Deliveries and waybills

1Налаштування перевізника

1. «Інтеграції» → картка перевізника (Нова Пошта, Укрпошта, Meest, Rozetka Delivery) → вкладка «Налаштування».
2. «Увімкнути інтеграцію».
3. «Додаткова інформація»: що писати в опис відправлення, «Номер замовлення»; для Нової Пошти ще «Внутрішній номер відправлення», «Супроводжуючі документи», «Тип отримання грошей», «Кількість місць», «Розмір відправлення».
4. «Акаунти» → «+ Додати акаунт»: назва, ключі (зберігаються зашифровано, показується лише «задано» і чотири останні знаки), відправник, значення за замовчуванням для форми ТТН. «Перевірити» звіряє ключі зі службою; «Прибрати акаунт» видаляє.
5. «Доступи»: які люди (і ШІ) можуть створювати ТТН від цього акаунта. Адміністратор може завжди.
6. «Пов'язані статуси»: статус перевізника → етап угоди (див. розділ 6). «Пов'язані типи оплат та статуси» і «Пов'язані поля» (з якого поля угоди брати місто, відділення або індекс, отримувача, телефон, тип отримання грошей).
7. «Зберегти» внизу; «Скасувати зміни» повертає збережене.

Доступи людей до розділів — у Налаштування›Розділи меню«Налаштування → Розділи меню»: «Створити ТТН» (створювати, друкувати, оновлювати, скасовувати) і «Доставки» (сторінка всіх доставок). Ключі за людиною в «Інтеграціях» бачить і змінює лише адміністратор.

2Створити ТТН з угоди

1. Відкрийте угоду → блок «Доставка» → «+» у заголовку або «Додати місце» під таблицею. Дані одержувача шторка бере з полів блоку «Доставка» («Адреса доставки», «Одержувач», «Телефон одержувача», «Спосіб доставки»): туди їх кладе приймання замовлення з маркетплейсу чи сайту, поки ТТН ще нема (рядка ТТН до створення в таблиці нема — він з'являється з номером). Біля кожного номера ТТН — кнопка «Скопіювати» (і в угоді, і в пультах Ростіка й Віктора, і на панелі маркетплейсу).
2. Угорі виберіть службу і «Акаунт відправника»; режим — «Створити нову ТТН». «Дані відправника» (місто, відправник, відділення відправки, ПІБ, телефон) і параметри відправлення підставляються з цього акаунта в Інтеграції›<служба>›Налаштування›Акаунти«Інтеграції → <служба> → Налаштування → Акаунти»; інший акаунт у списку — підставляються його дані. Акаунтів, до яких у вас нема доступу («Доступи» → «Показати»), у списку нема.
3. Перевірте отримувача, телефон (+380XXXXXXXXX), місто й відділення (зі списку) або адресу, платника, накладений платіж («Післяплата»), оголошену вартість. Більшість полів уже заповнено з угоди, клієнта й налаштувань акаунта. «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» шторка бере з одержувача угоди в порядку «Прізвище Ім'я По батькові» — однаково для Нової Пошти, Укрпошти, Meest і Rozetka Delivery. Покупці часто вписують ім'я в поле прізвища (Rozetka, угода 909015134: «Богдан Баран євгенович»); якщо на місці прізвища відоме ім'я, а на місці імені — ні, шторка міняє їх місцями, по батькові ставить третім, а слово з малої літери пише з великої («Баран Богдан Євгенович»). Обидва слова схожі на імена («Роман Олена») — лишає як є: перевірте поля перед створенням. Те саме правило діє, коли замовлення Rozetka, Prom, Епіцентру, Kasta чи сайту створює клієнта. Місто й відділення з угоди шторка не підставляє текстом, а шукає в довіднику служби: знайдено однозначно — біля поля пігулка «вибрано», а під полем «з довідника: …» (місто з областю, повна назва відділення чи поштомата, як у службі). Однойменних населених пунктів кілька, а області в адресі нема (адреси Rozetka: «Кам'янське, : Конституції пр-т, 17Г») — шторка сама перевіряє, у якому з них є відділення / магазин з угоди, і бере його; не визначилось — єдине місто серед сіл; і лише тоді під полем підказка «виберіть потрібний зі списку». Назви з «м.» / «с.» і друкарським апострофом («Кам’янське») порівнюються без різниці. Натиск на поле відкриває список: на «Місто» — населені пункти з такою назвою (з областю), на «Відділення» — усі відділення й поштомати міста, вибране жирним; почніть вводити номер чи вулицю — список звузиться. Адреса клієнта (власник 22.10, лише Нова пошта): у «Дані одержувача» — пігулки адрес доставки з картки клієнта. Коли в угоді своєї адреси нема (або там той самий старий текст «Адреса доставки» клієнта), основна адреса вже у формі: тип одержувача (організація з ЄДРПОУ й назвою компанії або приватна особа), ПІБ, телефон, місто й відділення з довідника. Клік по іншій адресі — форма заповнюється нею; «З угоди» — повертає адресу із замовлення. Адреси додають у картці клієнта (стаття «Клієнти», §5а). Контроль оплати (Нова Пошта, внизу форми): перемикач «Контроль оплати» і поле «Сума післяплати» — те саме значення, що «Післяплата» в «Параметрах відправлення»: змінили внизу — змінилось і вгорі, і навпаки. Саме цю суму Нова Пошта візьме з одержувача. Сума 0 при ввімкненому «Контролі оплати» — Нова Пошта візьме оголошену вартість (під полем це написано).
4. За потреби натисніть «Перевірити без створення» — побачите «Що піде перевізнику».
5. «Створити ТТН». Номер з'явиться в блоці «Доставка», запис — у журналі угоди, PDF перевізника — у «Файлах» угоди.

