ИИ Мария Иосифовна — бухгалтерия: продажи и маржа, расходы, деньги, прогноз

1Увімкнути й відкрити Марію (картка в Інтеграції›ШІ«Інтеграції → ШІ»)

Картка показує, чи працює Марія зараз, і веде до неї. Вона з'являється сама в Інтеграції (головне меню)›ШІ«Інтеграції (головне меню) → ШІ» і в Налаштування›Команда й доступи›ШІ-співробітники«Налаштування → Команда й доступи → ШІ-співробітники»; у «Структурі компанії» — стара картка «ШІ Марія Йосипівна» у своєму відділі, «Відкрити» на ній веде у вікно Марії.

На картці — фото в ореолі, ім'я, роль, пігулки стану й виду «Агент». Дій рівно три:

1. «Увімкнено» — перемикач. Вимкнена Марія не робить кроків: виписки банків не заносяться, нагадування й ранковий підсумок не йдуть, звіти не прогріваються у фоні, «Запустити крок» сірий, інструменти інших ШІ відповідають «ШІ вимкнено». Сторінка «Фінанси» і звіти на вимогу працюють і далі — вони просто рахуються на ходу.
2. «Відкрити» — вікно Марії /crm/ai/maria (розділ «Подивитися гроші у вікні Марії»).
3. «WIKI» — ця стаття шторкою.

Вимкнути можна й у налаштуваннях: ⋮›Вимкнути«⋮ → Вимкнути». Вмикає й вимикає адміністратор або той, хто підключив Марію.

2Подивитися гроші у вікні Марії

Вікно — робоче місце Марії на весь екран: тут видно, скільки заробили за період і чи працюють банки. Бокове меню згортається в рейку ☰, розділи — на нижню панель; ☰ на краю розгортає меню назад.

Шапка спільна для всіх ШІ: ореол, ім'я, роль і «крок о …», пігулки стану й виду, кружечки «Налаштування», «Журнал», «?» (ця стаття). Під нею:

• Показники за період «Звітів» (типово 30 днів): чорна картка — головна метрика (типово «Маржа» з продажами й кількістю угод поруч), далі «Прибуток» (маржа мінус інші витрати й документи; під ним — сума витрат), «Чистий прибуток» (мінус ще й зарплата), «Записано з чату» (за 30 днів, сума і скільки чекає «так»). У вікні не більше чотирьох карток: окрему «Витрати» (без закупівлі товару й зарплати) можна вибрати замість іншої в «Які показники у вікні» — до трьох після головної. Що з цього показувати, яка картка чорна і як писати суми — Налаштування›Звіти«Налаштування → Звіти» і «Що показувати», кожен для себе.
• «Цикл» — як часто Марія робить крок, коли був останній, помилка, якщо була, і «Запустити крок» — виписки банків, «Вхідні», нагадування й прогрів звітів зараз, не чекаючи циклу. Поки запит іде, кнопка сіра з написом «Запускаю…»; результат — повідомленням угорі праворуч.
• «Дашборд «Фінанси»» — колишня сторінка «Фінанси · Марія Йосипівна» тепер тут: ряд карток за період (продажі, маржа, витрати, прибуток, чистий прибуток, за день, відсотки маржі), «Прибуток по днях», канали продажів, бізнеси, товари, витрати по категоріях і поради. Період — пігулками «7 дн · 30 дн · 90 дн · Півроку · Рік · Цей місяць · Дати»; кружечок «Оновити» перераховує без кешу; кружечок «Налаштувати дашборд» відкриває шторку з його налаштуваннями (розділ «Дашборд «Фінанси»» нижче).
• «Гроші й банки» — режим запису у «Фінанси», Monobank, НоваПей, остання операція у «Фінансах», посилання «Сторінка «Фінанси»». Блок можна сховати («Що показувати»).
• Нижче — «Чекають підтвердження» і «Останні дії», як у всіх ШІ.

