ИИ Нина — учёт товарных запасов для налоговой

1Картка в Інтеграції›ШІ«Інтеграції → ШІ»

Картка «Ніна» показує, чи працює вона, і веде до неї: ім'я, роль, пігулки стану й виду «Програма».

1. Перемикач «Увімкнено» — вимкнена Ніна показує все, але нічого не змінює: документи не додаються, записи не вносяться, інструменти інших ШІ відповідають «вимкнено».
2. «Відкрити» — вікно «Облік для податкової» (розділ 2).
3. «WIKI» — ця стаття шторкою.

Ніни ще нема в організації — Інтеграції›ШІ›Ніна›Додати«Інтеграції → ШІ → Ніна → Додати». Хто бачить вікно — Налаштування›Люди›Доступи›ШІ Ніна«Налаштування → Люди → Доступи → ШІ Ніна»: там реквізити постачальників і суми, тому типово вікно бачить лише адміністратор.

2Вікно: вкладки й три блоки

Вікно — робоче місце Ніни на весь екран: бокове меню згортається в рейку ☰, розділи — на нижню панель швидкого доступу. Угорі пігулки вкладок: «Дашборд», «Прогалини», «Без документів», «Документи», «Книга», «Продажі», «Назви».

1. «Дашборд» відкривається першим (розділ 15); «Прогалини» — чорна картка з кількістю прогалин, поруч документи, залишок за книгою й продажі за період.
2. «Документи», «Книга» чи «Продажі» — на комп'ютері всі три блоки видно поруч, обраний обведено; на телефоні видно один.
3. Якщо в організації кілька юросіб — виберіть угорі, чию книгу дивитися. У кожного ФОП своя книга (розділ 13).
4. Чорна «Додати документ» — завжди під рукою: на комп'ютері праворуч угорі, на телефоні — на панелі над нижнім меню.

Яка вкладка відкривається першою, за який період рахувати продажі й скільки рядків показувати — Налаштування›Що показувати«Налаштування → Що показувати» (кожен під себе).

3Додати документ з фото

Найшвидша дорога: сфотографувати накладну телефоном одразу, коли приїхав товар. За Порядком запис про надходження роблять до початку продажу цього товару.

1. Натисніть «Додати документ».
2. Виберіть «Сфотографувати» (камера телефона) або «Вибрати фото або PDF». Кілька сторінок одного документа виберіть разом — до 6 файлів.
3. Зачекайте: Ніна прочитає документ і відкриє його шторкою з заповненими полями.
4. Перевірте вид, номер, дату, постачальника й суму. Смуга «Ніна просить перевірити» підказує, що в документі нечітко.
5. У кожному рядку товару натисніть «Вибрати наш товар» і знайдіть товар складу. Ніна запам'ятає цю відповідність і наступного разу підставить товар сама.
6. Натисніть «Підтвердити». Документ отримає запис у книзі з наступним номером.

4Додати документ вручну

Коли фото нема або модель вимкнено, документ заповнюють руками — поля ті самі.

1. «Додати документ» → «Заповнити вручну».
2. Виберіть вид документа: видаткова накладна, ТТН, акт, митна декларація, чек, опис залишків, акт виробництва, повернення, переміщення, списання.
3. Впишіть номер, дату, постачальника (для вибуття — отримувача) і суму.
4. Додайте рядки товарів кнопкою «Рядок» і виберіть наш товар у кожному.
5. Додайте фото чи PDF кнопкою «Фото або PDF» і натисніть «Підтвердити».

Для акта виробництва чи внутрішнього переміщення виберіть напрям «Надходження і вибуття» — у книзі заповняться обидві суми.

Комплект: рахунок, накладна, оплата

Документи однієї поставки зберігаються разом: рахунок → накладна, а поруч із накладною — документ про оплату (платіжна інструкція, квитанція чи чек). Головний у комплекті — накладна: саме вона йде в книгу.

1. Відкрийте документ. Угорі блок із трьома місцями: «Рахунок», «Накладна», «Оплата».
2. Натисніть «Додати» в порожньому місці й сфотографуйте або виберіть файл — документ потрапить у цей комплект.
3. Почали з рахунку — відкрийте його й додайте накладну в місце «Накладна»: рахунок перейде до неї.
4. Оплат може бути кілька — «Ще оплата».

У списку документів комплект — один рядок з пігулками «рахунок» і «оплата». Рахунок у комплекті з накладною прогалиною не вважається. Щоб бачити накладні без оплати, увімкніть Налаштування›Книга обліку›Накладна без документа про оплату — прогалина«Налаштування → Книга обліку → Накладна без документа про оплату — прогалина».

