Clients

1Налаштування

• Поля клієнта — Налаштування›Типи даних›Клієнти«Налаштування → Типи даних → Клієнти» (з розділу — ⋮›Налаштувати поля«⋮ → Налаштувати поля»). Для кожного поля: «обов'язкове», «при створенні», «у списку», порядок перетягуванням, фільтр, унікальність. Системні поля з замком не вимикаються. Позначка «Також відображати у розділах» показує поле клієнта в картці угоди й задачі.
• Поля додаткових контактів — Налаштування›Типи даних›Дод. контакти«Налаштування → Типи даних → Дод. контакти».
• Довідники — Налаштування›Джерела«Налаштування → Джерела», «Теги»; філії — Налаштування›Філії«Налаштування → Філії».
• Сегменти клієнтів — у списку ⋮›Сегменти клієнтів«⋮ → Сегменти клієнтів»: пороги «Постійний», «VIP», «Згасає», «Втрачений» і звідки брати собівартість для прибутку (див. 10. Сегменти клієнтів).
• Колонки показників — блок «Показники» в Типи даних›Клієнти«Типи даних → Клієнти»: «Сегмент», «Замовлень», «Виручка», «Прибуток», «Останнє замовлення». Вони лише для списку (рахуються самі); увімкніть «Вивести в списку», щоб бачити й сортувати.
• Доступ — галочка «Клієнти» у Налаштування›Розділи меню«Налаштування → Розділи меню» (або в картці людини в «Користувачі»).

2Знайти клієнта

1. Відкрийте «Клієнти».
2. Пишіть у пошук назву, ПІБ, телефон (у будь-якому форматі) або email. Пошук бачить і телефони додаткових контактів.
3. Звужуйте фільтрами: джерело, відповідальний, теги, «Бренд» і «Філія» (фільтр «Бренд · Філія · Юрособа»), лід («лише ліди» / «не ліди»), «активні» / «архів», сегмент. «Скинути фільтри» прибирає все.
4. «Колонки» — які колонки бачити; клік по заголовку колонки сортує. «Виручка» за спаданням — найбільші клієнти зверху; «Сегмент» сортується від VIP до втрачених.

Фільтр «Бренд · Філія · Юрособа» у «Клієнтах» має дві пігулки — «Бренд» і «Філія», бо юрособи в клієнта нема: клієнт потрапляє в список, якщо в нього є угода вибраного бренду чи філії, а філію видно ще й за полем «Філія» клієнта. «Усі» скидає вибір. Вибір пам'ятається для «Клієнтів» окремо від інших списків, а порожній фільтр бере значення з «Я працюю в: …» у лівому меню (Фільтр «Бренд · Філія · Юрособа» і «Я працюю в»).

На телефоні рядки списку стають картками.

3Створити клієнта

1. Натисніть «+ Новий клієнт».
2. Заповніть «Назва компанії / ПІБ», «Телефон» і потрібні поля: «Контактна особа», «Посада», «Джерело», «Відповідальний», «Теги (через кому)», «Філія», «Знижка», «Націнка», «День народження», «Коментар», прапорець «Лід» та обов'язкові додаткові поля.
3. Натисніть «Створити».
4. Якщо такий телефон уже є в іншого клієнта, Helomi попередить про це. Відкрийте наявну картку або натисніть «Створити все одно».