Коли Марію вимкнено, угорі — смуга «Марію вимкнено — крок не запускається» з кнопкою «Увімкнути в Інтеграції›ШІ«Інтеграції → ШІ»». Коли вимкнено «Записувати у «Фінанси»», — смуга «Тестовий режим: у «Фінанси» Марія не пише» з кнопкою «Налаштування» (відкриває їх тут же, у вікні). На телефоні головна метрика — на всю ширину, решта карток по дві, «Запустити крок» — на всю ширину.

3Налаштувати Марію під себе

Тут Марію налаштовують під себе: її характер у чаті, період звітів, що видно у вікні, кому вона пише, і вся бухгалтерська робота — банки, «Вхідні», податки, капіталізація, прогноз. Кожне поле має рядок-підказку під собою; змінили — Марія бачить це з наступного кроку (до 20 секунд), без перезапуску.

Дорога: вікно Марії → кружечок «Налаштування» праворуч угорі — налаштування відкриваються в тому самому вікні (адреса /crm/ai/maria?view=settings), меню лишається в рейці; повернутися — той самий кружечок «Назад до роботи» або «назад» браузера. Так само веде рядок «Марія Йосипівна» в Налаштування›Команда й доступи›ШІ-співробітники«Налаштування → Команда й доступи → ШІ-співробітники». Вкладки: «Налаштування» · «API» · «Огляд» · «Журнал». Угорі форми — «Для всіх» (діє для всієї організації, змінює адміністратор або той, хто підключив Марію) і «Для мене» (лише для вас: доповнення до інструкції, тон, звертання, вигляд вікна). Першою відкрита група «Характер» — змінити тон Марії можна одразу: «Тон» → «Зберегти». Решта груп згорнуті рядком із назвою, реченням «для чого» і «змінено N»; потрібне поле швидше знайти словом у «Знайти налаштування…» (наприклад «податок» чи «підсумок»). «Скинути» — біля кожного зміненого поля, «Скинути до типових» — один раз унизу. Типові значення — те, як Марія працювала до появи поля.

Готові профілі (у «Для всіх»): «Як є» — типові; «Тихіше» — крок раз на 60 хв, у ранковому підсумку планові на 3 дні, нагадування про податок за 3 і 1 день; «Активніше» — крок кожні 15 хв, планові на 14 днів, нагадування за 7, 5, 3, 2 і 1 день. Перед застосуванням Helomi покаже, що зміниться; після профілю кожне поле можна змінити.

Характер

Якою Марія є в розмові: її чат у месенджері Helomi і віконце на сторінці «Фінанси» читають ці поля разом із вбудованими правилами (категорії, гаманці, «так/ні»); MCP і файл сесії — теж.

Звіти і «Що показувати»

Період, за який Марія показує показники, і як виглядає її вікно. Період — спільний; вигляд вікна кожен налаштовує для себе («Для мене»).

Дашборд «Фінанси»

Дашборд рахує лише те, що вам потрібно: чужий товар, який ви продаєте для когось із мінімальною націнкою, можна прибрати з усіх цифр, а «Прибуток» — визначити своїми класами витрат. Відкривається кружечком «Налаштувати дашборд» у самому дашборді, у «Налаштуваннях» Марії (групи «Дашборд «Фінанси»: що рахувати» і «Дашборд «Фінанси»: що показувати») або таким самим кружечком поруч з «Оновити» на старій сторінці «Дашборд фінансів» у меню.

1. Відкрийте вікно Марії й натисніть кружечок «Налаштувати дашборд» праворуч від пігулок періоду — шторка відкриється праворуч на всю висоту.
2. Залиште перемикач на «Для всіх» і в картці «Що рахувати» додайте бренди в «Бренди, які не рахувати на дашборді» — їхні угоди й операції зникнуть з карток, графіка й таблиць для всієї організації.
3. Перевірте «Що віднімати від маржі в «Прибутку»» — типово комісії, доставка, інші витрати й документи партії; відмітьте «Зарплата й премії» чи «Податки», якщо хочете бачити їх уже в «Прибутку».
4. Клацніть поле «Знайти й додати» під «Категорії витрат, які не рахувати на дашборді», почніть писати назву і клацніть потрібну в списку, наприклад розробку чи особисте, що не стосується магазину; вибрані стануть пігулками під полем, хрестик на пігулці прибирає. За потреби так само — «Доходи з «Фінансів», які додавати до «Прибутку»» (кешбек, відсотки банку).
5. Перемкніть на «Для мене» — «Що рахувати» згорнеться (його змінює адміністратор у «Для всіх»), а в картці «Що показувати» виберіть картки, блоки, типовий період і чи показувати порівняння.
6. Натисніть «Зберегти» внизу шторки — дашборд і показники вікна одразу перерахуються з новими налаштуваннями, а новий «Типовий період» стане вибраною пігулкою; повідомлення «Налаштування дашборду збережено» з'явиться угорі праворуч.