5Вести книгу обліку

Книга — це «Форма ведення обліку товарних запасів»: один рядок — один первинний документ і його загальна вартість. Назви товарів і кількість у книгу не пишуть — вони живуть у документах.

1. Підтверджений документ потрапляє в книгу сам. Щоб вносити вручну, вимкніть Налаштування›Книга обліку›Підтверджений документ одразу вносити в книгу«Налаштування → Книга обліку → Підтверджений документ одразу вносити в книгу» — тоді в документі з'явиться кнопка «У книгу».
2. Запис без документа — кнопка «Запис» у блоці «Книга обліку»: вид документа, дата, номер, постачальник або отримувач, надходження чи вибуття, примітка.
3. Перший запис книги — опис залишків на початок обліку: додайте документ виду «Опис товарних залишків на початок ведення обліку» із загальною вартістю.
4. Пігулка «Без документа» показує записи, до яких не прикріплено документ. Відкрийте запис і натисніть «Додати фото».
5. Помилковий запис не стирайте, а анулюйте: відкрийте його й натисніть «Анулювати» — рядок лишиться з приміткою «анульовано», сума в підсумок не піде. «Прибрати» видаляє рядок зовсім і зсуває наступні номери.

Угорі блока — підсумки: надходження, вибуття і залишок за книгою.

Показати книгу за формою

Кнопка «Форма» в блоці «Книга обліку» відкриває книгу на весь екран таблицею строго за формою з додатка до Порядку: «Додаток…», назва, місце продажу з ФОП і РНОКПП, графи 1–9 з тими самими підписами.

1. Натисніть «Форма» (або «Для податкової» → «Показати книгу на екрані»).
2. Покажіть таблицю перевірці з екрана — на телефоні вона гортається вбік.
3. «Завантажити Excel» — файл тієї самої форми; «Друк» — на папір або в PDF.

У графі 6 після назви постачальника стоїть його код із документа; вимкнути — Налаштування›Книга обліку›У графі 6 дописувати ЄДРПОУ або РНОКПП«Налаштування → Книга обліку → У графі 6 дописувати ЄДРПОУ або РНОКПП».

6Перенести наявну книгу з Excel

Якщо книгу вже ведете в Excel за формою з графами 1–9, її можна перенести за один раз.

1. «Додати документ» → «Перенести наявну книгу з Excel».
2. Виберіть файл .xlsx. Ніна знайде рядок з номерами граф 1–9 і перенесе всі записи під ним.
3. Перейдіть на «Книга» → «Без документа» і до кожного запису додайте фото його документа.

Повторне завантаження того самого файла записів не дублює.

7Звірити продажі й чеки

Блок «Продажі й чеки» показує виграні угоди за період і стан кожної: «чек», «у книзі» або «нема чека й запису».

1. Виберіть період двома датами або лишіть типовий.
2. Натисніть пігулку «Без чека» — це продажі, яких нема ні в чеках, ні в книзі.
3. Розгорніть угоду: біля кожного товару крапка — зелена, якщо на товар є підтверджений документ, червона — якщо нема.
4. Натисніть «Внести вибуття в книгу» — у книзі з'явиться рядок вибуття на суму угоди. «Усі без чека — у книгу» вносить усі за період одразу.

Продаж із фіскальним чеком у книгу не вноситься — так вимагає Порядок; Ніна лише показує, чи були на цей товар документи. Кожен продаж без чека має бути в книзі.

Рядок «Де продаємо без чека» над списком показує канали, з яких ідуть продажі без чека: скільки їх і скільки ще не внесено в книгу. Червона пігулка — є невнесені.

8Таблиця відповідності назв

Постачальники називають один товар по-різному, а чек б'ється однією назвою — назвою товару складу. Вкладка «Назви» зберігає, яка назва з документа є яким нашим товаром.

1. Відповідність створюється сама, коли ви вибираєте «наш товар» у рядку документа.
2. Щоб додати вручну — «Назви» → «Відповідність»: назва в документі, постачальник (порожньо — для будь-якого) і наш товар.
3. Натисніть рядок, щоб змінити товар або прибрати відповідність.

Назва в чеку має однозначно вказувати на товар із документа постачальника. Таблиця відповідності — ваш внутрішній довідник, який пояснює перевірці, що це один і той самий товар.

9Товари й продажі без документів

Вкладка «Без документів» збирає в одному місці все, на що бракує документів на прихід. Це перше, що дивиться перевірка: товар можна продавати, лише коли на нього є документ і запис у книзі.