4Картка клієнта

• У шапці: чорна «+ Нова угода» (шторка угоди з цим клієнтом), «Редагувати» і «⋮» з «В архів» / «Розархівувати», «Налаштувати поля клієнта», «Інструкція (WIKI)», «Вхід для ШІ», «Видалити». «В архів» і «Видалити» є ще й унизу картки. Бейдж «Дублі: N» веде до дублів саме цього клієнта.
• Ліворуч угорі — «Головне»: назва, джерело, сегмент і теги в шапці блоку, далі телефони з «подзвонити», відповідальний, остання угода й сума угод (з несплаченим). Решта полів — у згорнутих групах: «Контакти» (контактна особа, посада, email, філія), «Умови» (знижка, націнка, лід, день народження, коментар), групи власних полів («Реквізити», «Додаткові поля»…). У заголовку групи видно, скільки заповнено («Умови · 2 з 5»); натиск розгортає, порожні поля — за «Показати порожні»; розгорнута група лишається розгорнутою. Які поля в «Головному» і в якій групі — Налаштування›Типи даних›Клієнти«Налаштування → Типи даних → Клієнти» (Типи даних і поля).
• Нижче — «Додаткові контакти», «Адреси доставки», «Договори», «Службове» (кількість угод, ID, коли й ким створено).
• Договори: «+» — договір з клієнтом за шаблоном виду «Договір з контрагентом»; кружечок «+» у рядку договору — «Рахунок за договором» (з угоди клієнта). Під договором гілкою — рахунки, виписані на його основі, і накладні на основі рахунків. Блок ховається в Налаштування›Блоки«Налаштування → Блоки». Докладно — Документи, «Договори з контрагентом».
• Значення змінюються на місці; кожна зміна потрапляє в журнал.
• Довгий текст — «Коментар» і власні поля типу «Текст»: показуються з абзацами, як їх написали; довгий текст згорнуто, «Розгорнути» показує весь. У «Редагувати» поле росте разом із текстом, кнопка-рамка в куті відкриває його шторкою збоку з підказкою поля й лічильником знаків; «Готово» переносить текст у форму, зберігає — «Зберегти» блоку. На телефоні таке поле стоїть під назвою на всю ширину.
• Показники — бейдж сегмента і плитки:
  • «Виручка» — сума виграних угод без повернень за весь час;
  • «Прибуток» — виручка мінус собівартість товарів і витрати угод; примітка «не для всіх товарів задана собівартість» означає, що в частині позицій собівартості нема і прибуток завищений;
  • «Сплачено», «Очікується» (несплачене по відкритих угодах), «Замовлень» (усі угоди, крім програних), «Середній чек», «Частота» (раз на скільки днів замовляє), «Повернення».
• Покупки — «Виручка за 12 місяців» (стовпчик на місяць), «Що бере» (товари виграних і активних угод: кількість, сума, у скількох замовленнях, коли востаннє), «За джерелом» і «Доставка» (якими службами відправляли).
• Ризики — повернення (скільки, на яку суму, відсоток і причини зі слів клієнта з «Дашборду продажів»), неоплачені угоди, BlackBox (останній результат перевірки телефонів клієнта; перевіряють в угоді).
• Показники рахуються з угод клієнта: собівартість — з товару складу або позиції прайс-листа (як у звітах Марії). Повернення — угода на етапі ролі «Повернення» або посилка, яка в «Доставках» стоїть як повернення.
• Вкладки: «Нотатки» (з @згадкою колеги), «Журнал», «Угоди» (в роботі й архів), «Задачі», «Файли».
• Файли — у кожного файлу мініатюра (перша сторінка PDF або фото). Можна додати кілька файлів одразу. Нижче — файли угод клієнта з номером угоди; їх видаляють у картці угоди.

5Додаткові контакти

1. У блоці «Додаткові контакти» натисніть «+».
2. Заповніть ПІБ (обов'язково), посаду, кілька телефонів і email, коментар, додаткові поля контакту.
3. «⋮» контакту: «Редагувати», «Видалити». Під рядком видно, скільки в контакту угод і задач.
4. У картці угоди в рядку «Контакт» можна вибрати додатковий контакт замість основного; ТТН тоді типово йде на нього, а задача з угоди — теж на нього. Після видалення контакту його угоди й задачі повертаються на основний контакт.

5аАдреси доставки

Кілька адрес Нової пошти на клієнта: склад, офіс, інше місто — і в кожної окремо одержувач, телефон, місто й відділення. Основна сама потрапляє у форму ТТН угоди, іншу вибирають там однією пігулкою.