Активна ТТН тієї самої служби в угоді вже є — Helomi попросить підтвердити другу. На телефоні шторка відкривається на весь екран, поля йдуть в одну колонку.

Поки шторка відкрита, угоду під нею можна гортати колесом миші над затемненим фоном — щоб звірити товари, адресу чи коментар, не закриваючи форму (15.10). Натиснути щось на угоді під фоном не можна; клік по фону, як і раніше, закриває шторку. Так працюють усі шторки й вікна CRM.

3Місця відправлення

• «Загальні параметри» — одна вага й розмір на все відправлення.
• «кожне місце окремо» — таблиця «Місця відправлення»: «Вага », «Довжина », «Ширина », «Висота », «Цінність»; «Вага об'ємна» рахується як Д×Ш×В / 4000. «Додати місце», «×» — прибрати.
• Укрпошта: одне місце на відправлення.

3аВага й габарити з товарів угоди

Власник 19.10: щоб у ТТН ішли справжні вага й розмір посилки, а не дефолти акаунта (0,5 кг, 20×15×10).

1. У товарів заповніть системні поля «Вага, кг», «Об'єм, м³», «Довжина, см», «Ширина, см», «Висота, см» — у картці товару складу (група «Вага й габарити») або позиції прайс-листа. Позиція прайс-листа, пов'язана зі складом, бере їх із товарів складу сама.
2. У картці служби («Налаштування» → «Інтеграції» → «Перевізники» → Нова Пошта / Укрпошта / Meest / Rozetka Delivery → «Налаштування») увімкніть «Вага й габарити з товарів» → «Заповнювати вагу й габарити посилки з товарів угоди» → «Зберегти».
3. Тепер для кожної угоди посилка рахується з її товарів і кількості — одна коробка: вага й об'єм — сума (одиниця × кількість), довжина й ширина — найбільші серед товарів, висота — стопкою (висота × кількість, додається). Набір із прайс-листа («3 шт») рахується своїми габаритами позиції.
4. Шторка «Створити ТТН» показує ці числа в «Розмірі відправлення» з підказкою «Вага й габарити — з товарів угоди: … кг, Д×Ш×В см». Їх можна змінити руками перед створенням.
5. Так само працюють усі, хто створює ТТН без шторки: ШІ Олесь, авто-ТТН на етапах каналу (Prom, Rozetka, Епіцентр), інструмент ШІ shipping_create_ttn, ТТН Rozetka Delivery для замовлення Rozetka.
6. Чого в товарах нема (наприклад, висоти), береться з акаунта служби, як раніше. У журналі угоди біля створеної ТТН записано, з якою вагою й розміром пішла посилка й чи взято їх з товарів угоди.