1. Відкрийте «Без документів». У рядку товару видно: продано, з них без чека, скільки надійшло за документами, скільки бракує, залишок на складі й угоди, де його продано.
2. Знайдіть документ постачальника на цей товар і натисніть «Додати документ».
3. У рядку документа виберіть «наш товар» і підтвердіть — товар зникне зі списку.

Число на вкладці — скільки таких товарів. Період продажів — як у блоці «Продажі».

10Закрити прогалини

Вкладка «Прогалини» — список того, що варто виправити до перевірки. Кожна група має лічильник, пояснення й перші рядки.

Натисніть рядок — відкриється документ або потрібний блок із фільтром. «Показати всі» веде до повного списку.

11Підготувати файли для податкової

«Для податкової» збирає Excel, який показують на перевірці. Форма і документи мають бути доступні в місці продажу на початок перевірки — тримайте їх під рукою на телефоні.

1. Натисніть «Для податкової» (на телефоні — «Податковій»).
2. Виберіть період.
3. Натисніть одну з трьох великих кнопок:

4. Нижче, у «Ще файли», — решта; «Усе одним файлом» збирає книгу, назви, продажі й реєстр разом:

12Закупівлі Богдана

Якщо закупівлі веде ШІ Богдан, Ніна бере ті, що прийшли, і створює з них чернетки документів з рядками товарів. Файлу в такій чернетці нема — це нагадування знайти й додати документ на партію.

1. Відкрийте вікно Ніни — нові закупівлі підтягнуться самі.
2. У «Документи» → «Чернетки» відкрийте документ із позначкою «із закупівлі Богдана».
3. Додайте фото документа, впишіть номер і натисніть «Підтвердити».

Вимкнути — Налаштування›Закупівлі Богдана›Підтягувати закупівлі Богдана«Налаштування → Закупівлі Богдана → Підтягувати закупівлі Богдана». У розділі «Закупівлі» Ніна нічого не змінює.

13Кілька юросіб

Якщо у вас кілька ФОП, облік кожного ведеться окремо: свої документи, своя книга з власною нумерацією, свої продажі й прогалини.

1. Виберіть юрособу в списку вгорі вікна. Усе нижче — лише її.
2. Натисніть олівець поруч — «Реквізити книги»: місце продажу, адреса й дата початку обліку саме цієї юрособи. Порожнє поле бере спільне значення з налаштувань.
3. На вкладці «Прогалини» таблиця «Усі юрособи» показує по кожній: прогалини, документи, залишок за книгою, продажі й скільки без чека та запису; унизу — «Разом». Натисніть рядок, щоб перейти до цієї юрособи.
4. «Для податкової» → «Усі юрособи одним файлом» — зведення і книга кожної юрособи окремим аркушем.

Продаж потрапляє до тієї юрособи, що вказана в угоді; угода без юрособи — до типової. Документ додається до юрособи, вибраної вгорі.

14Запитати Ніну й вибрати модель

Ніна відповідає на запитання про ваш облік і може зробити просте сама: створити чернетку документа, внести запис, зв'язати назву.

1. Натисніть «Запитати Ніну» в шапці вікна й напишіть запитання: «що закрити до перевірки?», «на які товари нема документів?», «скільки продано без чека в жовтні?».
2. Ніна бере цифри з вашого обліку; до повідомлення можна прикріпити фото чи PDF.
3. Щоб змінити модель, натисніть пігулку з назвою моделі в шапці вікна: виберіть компанію (Claude, ChatGPT, Gemini, Grok, Kimi) і саму модель зі списку. Так само — у вікні кожного ШІ.

Ключ моделі береться з Інтеграції›ШІ«Інтеграції → ШІ». Дорожча модель краще читає нечіткі фото й довгі накладні. Те саме — у Налаштування›API«Налаштування → API».

15Дашборд

Дашборд показує одним екраном, наскільки облік у порядку.

1. Чорна картка — скільки прогалин; натисніть, щоб перейти до них.
2. Чотири частки: продані товари з документами, продажі з чеком, документи в книзі, комплекти з оплатою. Натисніть частку — відкриється її вкладка.
3. Два графіки за шість місяців: надходження й вибуття за книгою; продажі з чеком і без. «Таблиця» показує ті самі числа рядками.
4. Нижче — постачальники за сумою документів і «Де продаємо без чека».

Коли юросіб кілька, на дашборді є й таблиця «Усі юрособи».

16Налаштування

Кружечок «Налаштування» у шапці вікна. Зміни діють одразу.

Нижче — «Доступи й ліміти» (адміністратор); «API» — «Вхід для ШІ», модель і токени; «Огляд» — дій сьогодні; «Журнал» — хто що додав, підтвердив і вивантажив.