1. Картка клієнта → блок «Адреси доставки» → «+». Шторка відкривається вже заповненою з картки контрагента: «Назва компанії», «ЄДРПОУ» (з поля «Код ЄДРПОУ»; є код — одержувач «Організація»), ПІБ контактної особи й основний телефон; місто й відділення — з останньої ТТН Нової пошти цього клієнта (якщо такої адреси ще нема). Над полями видно, що звідки підставлено: «Підставлено з картки контрагента: назва, ЄДРПОУ, ПІБ, телефон; з останньої ТТН Нової пошти: місто, відділення». Перевірте й змініть, що треба.
2. Одержувач: «Приватна особа» або «Організація». Для організації — «Назва компанії» і «ЄДРПОУ» (8 цифр): Нова пошта оформить ТТН на компанію, а ПІБ — це той, хто забере посилку.
3. Прізвище, Ім'я (обов'язково), «По батькові», Телефон (будь-який запис: «067 123 45 67» стане +380671234567).
4. Місто — почніть вводити й виберіть зі списку Нової пошти; «Відділення / поштомат» — натисніть і виберіть зі списку (пошук за номером або вулицею). Вибране зі списку ТТН більше не перепитує. Довідник недоступний — впишіть місто й номер відділення вручну, форма ТТН знайде їх сама.
5. «Назва адреси» (необов'язково) — як адресу видно у формі ТТН («Склад у Буковелі»); «Коментар» — для себе, у ТТН не йде.
6. Перша адреса стає основною; «⋮» → «Зробити основною», «Редагувати», «Видалити» (основною стає наступна). Кожна зміна — у «Журналі» клієнта.
7. Було записано текстом у полі «Адреса доставки» — під блоком «Записано текстом: …» і «Розкласти на поля»: ЄДРПОУ, телефон, ПІБ (після «Довірена особа:») і номер відділення Helomi витягне сам, решту — з картки, місто виберіть зі списку. Старий текст лишається як був.
8. У наявній адресі («⋮» → «Редагувати») кнопка «Заповнити з картки» дописує з картки контрагента лише порожні поля — заповнене вами не змінюється.

У формі ТТН угоди (блок «Доставка» → «+»), у «Дані одержувача» — рядок «Адреса клієнта»: пігулки адрес. Якщо в угоді своєї адреси нема (або там той самий старий текст клієнта), основна адреса вже підставлена — одержувач, телефон, організація з ЄДРПОУ, місто й відділення. Клік по іншій пігулці — форма заповнюється нею; «З угоди» — повертає адресу із замовлення маркетплейсу. Адресу з замовлення Prom чи Rozetka Helomi сам не перекриває. Так само ТТН без форми (ШІ, авто-ТТН на етапі) бере основну адресу клієнта, коли в угоді адреси нема.

6Масові дії

1. Позначте клієнтів галочками.
2. На панелі «Вибрано: N»: вибрати відповідального → «Призначити»; вписати теги через кому → «+ Теги» або «− Теги»; «В архів» (в архіві — «Розархівувати»); для двох і більше — «Об'єднати дублі»; «зняти вибір».

7Пошук і об'єднання дублів

1. ⋮›Пошук дублів«⋮ → Пошук дублів» → «Розпочати пошук». Групи складаються з карток з тим самим телефоном або email.
2. У групі основною типово стоїть найраніше створена картка («Основна»); галочка «Брати в об'єднання» визначає, які картки увіллються.
3. «Переглянути» показує, що лишиться і що переїде; далі «Об'єднати». У «⋮» групи — «Об'єднати без перегляду», «Відкрити основну картку». У шапці — «Об'єднати всі» і «Експорт CSV».
4. Угоди, задачі, нотатки, файли, документи, платежі й ТТН переходять в основну; порожні поля основної дозаповнюються, заповнені не змінюються.
5. Об'єднана картка 30 днів лежить у блоці «Видалені (30 днів)»; «Відновити» повертає її (перенесене лишається в основній).

8Імпорт і експорт

⋮›Імпорт«⋮ → Імпорт» і ⋮›Експорт«⋮ → Експорт». Шаблон, пошук наявних за назвою, контактною особою чи телефоном, «Перевірити», файл помилок — у статті «Імпорт і експорт».

9Архів і видалення

• «В архів» (у «⋮» шапки або внизу картки) ховає клієнта зі списку активних; «Розархівувати» в «⋮» чи «Повернути з архіву» внизу картки повертає.
• «Видалити» видаляє клієнта разом з його угодами. 30 днів їх можна відновити в Налаштування›Видалена інформація«Налаштування → Видалена інформація».

10Сегменти клієнтів

Сегмент рахується сам за порогами, які задає адміністратор у ⋮›Сегменти клієнтів«⋮ → Сегменти клієнтів» (зміна діє одразу, кожна потрапляє в журнал):

Перевіряється по черзі згори вниз: клієнт, який давно не замовляв, — «Згасає» чи «Втрачений», навіть якщо він був VIP. «Собівартість для прибутку»: «з товарів і прайс-листа» (типово) або «прибуток з угоди» (як рахувала угода). Сегмент і колонки показників у списку оновлюються самі: щойно змінилась угода клієнта (кожні 5 хвилин), раз на добу для всіх (дні без замовлень) і коли відкривають картку.