Люди, ролі, доступи

1Налаштування

Усе — у «Налаштування»:

• Команда›Користувачі«Команда → Користувачі» — люди, підтвердження, картка людини;
• Доступи›Розділи меню«Доступи → Розділи меню» — матриця «розділ × людина»;
• Доступи›Ролі«Доступи → Ролі» — готові набори розділів;
• Доступи›Доступи«Доступи → Доступи» — права всередині CRM;
• Команда›Філії«Команда → Філії», Команда›Команди«Команда → Команди», Команда›Відділи«Команда → Відділи».

Адміністратор завжди бачить і може все — щоб не заблокувати себе. Змінювати доступи може лише адміністратор.

2Підтвердити нову людину

1. Нова людина реєструється сама на сторінці входу.
2. Адміністратор відкриває Команда›Користувачі«Команда → Користувачі»: угорі блок «Чекають підтвердження · N».
3. «Підтвердити» — людина зможе входити й працювати; «змінити» — відкрити картку; «видалити» — прибрати заявку.

Поки людину не підтверджено, їй не відкрито жодного розділу. Запрошення поштою поки нема.

3Картка людини

«змінити» в рядку відкриває шторку: «Прізвище», «Ім'я», «Телефон», «Пошта», «Новий пароль» (порожньо — без змін), «Посада», «Відділ», «Керівник» (для «Структури»), галочки «Підтверджений», «Адміністратор» (останнього адміністратора зняти не можна), «Усі компанії» або вибрані компанії, і нижче — «Розділи меню» групами «Helomi», «ШІ-агенти», «Склад», «CRM». Галочки розділів зберігаються одразу, решта — «Зберегти». «Видалити користувача» — повідомлення людини лишаються, автор знеособлюється.

Під основними полями шторки — блок «Анкета» з полями з Типи даних›Люди«Типи даних → Люди»: «Зберегти» записує лише змінені поля анкети, тож незаповнене людиною обов'язкове поле не заважає змінити посаду. Колонка «Анкета» в таблиці показує, скільки людина заповнила; поля з «Вивести в списку» — окремими колонками; пошук шукає й по анкеті («польська», «Excel»). «Налаштувати поля» вгорі веде в Типи даних›Люди«Типи даних → Люди». Докладно — стаття Люди: картки й анкети.

Колонка «Користувач KeepinCRM» прив'язує людину до користувача зі старої CRM, щоб імпортовані угоди мали правильного відповідального.

4Розділи меню галочками

Які розділи меню відкриті кожній людині — однією таблицею для всіх: рядок — розділ, стовпчик — людина. Закритого розділу людина не бачить у меню, а сервер не віддає його даних ні їй, ні ШІ з її правами.

Доступи›Розділи меню«Доступи → Розділи меню» — та сама галочка, що в картці, але для всіх одразу: рядок — розділ, стовпчик — людина. Частина розділів відкрита типово (Угоди, Клієнти, Завдання, Документи, Склад, Доставки…), частина закрита, поки її не відкрити:

• «Інтеграції», «Налаштування CRM», «Фінанси» (журнал операцій, гаманці, звіти, банки), «Дашборд фінансів» (аналітика й звіти Марії Йосипівни), «Дашборд директора», «Каса» — з 20.10 «Фінанси» і «Дашборд фінансів» відкриваються окремими галочками; хто мав старий доступ «Фінанси» до 20.10, отримав обидві, доки адміністратор не змінить їх окремо;
• «Склад: закриття накладних», «Склад: завершення інвентаризацій», «Склад: накладні переміщення», «Склад: Ревізії».

Окремими галочками налаштовуються «Документи: редагування створених», «Фінанси: проводити й змінювати платежі», «Завдання: усі, не лише свої», «Завдання: масові дії». Кожен власний розділ має свою галочку з його назвою.

Галочка закриває розділ людині повністю: пункту немає в меню, і сторінка не відкривається за адресою. Галочки є для кожного пункту лівого меню, крім «Профіль», «Швидкий доступ», «Моє меню» (вони потрібні всім) і «Налаштування» (лише адміністратор). «Склад: Товари (пункт меню)» прибирає пункт «Товари». Саму сторінку товарів відкриває галочка «Склад». «Доставка» (усі ТТН з угод) відкрита типово.

Сховати зайве лише зі свого меню кожен може сам, без адміністратора: «Налаштування» → «Моє меню» (стаття Моє меню).

5Ролі — готові набори розділів

Роль — готовий набір розділів для типової посади, щоб не ставити галочки по одній: «Застосувати» вмикає людині розділи ролі, а її інші галочки лишаються.

Доступи›Ролі«Доступи → Ролі»: «Власник», «Менеджер», «Комірник», «Бухгалтер». Виберіть людину й натисніть «Застосувати» — їй увімкнуться розділи ролі, а інші її галочки залишаться. Точково змінюйте в «Розділах меню» або в картці людини.

6Доступи всередині CRM: своє / чуже, видалення, телефони

Що людина може всередині відкритих їй розділів: бачити всі угоди й клієнтів чи лише свої, видаляти, бачити телефони, проводити платежі. Адміністратор завжди бачить і може все; ШІ-співробітник отримує права свого профілю.

Доступи›Доступи«Доступи → Доступи» — матриця прав для всіх, крім адміністраторів:

7Бренди, воронки, фінанси, завдання

• Бренди (компанії): у картці людини — «Усі компанії» або вибрані. Щоб людина бачила угоди лише своїх брендів, увімкніть Налаштування›Продажі›Угоди: загальні›Доступ до угод за брендами людини«Налаштування → Продажі → Угоди: загальні → Доступ до угод за брендами людини» (типово вимкнено).
• Воронки: Воронки й етапи›причини й доступ›Хто має доступ«Воронки й етапи → причини й доступ → Хто має доступ» (стаття «Воронки, етапи, переходи»).
• Фінанси: розділ «Фінанси» відкриває перегляд; без «Фінанси: проводити й змінювати платежі» нові платежі, зміни, перекази й імпорт заборонені.
• Завдання: без «Завдання: усі, не лише свої» у розділі видно лише свої (де людина відповідальна або автор).

8Філії й команди

Філія — офіс, магазин чи склад: людина з філією бачить лише свою, головний офіс — усе. Команда — група людей, у якій «всі бачать усе» або «керівник бачить усе, команда — своє».

• Команда›Філії«Команда → Філії» — офіси, магазини, склади: назва, адреса, «головний офіс». Людині філію ставлять у «Доступах».
• Команда›Команди«Команда → Команди» — «+ Команда»: учасники, керівники й режим «усі бачать усе» або «керівник бачить усе, команда — своє». Працює разом із «Бачить тільки своє».
• Команда›Відділи«Команда → Відділи» — структура компанії для сторінки «Структура».

9Передати справи іншій людині

Внизу Команда›Користувачі«Команда → Користувачі» — «Масова передача даних»: від кого, кому → «Порахувати» → «Передати». Клієнти, угоди й завдання переходять іншій людині (звільнення, відпустка).

10Кілька організацій

Якщо ви працюєте в кількох компаніях з однією поштою, Налаштування›Мій акаунт›Мої організації«Налаштування → Мій акаунт → Мої організації» показує їх із роллю й станом; перехід відкриває Helomi уже в іншій організації. Дані, налаштування, ключі й ШІ-співробітники в кожної свої. Пункт видно, коли сервер працює в режимі кількох організацій.

На телефоні матриці гортаються вбік, картка людини відкривається на весь екран.