Філії та структура

1Налаштування

Усе про філії зібрано на одній сторінці: список філій, їхні бренди й юрособи, схема зв'язків і старі значення з записів. Змінювати її може людина з правом на «Налаштування».

• Налаштування›Команда›Філії та структура«Налаштування → Команда → Філії та структура» — філії, вид, адреса, головний офіс, бренди й юрособи філії, перенесення з записів.
• Налаштування›Команда›Бренди та юрособи«Налаштування → Команда → Бренди та юрособи» — самі бренди й юрособи, типова філія бренду (вкладка «Бренди») і правила вибору юрособи (вкладка «Правила»).
• Налаштування›Доступи›Доступи«Налаштування → Доступи → Доступи» — філія кожної людини і галочка «Показати дані всіх філій».

Угорі сторінки «Філії та структура бізнесу» — кнопка «+ Філія» і таблиця: «Філія» (назва, вид крапкою і позначка «головний офіс»), «Бренди», «Юрособи» (типову виділено), «Люди», «Угод», «Залишки» (скільки товарів має залишок на складі філії). Порядок філій змінюють перетягуванням рядка; архівні філії видно з галочкою «Показати архівні». Під таблицею — блоки «Схема» і «Є в записах, нема в довіднику».

На телефоні таблиця стає картками, шторка філії відкривається знизу, а схему сховано.

2Додати філію

Нова філія — це новий офіс, магазин чи склад, де лежать товари, працюють люди або оформлюються угоди. Разом із філією Helomi створює склад з тією ж назвою.

1. Відкрийте Налаштування›Команда›Філії та структура«Налаштування → Команда → Філії та структура».
2. Натисніть «+ Філія».
3. Заповніть поле «Назва» так, як філію називають у компанії, наприклад «Київ, Хрещатик».
4. Оберіть «Вид»: «Офіс», «Магазин» або «Склад».
5. Заповніть поле «Адреса», якщо вона потрібна людям чи в документах; на вибір філії в угоді адреса не впливає.
6. Позначте «Головний офіс», якщо це головна філія компанії.
7. Натисніть «Зберегти» — філія з'явиться в таблиці, а серед складів — склад з тією ж назвою.

Щоб змінити філію, натисніть її рядок у таблиці: відкриється шторка «Філія». Нова назва переходить і в склад, і в поле «Філія» угод, клієнтів, товарів та операцій.

Головний офіс один: його склад — головний, люди з ним бачать дані всіх філій, а угода, якій жоден інший крок не дав філії, потрапляє саме сюди.

«В архів» у шторці ховає філію з виборів і списків разом з її складом, записи й залишки лишаються; «Повернути з архіву» повертає її. «Видалити» є лише у філії без угод, клієнтів, товарів, операцій і залишків, просить підтвердження і прибирає разом із філією її порожній склад.

3Зв'язати філію з брендами і юрособами

Зв'язки показують, що продається з філії і від чийого імені: які бренди там торгують і які юрособи оформлюють угоди. За ними нова угода бренду отримує типову філію бренду, а угода філії — типову юрособу філії.

1. Відкрийте Налаштування›Команда›Філії та структура«Налаштування → Команда → Філії та структура» і натисніть рядок філії.
2. Відмітьте в шторці «Філія» галочками бренди, які продаються з цієї філії.
3. Відмітьте юрособи, які працюють у філії.
4. Увімкніть «типова» біля юрособи, від якої оформлювати угоди філії без правила.
5. Натисніть «Зберегти».

Типову філію бренду задають з боку бренду:

1. Відкрийте Налаштування›Команда›Бренди та юрособи«Налаштування → Команда → Бренди та юрособи», вкладку «Бренди», і натисніть бренд.
2. Відмітьте в блоці «Філії» філії бренду й увімкніть «типова» біля тієї, куди мають іти угоди бренду.
3. Натисніть «Зберегти».

У шторці філії біля такого бренду видно підпис «типова філія бренду».

Схема

Блок «Схема» під таблицею показує три колонки — «Бренди», «Філії», «Юрособи» — і лінії між ними: так усю будову бізнесу видно одним поглядом. Наведіть на бренд, філію чи юрособу — лишаться виділеними лише її зв'язки; клік по філії відкриває її шторку. На телефоні схеми нема: зв'язки видно в картці кожної філії.

4Звідки угода бере бренд, філію і юрособу

Кожна угода має три координати — бренд, філію і юрособу. Helomi ставить їх сам: перевіряє джерела по черзі й бере перше, що знайшлося, а в «Даних угоди» поруч з кожним значенням сірим написано, звідки воно взялося. Змінити рукою можна завжди: клацніть значення й виберіть інше.

