ИИ Эдуард — заказы из Telegram: свой бот, операторы и сделки

1Створити бота в Telegram

Бот — це окремий обліковий запис у Telegram, якому писатимуть ваші оператори. Створити його може будь-хто з телефона.

1. Відкрийте в Telegram чат з @BotFather (офіційний бот Telegram із синьою галочкою).
2. Надішліть команду /newbot.
3. Введіть назву бота — її бачитимуть оператори, наприклад «Замовлення Моя Компанія».
4. Введіть ім'я користувача бота латиницею; воно має закінчуватися на bot, наприклад mycompany_orders_bot.
5. Скопіюйте токен із повідомлення BotFather — довгий рядок із цифр і літер з двокрапкою посередині.

2Підключити бота до Едуарда

Підключає адміністратор. Helomi одразу перевіряє токен у Telegram: зламаний токен нічого не змінює.

1. Відкрийте Інтеграції›ШІ«Інтеграції → ШІ».
2. На картці «Едуард» увімкніть перемикач «Увімкнено» й натисніть «Відкрити». Картки ще нема — «Додати» → «Едуард».
3. У блоці «Підключіть свого бота» вставте токен у поле «Токен бота».
4. Натисніть «Підключити бота».
5. Перевірте, що з'явився блок «Бот» з назвою й посиланням вашого бота.

Токен зберігається зашифрованим і більше ніде не показується. Бот з'являється ще й окремим акаунтом у Інтеграції›Повідомлення›Telegram«Інтеграції → Повідомлення → Telegram» — там його журнал і режим отримання повідомлень. Під назвою бота у вікні Едуарда видно рядок «як він працює»: скільки збирає повідомлення, чи чекає «так», чи читає фото.

3Запросити операторів

Оператор — людина, якій бот дозволяє надсилати замовлення: менеджер, дропшипер, партнер. Без запрошення бот замовлень не приймає.

1. У вікні Едуарда відкрийте вкладку «Оператори».
2. Введіть «Ім'я оператора» — так бот звертатиметься до людини й так будуть підписані її угоди.
3. Виберіть «Людина в Helomi», якщо оператор працює в CRM: він стане відповідальним за свої угоди. Дропшиперу без входу в CRM це поле лишіть порожнім.
4. Натисніть «Запросити».
5. Натисніть «Скопіювати» й надішліть посилання людині.
6. Людина відкриває посилання, натискає «Старт» у Telegram — бот вітається, і вона стає оператором.

Посилання показується один раз і діє обмежений час (типово 48 годин). Минуло або загубилось — «Нове посилання» в рядку оператора. Людина більше не працює з вами — «Відкликати»: бот перестане приймати від неї замовлення, а створені угоди лишаться.

4Надіслати замовлення боту

Оператор пише як зручно — порядок слів не важливий, можна частинами.

1. Надішліть боту замовлення: текст, скріншот чи PDF, хоч кількома повідомленнями. Наприклад: «Іван Петренко 067 123 45 67», потім фото товару, потім «нп київ 12, наложка».
2. Бот одразу відповість «Збираю замовлення — 1 повідомл.»; з кожним новим повідомленням він прибирає цю відповідь і надсилає нову з лічильником.
3. Надіславши все, натисніть «Обробити зараз» (або напишіть «готово») — Едуард розбере всі зібрані повідомлення разом. Сам він не починає: таймера нема.
4. Прочитайте розбір, який надішле бот: клієнт, товари з цінами, сума, доставка, оплата, джерело.
5. Натисніть «Так» під розбором (або напишіть «так») — Едуард створить угоду й надішле картку з її номером, етапом і відповідальним.
6. Щось не так — напишіть уточнення звичайним текстом («телефон 0501112233», «не 2, а 3 штуки») — бот покаже розбір знову.
7. Передумали — «Ні».

Коли Едуард не певен, який товар мали на увазі, він питає «Який товар мали на увазі?» і показує до чотирьох схожих товарів кнопками — з ціною й позначкою «нема», якщо товару немає в наявності. Натисніть потрібний або «Залишити без товару складу». Вибір Едуард запам'ятовує як пропозицію синоніма на вкладці «Навчання».

Якщо чогось бракує (наприклад телефону), бот назве, чого саме, і чекатиме дописаного. Якщо в налаштуваннях вибрано «створювати одразу», бот не питає «так», а одразу створює угоду й дає кнопки для правок.

5Знайти товар на складі з чату

Оператор може спитати бота про товар, не оформлюючи замовлення.

1. Напишіть «знайди» й назву або артикул: «знайди паяльник 100 ват», «знайди А000044». Або «Меню» → «Знайти товар на складі».
2. Бот покаже до десяти товарів: назву, артикул, ціну й скільки є в наявності.
3. Натисніть на артикул — він скопіюється; вставте його в замовлення.

Пошук той самий, яким Едуард підбирає товари в замовленні: точний артикул важить найбільше, далі слова назви, їхні корені («паяльники» → «паяльник») і числа-характеристики. Модель для пошуку не викликається.

6Змінити угоду, додати нотатку чи видалити

Під створеною угодою бот показує кнопки «Змінити», «Нотатка», «ТТН», «Створити ТТН», «Відкрити в CRM», «Видалити угоду». Те саме можна написати текстом.

1. Щоб змінити — натисніть «Змінити» й напишіть, що саме: «ціну на 300», «2 штуки», «прибери сітку», «оплата на рахунок», «телефон 0501112233».
2. Щоб додати нотатку — «Нотатка» й текст.
3. Щоб побачити етап і номер накладної — «ТТН».
4. Щоб створити накладну — «Створити ТТН» (або напишіть «створи ттн»). Бот покаже службу доставки, одержувача, адресу й післяплату; перевірте й натисніть «Так» — номер ТТН з'явиться в чаті й в угоді.
5. Щоб видалити — «Видалити угоду», потім «Так». Угода піде у «Видалену інформацію» на 30 днів.

