у Word. Над аркушем: «Скасувати» / «Повторити» (Ctrl+Z / Ctrl+Y), «Ж» — жирний, «Рядки» — рядок вище / нижче, видалити рядок, колонку (курсор має стояти в таблиці; те саме — правою кнопкою по комірці), «Очистити форматування». У візуальних документах і своїх файлах ще курсив, підкреслення, розмір, вирівнювання, списки. У бланку рахунку чи накладної ці кнопки сховано: його PDF малює лише жирний.
3. «Зберегти» (або Ctrl+S). Документ отримує позначку «відредаговано», PDF збирається заново з правками. «Скасувати» з незбереженими правками спершу перепитає.
4. Номер — права панель → «Номер» → олівець → новий номер → Enter. Новий номер стає в тексті документа там, де стояв «№ старий», і в документах, що на нього посилаються («Підстава: Рахунок на оплату № 60 від …» у накладній). Такий самий номер у цьому шаблоні вже є — Helomi не дасть. Наступний документ шаблону з нумерацією {n} отримає номер, більший за найбільший виданий (змінили 59 на 100 — наступний 101).
5. Хто може: потрібна галочка шаблону «Дозволити редагувати» і право «Документи: редагування створених». Без них кнопки «Редагувати» й олівця номера нема, а панель пише чому.

Реквізити покупця в рахунку ({{client.requisites_short}}): «Код за ЄДРПОУ/ІПН» — з поля клієнта «Код ЄДРПОУ» (число без «.0»), «Адреса» — лише з поля «Юридична адреса». «Адреса доставки» і коментарі для кур'єра в рахунок не потрапляють; порожня «Юридична адреса» — рядка «Адреса» нема. Уже створений документ змінюється лише після «Перестворити з шаблону» або правки на аркуші.

7Список, фільтри і масові дії

Номер документа, клієнт і угода в рядку — справжні посилання: клік відкриває тут, Ctrl/⌘-клік, середня кнопка або «Відкрити в новій вкладці» з правого меню — у новій вкладці (20.10).

1. «Документи» → вкладка «Документи»: номер, назва, клієнт, угода, компанія, статус, сума, хто створив, дата.
2. Фільтри: пошук і «Знайти», «усі шаблони», «усі статуси», «усі компанії», дати «з … по …»; збережені фільтри — як в угодах.
3. Позначте документи галочками — з'явиться панель «Вибрано: N»: «Експорт», «Статус…» (статус усім вибраним або «без статусу»), «Видалити», «Зняти вибір».

На телефоні рядки стають картками з кнопками PDF, друку й видалення, а фільтри — за кнопкою «Фільтри».

8Імпорт і експорт, шаблон у файл

• ⋯›Імпорт документів«⋯ → Імпорт документів»: шаблон файлу, файл, як шукати існуючі (не шукати / за ID / за шаблоном і номером), «Перевірити», «Імпортувати», файл помилок.
• ⋯›Експорт документів«⋯ → Експорт документів»: усі, за фільтром або вибрані галочками, з вибором полів. Файл експорту (з колонкою «ID») імпортується назад; колонки «Клієнт», «Угода», «Хто створив» — лише для читання, при імпорті пропускаються.
• «Шукати за ID» потребує колонки «ID», «за шаблоном і номером» — колонок «Шаблон» і «Номер»; без них імпорт одразу скаже, чого бракує (а не створить дублі).
• Шаблон документа: «⋯» у рядку шаблону → «Зберегти у файл» (.json); в іншій компанії Helomi — «⋯» над таблицею → «Завантажити шаблон з файлу».
• ⋯›Інструкція«⋯ → Інструкція» відкриває цю статтю, ⋯›Вхід для ШІ«⋯ → Вхід для ШІ» — що бачить ШІ в розділі.