4Записати наявну ТТН

«вручну» в блоці «Доставка» або режим «Додати ТТН» у шторці: служба, номер ТТН («Наявна ТТН») → «Записати ТТН». Номер записується в угоду без звернення до перевізника.

5Стікер, статус, скасування

Як виглядає рядок ТТН. Колонки: ТТН, Адреса, Післяплата, Вартість, Статус, «⋮». Під номером ТТН — сірим площадка («На Prom» або «Prom ✓») і коли ТТН створено; кнопка «Скопіювати» з'являється, коли наводите на рядок (на телефоні видно завжди); відправник — у підказці номера. Під адресою — одержувач коротко (повне ім'я й телефон — у підказці). Статус — кольорова пігулка: створено — сіра, у дорозі — блакитна, чекає у відділенні — жовта, отримано — зелена, повернення — червона; під нею — очікувана дата доставки, а подробиці (де посилка, коли звірено, чи роздруковано стікер) — у підказці, якщо навести на статус. Роздрукований стікер видно й маленьким принтером біля номера. Якщо блок вузький (ліва колонка картки на ПК, телефон), кожна ТТН — картка: «⋮» ліворуч, номер і статус, нижче адреса з одержувачем і суми — без прокрутки вбік.

«⋮» у рядку ТТН:

• «Редагувати ТТН» — див. 5а;
• «Роздрукувати стікер» — PDF 100×100 (після друку біля номера з'являється принтер);
• «Оновити статус» — запитує свіжий статус у перевізника;
• «Відкрити на сайті служби», «Скопіювати номер ТТН»;

Для угоди з маркетплейсу в клітинці ТТН є постійна кнопка «На Prom / Rozetka / Kasta / Епіцентр» — передати ТТН на площадку (як «Відправити в Prom» у KeepinCRM). Коли ТТН уже записана на площадці (ви передали її звідси або вона прийшла з площадки), замість кнопки стоїть «Prom ✓» (назва площадки з галочкою); натискання на неї передає ще раз. Площадка приймає ТТН лише на певному статусі замовлення: Prom — «Прийнято»/«Оплачено», Rozetka — «Обробляється менеджером» або «Підтверджено» (ТТН іде разом зі статусом, далі Rozetka сама веде трекінг), Kasta — після «Підтверджено» та «Упаковано», Епіцентр — «Підтверджено». Якщо замовлення ще не на такому статусі, Helomi спершу переводить його туди на площадці, передає ТТН, а етап угоди в Helomi не змінює (підтвердження каже, у який статус буде переведено). Назад на площадці статус не повертається — маркетплейси цього не дозволяють. Якщо автоперехід вимкнено, кнопка лише показує підказку й нічого не шле. Для замовлення Rozetka з доставкою ROZETKA Delivery кнопки нема: накладну створює сама Rozetka після підтвердження даних, ТТН від продавця вона не приймає — як у KeepinCRM, де для цієї доставки вводять лише вагу, розміри й сторони. Правило — у картці каналу Налаштування продажів›Передача ТТН на маркетплейс«Налаштування продажів → Передача ТТН на маркетплейс». Запис про передачу — у журналі угоди й картки каналу.

Замінити ТТН на площадці. Якщо на площадці вже стоїть інша ТТН (стару видалили й створили нову), кнопка «На Prom» над новою ТТН питає «На Prom зараз ТТН … Замінити її на …?» і записує нову замість старої. Якщо стара ТТН уже в дорозі, у підтвердженні є попередження — перевірте, що посилку справді відправлено новою. ТТН з KeepinCRM зі службою «ukr_poshta» — це Укрпошта, вона передається на Prom так само.

• «Видалити ТТН» — після підтвердження ТТН, створену в Helomi, видаляється в перевізника і зникає з угоди (як у KeepinCRM). Якщо перевізник відмовив (наприклад, посилку вже оформлено у відділенні), з'являється його причина і питання «Прибрати ТТН з угоди все одно?» — тоді вона зникає лише з угоди, у перевізника лишається. ТТН, додану вручну чи з KeepinCRM, і вже скасовану — прибирає з угоди без запиту до перевізника. Кожне видалення — запис у журналі угоди.

5аРедагувати ТТН

«⋮» рядка ТТН → «Редагувати ТТН» відкриває шторку з поточними даними.