Повідомлення

Усе, що Марія пише людям у чат з нею: ранковий підсумок, нагадування про податки, табличку комісій ОЛХ. Не вибрали людей — пише всім адміністраторам, як і раніше; вибрали — лише їм (кожному в його чат з Марією).

Робота Марії

Бухгалтерські правила: як Марія записує витрати з чату, як часто ходить у банки, як розбирає «Вхідні», коли нагадує про податки й ОЛХ, як оцінює склад і будує прогноз.

Доступи й ліміти

Що Марія може робити від свого імені — блок унизу вкладки «Налаштування», змінює адміністратор: розділи (типово «Фінанси», «Дашборд фінансів», «Угоди», «Закупівлі»), «Спочатку запитати», ліміти. Докладно — стаття ШІ-співробітники.

4Керувати Марією з інших ШІ (API)

Як Марією керують інші ШІ і як підключити її до свого чату: «Вхід для ШІ», токени, файл сесії. Вкладка «API» у налаштуваннях Марії.

• «Вхід для ШІ» — картка /api/ai/sections/ai-maria (усі поля налаштувань з тими самими підказками), інструменти ai_maria_* з підписами «читає / змінює» і «питає людину», стаття help("ai-maria"), і хто з мозків має доступ — Ломі чи Остап з галочкою «ШІ Марія Йосипівна» в «Доступах і лімітах».
• «Токени · N», «Файл сесії», адреси MCP / REST / OpenAPI — як у всіх ШІ (ШІ-співробітники, розділ «API»).

5Звідки Марія бере цифри

Марія рахує лише з вашої CRM — угод, «Фінансів», складу й «Закупівель»; нічого не тягне з KeepinCRM і нічого не вигадує.

• Угоди — з розділу «Угоди» вашої CRM. Продаж = угода, створена в період (крім скасованих / програних); сума — сума товарів угоди; маржа — продаж мінус собівартість позицій. Угоди, перенесені з KeepinCRM, рахуються за датою створення (як і раніше), нові — за датою замовлення на площадці. Якщо в угоді позиція без закупівельної ціни (товар прийшов з площадки без зв'язку зі складом), Марія бере собівартість товару складу з тим самим артикулом або матеріалів позиції прайс-листа; не знайшла — угода позначається «без закупівельної ціни» і маржа там завищена.
• Повтори. Якщо замовлення площадки потрапило в CRM двічі (з KeepinCRM і повторним імпортом), Марія рахує його один раз — угоду з KeepinCRM.
• Гроші — з Фінанси›Операції«Фінанси → Операції»: надходження й витрати по гаманцях і категоріях; перекази між гаманцями — не дохід і не витрата.
• Класи витрат — клас категорії «Фінансів» (Налаштування›Фінанси›Категорії фінансів«Налаштування → Фінанси → Категорії фінансів», колонка «Клас»): «Закупівля товару» вже в собівартості й від маржі не віднімається; «Документи й доставка партії» і «Зарплата й премії» — окремо від «інших»; «Комісії майданчиків» і «Доставка клієнтам» з 19.10 — окремими рядками (як у P&L «Фінансів»; суми збігаються), у прибутку вони як і раніше; внески, виведення й позики власника не впливають на прибуток; «Постійна» — для прогнозу.
• Фірми («Бізнеси») — бренди Налаштування›Компанія й система›Бренди та юрособи«Налаштування → Компанія й система → Бренди та юрособи», до яких прив'язано кореневі папки складу; назва — бренду. Бренд з прапорцем «Не рахувати у звітах» (не наша фірма) і службовий бренд (разові продажі) з 30.10 не рахуються ніде на дашборді й у показниках вікна — ні їхні угоди, ні їхні операції; до того ховалися лише з «Бізнесів». Ще бренди можна прибрати руками — «Дашборд «Фінанси» → Бренди, які не рахувати на дашборді».
• Склад — Склад›Товари«Склад → Товари»: залишок і закупівельна ціна; фірма товару — коренева папка складу.
• Дорога — «Закупівлі»: партії «Замовлено» і «В дорозі».

