Закупівлі

1Налаштування

• Типові курси нової закупівлі, допуск боргу, одиниця й назва нового товару, адреса спільної таблиці — у пульті ШІ Богдана («⋮» → «Пульт ШІ Богдана» → «Налаштування»), див. статтю ШІ Богдан. Наприклад, «Не вважати боргом залишок до, грн» (типово 10) — хвіст від курсу чи комісії банку не тримає партію в боргах.
• Гаманець оплат закупівель і категорії частин — Налаштування›Фінанси›Оплати закупівель«Налаштування → Фінанси → Оплати закупівель» (або «⋮» → «Оплати закупівель: гаманець і категорії»). Гаманець — той, з якого типово платять за партії, коли в оплаті гаманець не вибрано; порожньо — «Монобанк» або перший банківський. Категорії: «Постачальнику за товар» (типово «Закупівля товару», клас «Закупівля товару»), «Перевізнику за доставку» («Доставка партії»), «За документи» («Документи на закупівлю») — обидві з класом «Документи й доставка партії», «Платежі друзів нам» («Відшкодування від друзів»). Порожньо — категорія з такою назвою створиться сама.
• Бізнес і юрособа партії — поле brand_id / legal_id закупівлі (через API); порожньо — бізнес за товарами, юрособа — гаманця.
• Доступи — розділ «Закупівлі» (меню). Провести чи прибрати оплату у «Фінансах» — ще й «Фінанси» з галочкою «проводити й змінювати платежі». Розділ поки відкритий лише організації №1.

2Сторінка «Закупівлі»

Адреса — /crm/procurement (стара адреса /procurement веде сюди). У шапці: скільки товару в дорозі й скільки ще винні, посилання на пульт ШІ Богдана, «У таблицю Колі», «⋮» (пульт Богдана, оплати закупівель, борги партій у «Фінансах», «Інструкція», «Вхід для ШІ») і чорна кнопка «Нова закупівля».

Вкладки: «Закупівлі», «Постачальники товару», «Перевізники», «Партнери», «Підписки». На «Закупівлях» — пігулки станів («Всі», «Формується», «Замовлено», «В дорозі», «Прибула») і картки партій: стан, постачальник і перевізник, дати (червона крапка — мала вже прибути), трек-номери, оплати по частинах, сума партії. «⋮» картки: «У таблицю Колі», «Нові товари на склад», «Прихід на склад» (зроблене позначено «· зроблено»), «Розрахунок у Excel / PDF», файли й склад для товарів друзів, «Excel-оригінал», «Видалити закупівлю». Клік на назві відкриває закупівлю у вікні (на телефоні — на весь екран).

Знайти товар у всіх закупівлях

Лупа в кінці рядка станів шукає позиції в таблицях собівартості всіх закупівель — за артикулом або назвою товару. Видно, у яких партіях цей товар, що з нього ще в дорозі, а що вже прибуло, скільки штук і яка собівартість однієї штуки.

1. Натисніть кружечок з лупою праворуч від пігулок станів — з'явиться поле «Артикул або назва товару».
2. Впишіть артикул або частину назви (від двох знаків). Кілька слів шукаються разом: «паяльник 50» знайде «Паяльник 50 W жовтий».
3. Подивіться результат: замість карток — знайдені позиції групами по закупівлях. У групі — назва закупівлі, стан, «Прибуття …» (червона крапка — мала вже прибути) чи «Прибула …», постачальник і перевізник; у рядку — артикул, назва, кількість і собівартість за штуку. Знайдене підсвічено, товари друзів позначено «друзів».
4. Оберіть пігулку «В дорозі», «Прибула» чи іншу — лишаться позиції лише цього стану. Число на пігулці показує, скільки позицій знайдено в кожному стані, ще до перемикання.
5. Натисніть рядок або назву закупівлі — закупівля відкриється у вікні (Ctrl-клік — у новій вкладці).
6. Щоб повернутися до карток, натисніть «×» у полі або Esc.

3Нова закупівля з Excel-файлу

1. «Нова закупівля» → ① Excel-файл замовлення: перетягніть файл постачальника. Рядки з ціною — голови груп, рядки без ціни під ними — різновиди того самого товару; рядок з вагою відкриває посилку.
2. ② Параметри розрахунку: доставка загальна в доларах, загальна вага (з файлу), курси доставки й закупки (типові — з налаштувань Богдана), курс юаня (якщо задано — ще й ціна в юанях), оплата за документи в гривнях.
3. ③ Таблиця собівартості: ціна групи ділиться між різновидами за кількістю, вага посилки — рівно на кожну штуку. Змінили ціну чи вагу одного — решта групи перераховується, змінене підсвічено. «Не враховувати» — товар друзів: документи діляться на всіх, у суму партії йде лише наша частка. Попередження показують, коли вага посилки чи ціна групи не зійшлись з файлом. «Товар вручну» додає рядок без файлу, «Перебудувати з файлу» скидає правки.
4. ④ Дані закупівлі: назва (обов'язкова), стан, постачальник, перевізник, дати, трек-номери, нотатка. «Зберегти».