• ТТН Нової Пошти, створена в Helomi — та сама форма, що й «Створити ТТН»: одержувач, телефон, місто й відділення (або адреса), вага, місця, післяплата, опис. Дані підтягуються з самої Нової Пошти. «Перевірити без змін» показує, що піде перевізнику, «Зберегти зміни» змінює ТТН у Новій Пошті — номер лишається той самий. Стікер після зміни треба роздрукувати заново. Акаунт відправника змінити не можна — для іншого акаунта видаліть ТТН і створіть нову.
• ТТН, додана вручну чи з KeepinCRM — змінюється лише запис в угоді: номер, адреса, одержувач, телефон, післяплата. У перевізника нічого не змінюється.
• ТТН інших служб, створені в Helomi (Укрпошта, Meest, Rozetka Delivery), змінити не можна — видаліть і створіть нову. Скасовану чи вже отриману ТТН не редагують.

Кожна зміна — запис у журналі угоди з тим, що було і що стало.

6Статус доставки змінює етап угоди

1. «Інтеграції» → перевізник → «Налаштування» → «Пов'язані статуси» → «+ Додати»: «Зовнішній статус» → «Етап» (з воронкою).
2. Коли оновлюється статус ТТН, угода переходить на пов'язаний етап (запис у журналі від «трекінг доставки»). Архівні угоди не змінюються.
3. Для Нової Пошти статус можна задати шаблоном (наприклад, з датою), або початком тексту.
4. Там само — «Міняти етап, коли посилка»: стани посилки, на яких етап за статусом міняється. Типово позначено «відправлена / в дорозі», «у відділенні», «отримана», «повернення»; «створена, ще не відправлена» — ні: поки посилку не здали службі, етап угоди стоїть, навіть якщо для статусу «Створено» є рядок (власник 16.10, угода 36829027: «Укрпошта: Створено онлайн. Очікує приймання» переводила угоду назад у «Прийнято»). Це правило діє однаково для ШІ Ростіка, фонового оновлення статусів і ⋮›Оновити статус«⋮ → Оновити статус».
5. Рядок діє лише на угоди воронки свого етапу. У списку «Етап» біля кожного етапу видно воронку: «Відправлено [Продажі]», «Відправлено [Продажі Каста]». Щоб статус рухав угоди кількох воронок, додайте для кожної воронки свій рядок з тим самим статусом (власник 17.10: раніше рядок лише «Продажів» переносив угоду «Продажі Епіцентр» у «Продажі»). Нема рядка для воронки угоди — етап не змінюється.
6. «Скасовані угоди не чіпати» (перемикач, типово ввімкнено): угоду на етапі з роллю «Скасована» статус посилки не переводить на інший етап і не закриває «Виграно» в архів. Вимкніть, якщо скасовану угоду має «оживляти» посилка, що таки поїхала.
7. «Не повертати угоду на етап до збірки» (перемикач, типово ввімкнено): коли посилка вже поїхала, рядки, що ведуть на етап з роллю «Створено», «Прийнято», «Передали на збірку», «Зібрано» чи «Допомога», пропускаються — діє наступний рядок, що збігся. Так старий рядок KeepinCRM «Прийнято» → «Прийнято» не тягне відправлену угоду назад.
8. Як налаштувати вручну (приклад Rozetka Delivery і Укрпошти, 17.10). Беріть статус зі списку біля поля — там справжні тексти служби. Rozetka Delivery: «В дорозі» → «Відправлено», «У відділенні» → «У відділенні», «Видано» → «Отримано», «Відмова від одержання» → «Повернення». Укрпошта: «Прийнято», «Прибуло до Логістичного центру», «Прибуло до Сортувального депо» → «Відправлено»; «Прибуло до Відділення» → «У відділенні»; «Вручено Одержувачу» → «Отримано»; «Повернення. Вручено Відправнику» → «Повернення». Назви KeepinCRM («У дорозі», «Готово до видачі», «Відправлення прийняте», «Надходження на сортувальний центр»…) теж працюють — під полем видно підказку, які справжні тексти вони ловлять. Повторіть рядки для кожної воронки, де їздять такі посилки.