6Продиктувати витрату чи надходження в чаті

Продиктуйте Марії витрату чи надходження в її чаті — вона запише операцію у «Фінанси» лише після вашого «так».

1. Напишіть Марії в чаті Helomi: «пром 2000», «реклама олх 1500», «оренда 5000 з моно», «готівкою прийшло 1200».
2. Перевірте пропозицію: категорія «Фінансів», гаманець, сума, дата.
3. Відповідайте «так» — операція з'являється у «Фінансах» (джерело «ШІ Марія (з чату)», автор — «ШІ Марія Йосипівна»), баланс гаманця змінюється одразу; «ні» — нічого не записується.

Повторне «так» на ту саму пропозицію другої операції не створить. Витрата «Податки» підтверджує плановий податок юрособи гаманця (та сама сума, сума всіх податків найближчого дня сплати або єдиний плановий поряд) — нагадування по ньому зникає; не збіглося — Марія запише витрату й попросить підтвердити планову в Фінанси›Планові«Фінанси → Планові». «Оплатив податки» без суми — тиша до кінця місяця. Команда «статус» показує режим запису, мозок і стан банків. Як Марія говорить (тон, звертання, мова, ваші побажання) — Налаштування›Характер«Налаштування → Характер».

7Як Марія заносить виписки банків у «Фінанси»

Марія сама заносить виписки підключених банків у «Фінанси» на кожному кроці — без дублів і з категоріями.

• Monobank — додайте особистий токен у Інтеграції›monobank›Підключення«Інтеграції → monobank → Підключення». Марія на кожному кроці бере виписку рахунку ФОП за останні дні й заносить операції в гаманець «Монобанк» з категоріями; операція з тим самим id банку двічі не з'явиться, холди пропускаються. Платежі до дати «Заносити операції Monobank, не старші за дату» Марія не бере, а на сам цей день пропускає ті, що вже прийшли з KeepinCRM.
• НоваПей — кожен увімкнений акаунт Інтеграції›NovaPay«Інтеграції → NovaPay» з ключами: виписка за вікном акаунта через його «Автоматичні платежі» (угода за ТТН чи номером, категорії, «Вхідні») і реєстри накладених платежів за вчора після 9:00. Вимикач — «Виписки банків → Заносити виписку й реєстри NovaPay у «Фінанси»». Стаття NovaPay.
• Без токена Марія чесно показує «не підключено» у вікні, а надходження з банку у звітах з'являться після підключення.
• Обидві виписки йдуть спільним шляхом «Фінансів»: правила імпорту (Налаштування›Фінанси›Правила імпорту«Налаштування → Фінанси → Правила імпорту»), виплата майданчика — переказом з транзитного гаманця, рядок без правила — у «Вхідні» з категорією-підказкою (розбираються у Фінанси›Нерознесені«Фінанси → Нерознесені»); НоваПей з номером ТТН в описі — дохід по несплаченій угоді.
• Комісії майданчиків у «Бізнесах» — з правила каналу Фінанси›Звірка›канал«Фінанси → Звірка → канал»; без нього — ті самі заготовки (Prom і Rozetka — сума з поля угоди, Епіцентр 17 %, Kasta 25 %, ОЛХ Доставка 20 грн + 3 %).
• По бізнесах (P&L) — фінансовий звіт Марії закінчується блоком «По бізнесах»: виручка, валовий і чистий прибуток кожного бізнесу з P&L «Фінансів»; дашборд директора отримує той самий P&L за 14 днів.
• Борги по партіях і «товар у дорозі» — з оплат закупівель у журналі «Фінансів» плюс архів оплат до переходу; ті самі суми бачать Фінанси›Закупівлі«Фінанси → Закупівлі» і Свєта.
• Табличка комісій ОЛХ — коли правило каналу ОЛХ увімкнено, комісія від ШІ Едуарда одразу стає витратою по угоді, рядок таблички позначається проведеним і в місячний запит «записати витратою?» не потрапляє.
• «Вхідні» — рядки виписок, що чекають перевірки, Марія розбирає сама на кожному кроці: спочатку правила імпорту, далі історія контрагента (три й більше однаково розібраних операцій — проводить, менше — лише підказка), далі платіж покупця на суму несплаченої угоди того ж клієнта — оплата по угоді. Сумнівне лишається у «Вхідних» з підказкою «Марія: …»; суми понад межу, внески й позики — теж лише підказка. Вимикач і межі — група «Вхідні» в налаштуваннях.