7Стежити за замовленнями у вікні

Вікно Едуарда показує, що оператори написали боту і що з цього вийшло.

1. Відкрийте Інтеграції›ШІ«Інтеграції → ШІ» → «Едуард» → «Відкрити».
2. Угорі — показники за 30 днів: скільки угод створено, скільки чекають «так», скільки операторів і помилок.
3. На вкладці «Замовлення» виберіть стан: «Усі», «Чекають «так»», «Угоди», «Помилки».
4. У рядку замовлення натисніть «Угода №…», щоб відкрити створену угоду. Тут же видно зміни й видалення угод з чату та попередження розбору.
5. Замовлення з помилкою — «Розібрати ще раз»; зайве — «Скасувати».

8Налаштувати Едуарда під себе

Усе, що Едуард робить, змінюється в його налаштуваннях і діє з наступного повідомлення.

1. У вікні Едуарда натисніть кружечок «Налаштування» праворуч угорі.
2. Змініть потрібні поля в групах нижче.
3. Натисніть «Зберегти».
4. Перевірте зміну в блоці «Перевірити на прикладі» у вікні Едуарда.

9Навчити Едуарда ваших слів, товарів і правил

Едуард працює з вашими довідниками, а не зі своїми: джерела, етапи й варіанти полів він бере з вашого Helomi.

1. Словник. У групі «Словник» допишіть рядки «слова = що це означає»: «наложка = оплата накладеним платежем», «дроп = джерело Дропшипери».
2. Синоніми товарів. У Товари›Синоніми товарів«Товари → Синоніми товарів» допишіть рядок «слова = артикули», якщо клієнти називають товар не так, як він зветься на складі: «паяльник, степлер = П001, П002».
3. Поля угоди. У Угода›Які поля угоди заповнювати«Угода → Які поля угоди заповнювати» перелічіть назви полів через кому. Для поля-списку Едуард вибирає лише з його варіантів у Налаштування›Типи даних›Угоди«Налаштування → Типи даних → Угоди».
4. Етап за джерелом. У таблиці «Етап за джерелом» виберіть етап для джерела, якому потрібна своя воронка, — наприклад, замовлення дропшиперів одразу на «Необроблені».
5. Навчання. Відкрийте вкладку «Навчання» у вікні Едуарда. Тут пропозиції, які він зібрав сам: з уточнень операторів («не 2, а 3», «це з олх») і з товарів, вибраних кнопками. Натисніть «Додати» — рядок піде у «Словник» (вибраний товар — у «Синоніми товарів») і діятиме з наступного замовлення; «Відхилити» — Едуард більше не пропонуватиме це правило. «Знайти правила» переглядає нові виправлення одразу, не чекаючи, поки їх назбирається.
6. Перевірте на прикладі: блок «Перевірити на прикладі» у вікні Едуарда покаже розбір без бота й без угоди.

10Документи клієнта й «OLX Доставка»

Едуард відрізняє документ клієнта і скріншот оплати від звичайного замовлення.

1. Надішліть боту витяг з ЄДР або довідку про рахунок разом із замовленням (фото чи PDF).
2. Едуард запише назву фірми, код і юридичну адресу в картку клієнта, реквізити — нотаткою в угоду, PDF — у файли клієнта.
3. Надішліть скріншот «OLX Доставки» — ціною товару стане рядок «Вартість товару», а комісія піде окремим рядком у таблицю комісій OLX у «Фінансах».

Поля клієнта для коду й адреси задаються в групі «Документи клієнта»; якщо такого поля у вас нема, реквізити лишаться в нотатці.

11Вирішити, що робити з чужими повідомленнями

Вашому боту може написати будь-хто, хто знає його ім'я. Що тоді робити — вирішуєте ви.

1. Відкрийте налаштування Едуарда → група «Бот у Telegram».
2. У полі «Коли пише не оператор» виберіть варіант.
3. Натисніть «Зберегти».

12Вимкнути Едуарда або відключити бота

Вимкнений Едуард не робить нічого: бот знову працює як звичайний бот «Переписок», замовлень не приймає.

1. Щоб зупинити Едуарда — Інтеграції›ШІ«Інтеграції → ШІ» → картка «Едуард» → перемикач «Увімкнено».
2. Щоб Едуард перестав слухати саме цього бота — у вікні Едуарда блок «Бот» → «Відключити».
3. Щоб підключити іншого бота — «Змінити бота» й вставити новий токен.

«Відключити» не видаляє бота: його картка, токен і оператори лишаються, підключити можна знову. Прибрати бота зовсім — у Інтеграції›Повідомлення›Telegram«Інтеграції → Повідомлення → Telegram».

13Що бачить ШІ й чого не бачить

Модель отримує текст і файли повідомлення оператора, його ім'я, до кількох десятків товарів складу, схожих на слова з повідомлення, список ваших джерел і варіанти вибраних полів угоди; коли змінює угоду — ще й її позиції, поля та клієнта. Інших клієнтів, угод, фінансів і токена бота модель не бачить. Текст і фото оператора для моделі — дані, а не команди: написати боту «зміни налаштування» нічого не змінить. Модель працює з ключем вашої організації (пігулка з моделлю в шапці вікна Едуарда), а кожен розбір записується в журнал Едуарда з кількістю токенів.