Звідки статус. Статус ТТН приходить з API служби: Нова Пошта — TrackingDocument.getStatusDocuments, Укрпошта — StatusTracking (токен трекінгу акаунта), Meest — openAPI (токен акаунта; Meest показує лише відправлення свого договору — для ТТН, які створив Prom під своїм договором, статус береться із замовлення Prom: «Доставлено (Prom)»…), Rozetka Delivery — публічний трекінг. Фоном статуси оновлюються самі — у налаштуваннях перевізника (типово раз на 30 хв) і на кожному кроці ШІ Ростіка, з переходом угоди на пов'язаний етап; вручну — ⋮›Оновити статус«⋮ → Оновити статус».

Яким ключем. Спершу — ключем акаунта, з якого ТТН створено, далі базовим ключем і ключами інших акаунтів служби (ТТН, додану вручну, могли створити в іншому кабінеті). Ключ кабінету, з якого ТТН створено, дає повні дані (телефон одержувача, точну післяплату); без ключа Нова Пошта віддає лише базовий статус. Номер, скопійований із сайту служби з пробілами («20 4005 5552 6300»), записується й перевіряється без пробілів. Поки служба ще не відповідала, щойно створена чи додана ТТН показується як «створено, не відправлено» (сірим), а не «в дорозі».

Опис і номер замовлення для Rozetka Delivery. В ЕН Rozetka йде лише те, що є у формі KeepinCRM: вага, розміри, короткий опис, відправник і одержувач, післяплата й оголошена вартість. Опис з «Додаткової інформації» акаунта очищається від службових символів («A000001-#2шт.» → «A000001-2шт.», до 90 символів), номер замовлення — лише цифри й латиниця до 20 символів (інакше не передається). Якщо Rozetka все одно відмовляє, не назвавши поле, запит повторюється без номера замовлення і з описом «Угода <id>».

7Kasta, «Магазини Rozetka» і Meest на Prom

• Угода з Kasta: безкоштовно ТТН створюється лише в кабінеті hub.kasta.ua коштом Kasta (вкладка «Kasta» → «Створити в hub.kasta.ua»). Вкладки «Нова Пошта» й «Укрпошта» теж відкриті, але така пряма ТТН платна для вас: на вкладці стоїть попередження «Платна ТТН» з кнопкою «Перейти на «Kasta»», а «Створити ТТН» спершу питає «Створити платну ТТН?». «Перевірити без створення» працює без питання й показує те саме попередження. Meest і Rozetka Delivery для угоди Kasta вимкнені. Докладно — Kasta hub.
• «Магазини Rozetka» для угоди з Prom: ЕН створюється лише через кабінет Prom («Створити через кабінет Prom»), якщо таке створення увімкнено; інакше — вручну в кабінеті Prom.
• Meest для угоди з Prom («Meest ПОШТА» у замовленні): так само лише через кабінет Prom («Створити через кабінет Prom») — у довіднику Meest нема відділень Prom, пряма ТТН відповідає «відділення не знайдено». Акаунт Meest для такої ЕН не потрібен; якщо створення через кабінет вимкнено — вручну в кабінеті Prom.

7аЗамовлення Rozetka з доставкою ROZETKA Delivery

Угода з Rozetka, де покупець вибрав ROZETKA Delivery: «+» і «Додати місце» відкривають не звичайну шторку, а форму «ТТН із замовлення Rozetka» (16.10). Накладну створює сама Rozetka в кабінеті продавця й одразу прив'язує до замовлення — ЕН з власного акаунта Rozetka Delivery таке замовлення не приймає. Одержувач і оплата — із замовлення (лише показ); заповнюєте вагу, габарити, місць, опис, відправника з відділенням відправлення і платника, далі «Створити ТТН на Rozetka». Замовлення ще «Нове» на Rozetka — Helomi сам спершу поставить «Обробляється менеджером» (інакше Rozetka ТТН не дає); помилка Rozetka — тостом, шторка лишається. «Інший перевізник» — звичайна шторка. Перемикач і докладно — стаття Rozetka, розділ 5а.

8Укрпошта: адреси і списки відправлень

У налаштуваннях Укрпошти є ще «Адреси відправника» і «Списки відправлень». ТТН можна додати до списку, а для списку — сформувати «Форма ф.103А» (PDF). Назви полів API для списків ще не звірено наживо.