8Що Марія робить на кожному кроці

Крок — один прохід роботи Марії: кожні «Як часто робити крок» хвилин або одразу після «Запустити крок» у вікні; підсумок кожного кроку — у «Журналі».

1. Виписка НоваПей → «Фінанси» (якщо підключено й увімкнено).
2. Виписка Monobank → «Фінанси» (якщо є токен і увімкнено).
3. «Вхідні»: правила імпорту, історія контрагента, оплата угоди того ж клієнта — впевнене проводить, решта з підказкою.
4. Раз на добу — план постійних витрат: витрата класів «постійні» чи «зарплата», що повторюється три й більше місяців зі стабільною сумою, стає плановою «щомісяця» у «Планових»; рядок виписки на ту ж суму ±3 % і ±10 днів підтверджує її сам.
5. Раз на добу — курси валют з НБУ для USD, EUR і валют гаманців (Налаштування›Валюти і курс«Налаштування → Валюти і курс»).
6. Щоранку після години з «Повідомлень» — ранковий підсумок у чат з Марією тим, кого вибрано (не вибрано — адміністраторам), з тими рядками, що відмічені.
7. Прогрів звітів: фінблок дашборду (14 днів), аналітика за 30 днів, за «Темпи — за скільки днів» і за період «Звітів», капіталізація, план по місяцях — щоб сторінки й вікно відкривались миттєво.
8. Податкові нагадування (з планових податків CRM, раз на день) і табличка комісій ОЛХ (у свій день) — кому, задає «Повідомлення»; щоденні знімки капіталізації й залишків.
9. Раз на тиждень — попередження про ліміт доходу юросіб, які досягли відсотка попередження.

Попередження про ліміт доходу

Коли в юрособи увімкнено «Ліміт доходу на рік» і її дохід за рік досяг відсотка «Попереджати з %» (типово 80 %), Марія раз на тиждень пише в чат з нею: «Юрособа «…»: дохід N грн з ліміту M (P %)». Окремо Марія нічого не рахує: цифри ті самі, що в колонці «Ліміт» звіту Фінанси›Звіти›Податки«Фінанси → Звіти → Податки» і в смузі шторки юрособи, — доходи бази податків юрособи з 1 січня мінус повернення клієнтам.

• Сам ліміт — ваша цифра: Марія його не ставить і не змінює (Фінанси).
• Щоб попередження не приходили, вимкніть «Ліміт доходу на рік» у шторці юрособи: Налаштування›Компанія й система›Бренди та юрособи›Юрособи«Налаштування → Компанія й система → Бренди та юрособи → Юрособи» → юрособа → блок «Податки». Разом з ними зникнуть смуги в «Огляді» й шторці.
• Вимкнена Марія попереджень не пише, а смуга в Фінанси›Огляд«Фінанси → Огляд» лишається — її показують самі «Фінанси».