Відкрита закупівля має ще «Оплати партії», «Друзі» і «Журнал змін».

Таблиця собівартості: копіювати, вставляти, змінювати

Таблиця працює як Excel: клік вибирає клітинку (буфер обміну при цьому не чіпається), а Ctrl+C і Ctrl+V копіюють і вставляють. Так можна перенести артикули, назви, кількість, вагу чи ціни з файлу постачальника цілими колонками.

1. Скопіюйте в Excel, Google Таблицях чи на сайті одну клітинку або цілий блок (кілька рядків і колонок).
2. Клацніть у таблиці собівартості клітинку, з якої почати, наприклад «Артикул» першого рядка.
3. Натисніть Ctrl+V (на Mac — ⌘+V). Блок ляже від цієї клітинки вправо й униз у тому ж порядку колонок: «Артикул», «Назва», «Посилання», «К-сть», «Вага/шт, кг», «Ціна/шт, $», «Ціна/шт, ¥». Рядків бракує — додадуться рядки «Товар вручну».
4. Щоб змінити одну клітинку, двічі клацніть її, натисніть Enter або просто почніть друкувати. Enter зберігає й переходить на клітинку нижче, Esc скасовує правку, стрілки переходять між клітинками, Delete стирає артикул чи назву.
5. Щоб скопіювати значення, виберіть клітинку й натисніть Ctrl+C. Суми праворуч («Доставка/шт», «Товар/шт», «Разом/шт») копіюються одним кліком.

Числа можна вписувати й вставляти з комою чи крапкою, з пробілами між тисячами і з «$», «¥», «грн» чи «кг»: «12,5», «1 234,56», «$3.20». Текст у числовій колонці пропускається з повідомленням, а не стає нулем; порожні клітинки буфера нічого не стирають; у розрахункові колонки вставити не можна. На телефоні дотик одразу відкриває поле, вставка — як у будь-якому полі.

4Оплати партії

1. У картці закупівлі — блок «Оплати партії» (після першого збереження): по кожній частині «Треба» (план; «з розрахунку» повертає розрахункову суму), «Сплачено», «Лишилось», список оплат; «+ Оплата»: сума (підказка — борг), дата, гаманець, нотатка → «Провести оплату». «×» прибирає оплату — операція зникає з журналу й баланс гаманця повертається.
2. У Фінанси›Закупівлі«Фінанси → Закупівлі» — партії з боргом по частинах (галочка «лише з боргом») → рядок партії → шторка: картки частин, список оплат, «Нова оплата» з тими самими полями.
3. Списання вже прийшло випискою (у «Вхідних» чи журналі) — у шторці Фінанси›Закупівлі«Фінанси → Закупівлі» «Списання вже є у журналі?»: номер операції, частина → «Прив'язати операцію». Операція отримує підставу «Закупівля №…» і категорію частини.
4. Імпорт виписки, де є та сама сума в тому самому гаманці за ±3 дні від оплати, не створює другої витрати: оплата позначається «звірено» (у журналі — «звірено з внесеними» у підсумку імпорту).
5. Бізнес оплати — за товарами: артикул → товар складу → коренева папка → бренд; змішана партія ділиться на рядки пропорційно сумам частини (товар — за ціною товару, доставка — за доставкою). Позиції друзів не враховуються.
6. Оплати, внесені до 16.10.2026, — архів (сірим): рахуються в «сплачено», але в балансах гаманців їх нема (ті гроші вже є у виписках банку). Архівний рядок можна лише прибрати.
7. Галочка «оплачено без сум» по частині закриває борг і без оплат (платили з іншого рахунку); оплати, що покривають план (з допуском із налаштувань Богдана, типово 10 грн), ставлять галочку самі.

Збереження закупівлі (дані, розрахунок) оплат не чіпає.