Бренд

Філія

Юрособа

Типова юрособа філії береться, коли в бренду угоди юросіб не відмічено або вона серед юросіб бренду. Якщо типової у філії нема, а юрособа у філії одна — береться ця одна.

Що означає «зафіксовано»

Поки угода в роботі, юрособа «за правилом» чи «типова» — це план: вона перераховується щоразу, коли змінюються бренд чи філія угоди, правила або типові юрособи. Helomi записує її в угоду назавжди в один із трьох моментів: угоду закрито як «Виграно», з угоди створено документ або проведено платіж угоди. Після цього поруч з юрособою стоїть підпис з позначкою «зафіксовано», наприклад «за правилом · зафіксовано», а в журналі активності угоди — запис «Юрособа зафіксована: …».

Філія у «Фінансах»

Операція у «Фінансах» отримує філію своєї угоди, а платіж без угоди — філію, вказану в касі, з якої його проведено. Так гроші кожної філії можна порахувати окремо.

5Перенести філії з записів

У старих угодах, клієнтах, товарах і операціях поле «Філія» — просто текст, перенесений з KeepinCRM, і там бувають не лише філії, а й назви ФОП, брендів чи джерел. «Перенести з записів» розбирає ці значення і проставляє записам справжні юрособу, бренд, джерело й філію, нічого не стираючи.

Блок «Є в записах, нема в довіднику» показує кожне значення поля «Філія», якого нема серед філій: назву, скільки записів його мають, і що з ним відбувається:

• «розпізнано як юрособу» — значення збігається з повною чи короткою назвою юрособи; угоди й операції з ним, у яких юрособи ще нема, отримують цю юрособу;
• «розпізнано як бренд» — значення збігається з назвою бренду; угоди без бренду отримують цей бренд;
• «розпізнано як джерело» — значення збігається з назвою джерела; угоди без джерела отримують це джерело;
• кнопка «Занести як філію» — значення не впізнано; якщо це ваша філія, занесіть її в довідник.

1. Відкрийте Налаштування›Команда›Філії та структура«Налаштування → Команда → Філії та структура» і прогорніть до блоку «Є в записах, нема в довіднику».
2. Перегляньте значення з позначкою «розпізнано як …»: їх уже перенесено, робити нічого не треба.
3. Натисніть «Занести як філію» біля значення, яке справді є вашою філією, — філія з'явиться в таблиці, а записи з цим значенням отримають її.
4. Натисніть «Перенести з записів», коли додали юрособу, бренд, джерело чи філію з назвою, що вже трапляється в записах, — розбір пройде ще раз.

Коли нерозпізнаних значень кілька, поруч є «Занести всі як філії» з їх кількістю. Біля кнопок — рядок «Перенесено …»: коли переносили востаннє і скільки записів отримали юрособу, бренд, джерело й філію (до першого запуску — «Перенесення ще не запускали»). Якщо активна філія в компанії одна — головний офіс, — угоди й операції без філії отримують її.

Чому старе поле «Філія» не стирається

Текст «Філія» лишається в кожному записі таким, як був: за ним працюють старі фільтри й звіти, імпорт з KeepinCRM і доступ людей за філією, а ще по ньому завжди видно, звідки взялося значення. У картці угоди текст, що не є назвою філії, показано підписом «запис: …» під рядком «Філія». Коли ви вибираєте філію рукою, текст змінюється, лише якщо він був порожнім або вже був назвою філії.

6Доступ за філією

Людина, якій у «Доступах» вибрано філію, бачить угоди й клієнтів лише своєї філії і ті, де вона головний відповідальний. Так продавець магазину не бачить замовлень іншого міста, а головний офіс бачить усе.

1. Відкрийте Налаштування›Доступи›Доступи«Налаштування → Доступи → Доступи».
2. Виберіть у рядку «Філія» філію людини.
3. Залиште «Показати дані всіх філій» без галочки, щоб людина бачила лише свою філію; з галочкою їй відкриті всі.

• Угода належить філії, коли в «Даних угоди» вибрано цю філію або старий запис «Філія» угоди збігається з її назвою. Клієнт — за полем «Філія» клієнта.
• Адміністратор і люди головного офісу бачать усе.
• Нову угоду, яку створює людина, Helomi ставить у її філію, якщо картка каналу, запис «Філія» чи бренд не дали іншої.
• Колонка «Люди» на сторінці «Філії та структура» показує, кого прив'язано до кожної філії.