5Платежі друзів

Друг платить нам за свій товар у партії: блок «Друзі» картки закупівлі → друг, частина, сума, дата. Це дохід «Відшкодування від друзів» у журналі «Фінансів» з підставою «Закупівля №…» і контрагентом-другом; наш борг перед перевізником і постачальником він не закриває. Прибрати платіж — операція зникає з журналу. «Файл для друзів (Excel / PDF)» у «⋮» картки — розрахунок лише їхніх позицій.

Сторінка «Товари друзів» (/friends/#ключ, кнопки «Посилання …» і «Відкрити» у вкладці друзів) — лише перегляд, без входу в Helomi: табло прибуття, партії з датою, маршрутом і трек-номерами (клік по номеру — скопіювати), товари, розрахунок «Доставка · Документи · Товар · Лишилось сплатити», файли Excel/PDF і «Скачати все» одним файлом; пошук за назвою чи артикулом, вкладки «Ще їдуть / В дорозі / Замовлено / Прибули», прибулі давніше — згорнутим блоком. Оновлюється сама щохвилини. Ключ друга показує лише його товари й оплати; спільний ключ — усіх друзів. Ключ стоїть після #, тому не потрапляє в журнали сервера. Посилання потрапило не туди — нове (старе одразу перестає працювати) робить POST /api/procurement/friends/<id>/new-token; кнопки для цього в картці друга поки нема.

6Нові товари й прихід на склад

1. Нові товари на склад («⋮» картки): Богдан звіряє артикули партії з вашим складом і показує відсутні — артикул, назва для складу (за шаблоном з налаштувань, типово «назва (артикул)»), собівартість з розрахунку, ціна продажу — усе можна виправити. «×» у рядку — не заводити цей товар → «Завести». Товари створюються з залишком 0 і одиницею з налаштувань (типово «шт.») — кількість дає прихід. Вага, об'єм і Д × Ш × В 1 шт — теж у рядку, одразу підставлені й редаговані: вага й об'єм — з цієї закупівлі (вага й об'єм посилки в файлі діляться порівну на всі штуки під ними), а чого в ній нема — з інших закупівель і таблиці Колі; довжину, ширину й висоту упаковки оцінює ШІ (поки рахує — над таблицею «ШІ рахує Д×Ш×В…»), об'єм без файлу = Д × Ш × В. Заміряйте й поправте, якщо треба; стерте поле так і лишиться порожнім. Вага й об'єм ляжуть у картку товару, Д × Ш × В з вагою — у вкладку «К-сть місць» (місце №1); вагу з картки бере ТТН.
2. Прихід на склад: склад приходу (головний — першим), позиції з кількістю й ціною за штуку = собівартість із розрахунку → «Зробити прихід». Залишки й собівартість на складі оновлюються, у журналі закупівлі — запис «Прихід на склад».
3. Повторний прихід тієї самої партії зробить дубль — пункт позначається «· зроблено» саме для цього.
4. Для товарів друзів — окремі пункти «Товари друзів на склад» і «Прихід товарів друзів».
5. Якщо прихід оформлено товарною накладною (Склад›Товарні накладні«Склад → Товарні накладні»), у блоці «Фінанси» накладної виберіть «З закупівлі» → номер партії: «Провести собівартість товарів як витрату у фінансах» вимикається — гроші за товар уже проведено оплатами партії. Додаткові витрати накладної (яких нема в закупівлі) проводяться як звичайно.

7Спільна таблиця Колі

Таблиця товарів, з якої читає ШІ Коля (артикул, назва, кількість, ціна). Адреса — у налаштуваннях Богдана («Спільна таблиця Колі»).

• «У таблицю Колі» в шапці — звірити довільний Excel-файл з таблицею: нові товари, зміни кількості й ціни; зніміть галочки з того, що не чіпати → «Записати в таблицю». «Подивитись таблицю» — пошук і перегляд рядків.
• «У таблицю Колі» в «⋮» картки — те саме для позицій партії (кількість додається, ціна — собівартість); дата запису стоїть на картці.

8Довідники: постачальники, перевізники, партнери, підписки

• Постачальники товару — назва, тип, контакти, месенджер, сайт; «Товари» — їхні артикули й назви поруч з нашими (кнопка підтягує нашу назву зі складу); пошук «у кого ми це закуповуємо» — за артикулом чи назвою.
• Перевізники — менеджер, телефони, месенджер, адреса складу; файли (тарифи, договори) з підписами.
• Партнери — компанії з послугами (брокер, фулфілмент…).
• Підписки — сервіс, сума на місяць у гривнях чи євро, число поповнення, «оплачено до», автосписання, з якої картки.

«+ Додати» на кожній вкладці, правка — клік на рядку, «Видалити» — у «⋮» рядка.