AI assignments through “Tasks”

1Налаштування

Що ШІ робить із завданнями, задається в його вікні, у групі «Доручення». Вона є в кожного ШІ-співробітника, типові значення вже стоять, тож доручати можна одразу.

1. Відкрийте Інтеграції›ШІ«Інтеграції → ШІ» і натисніть «Відкрити» на картці потрібного ШІ.
2. Натисніть кружечок «Налаштування» в шапці вікна.
3. На вкладці «Налаштування» знайдіть групу «Доручення».
4. Змініть потрібні поля. Зміна діє з наступного доручення, без перезапуску.

2Доручити завдання ШІ

Доручення — звичайне завдання, у якому відповідальним вибрано ШІ-співробітника. Пишіть назву й опис так, як пояснили б колезі: що зробити, з чим і який результат потрібен.

1. Відкрийте «Завдання» і натисніть «+ Нове завдання» (або Alt+Shift+T на будь-якій сторінці).
2. Впишіть назву, наприклад: «Перевір, які угоди за тиждень без ТТН».
3. В описі напишіть подробиці: що саме перевірити, що змінити, що написати у звіті.
4. За потреби прив'яжіть завдання до угоди чи клієнта — ШІ побачить, з чим працювати.
5. У полі відповідального виберіть ШІ-співробітника — він позначений пігулкою «ШІ», а під полем з'явиться пояснення, що станеться.
6. Збережіть. Завдання отримає стан «У черзі ШІ».

Так само можна доручити вже наявне завдання: змініть у ньому відповідального на ШІ. Протягом хвилини ШІ візьме завдання в роботу, стан зміниться на «ШІ виконує». Стан видно пігулкою біля відповідального в «Списку» й на «Дошці», а у відкритому завданні — смугою з іменем ШІ; поки ШІ працює, відкрите завдання оновлюється само.

3Подивитись, що ШІ зробив

Коли ШІ закінчив, у завданні з'являється його звіт нотаткою, а стан стає «ШІ виконав». Далі завдання або повертається до вас на перевірку, або закривається — як задано в «Після виконання».

1. Відкрийте завдання в розділі «Завдання». Типово воно вже повернулось до вас: ви знову відповідальний.
2. Прочитайте нотатку ШІ — звіт про те, що зроблено, що ні й чому.
3. Якщо під станом написано «Чекає вашого підтвердження: N у кошику ШІ», відкрийте вікно цього ШІ і підтвердіть або відхиліть ці дії.
4. Усе гаразд — натисніть «Завершити».
5. Потрібно переробити — допишіть нотатку з уточненням і знову виберіть ШІ відповідальним.

Усі запуски видно також у вікні ШІ: кружечок «Журнал», рядки «Завдання №…».

4Дозволити чи заборонити ШІ брати завдання

Кожен ШІ бере завдання, лише коли він увімкнений і в нього увімкнено «Брати завдання в роботу». Так ви вирішуєте, кому з ШІ можна доручати роботу через «Завдання».

1. Відкрийте Інтеграції›ШІ«Інтеграції → ШІ».
2. Перевірте, що на картці ШІ увімкнено «Увімкнено».
3. Натисніть «Відкрити», потім кружечок «Налаштування».
4. У групі «Доручення» увімкніть або вимкніть «Брати завдання в роботу».

Якщо ШІ вимкнули, коли завдання вже в черзі, завдання чекає з поясненням «Чекає: ШІ «…» вимкнено або не бере завдань» і продовжиться, щойно ШІ знову ввімкнуть.

5Хто може доручати

Доручити завдання ШІ — це дати йому роботу з його доступами. Тому доручати можуть не всі, а ті, кого вибрано в налаштуванні «Хто може доручати».

1. Відкрийте вікно ШІ і натисніть кружечок «Налаштування».
2. У групі «Доручення» виберіть у полі «Хто може доручати»:
   • «керівники й адміністратори» — адміністратори і люди, яким цей ШІ підпорядкований у «Структурі», напряму чи через інших;
   • «лише адміністратори»;
   • «усі, хто має «Завдання»» — будь-хто з доступом до розділу.

Керівника ШІ змінюють у його вікні на вкладці «Ієрархія» або в «Структурі». Адміністратор може доручати будь-якому ШІ за будь-якого вибору.

6ШІ доручає підлеглим ШІ

ШІ-керівник може розбити велике доручення на частини і поставити їх завданнями своїм підлеглим ШІ зі «Структури». Підлеглий бачить, навіщо це потрібно, — усе завдання вище по ланцюжку, а керівник отримує їхні звіти й підбиває підсумок.

1. Поставте ШІ-керівника під потрібних ШІ: у «Структурі» або на вкладці «Ієрархія» вікна кожного підлеглого виберіть керівником цього ШІ.
2. Доручіть завдання ШІ-керівникові.
3. Керівник сам вирішує, що доручити підлеглим. Ваше завдання отримує стан «Чекає підлеглих ШІ».
4. Підзавдання з'являються в розділі «Завдання» з посиланням «Частина завдання №…» на ваше; кожен підлеглий виконує своє і пише звіт.
5. Коли всі підлеглі відзвітували, керівник знову береться за ваше завдання, читає їхні звіти й пише підсумок нотаткою.

ШІ доручає лише своїм підлеглим, напряму чи через інших; ставити завдання ШІ поруч чи вище він не може. Виконане підзавдання закривається само.

7Якщо ШІ не впорався

Коли ШІ не зміг виконати завдання — модель не відповіла, забракло доступу, вичерпано спроби, — завдання отримує стан «ШІ не впорався» з причиною, а автор завдання отримує сповіщення. Завдання лишається в ШІ, нічого не губиться.

1. Відкрийте завдання і прочитайте причину біля стану.
2. Виправте причину: уточніть опис, відкрийте ШІ потрібний доступ, увімкніть ШІ або виберіть йому модель.
3. Натисніть «Запустити ще раз» на смузі стану у відкритому завданні. Завдання знову стане «У черзі ШІ», лічильник спроб почнеться заново.

Запустити ще раз можуть ті самі люди, що й доручати цьому ШІ. Щоб ШІ переробив уже виконане завдання, яке повернулось до вас, допишіть нотатку з уточненням і знову виберіть ШІ відповідальним.

8Попросити Ломі доручити іншому ШІ

Можна не створювати завдання самому, а сказати Ломі в чаті: «Доручи Марії порахувати маржу за жовтень». Ломі створить завдання з Марією відповідальною, і воно стане в чергу Марії.

1. Відкрийте Ломі кнопкою ШІ на краю сторінки.
2. Скажіть, кому і що доручити, наприклад: «Доручи Віктору перевірити, що зібрано все на сьогодні».
3. Прочитайте відповідь: Ломі скаже, яке завдання створила, — воно з'явиться в розділі «Завдання».
4. Звіт з'явиться нотаткою в цьому завданні.

У такому разі діє ваше право доручати, а не місце Ломі в «Структурі»: якщо вам не можна доручати цьому ШІ, Ломі отримає відмову і скаже чому.

9Межі й безпека

Доручення не дає ШІ нових прав. ШІ працює тими самими інструментами, з тими самими доступами, лімітами й кошиком підтверджень, що й завжди, а все, що він зробив, підписано його іменем.

• Небезпечні дії ШІ (видалення, зміни, для яких у ньому стоїть «спочатку запитати») під час доручення не виконуються самі: вони чекають у кошику підтверджень ШІ, а в завданні написано, скільки їх.
• Нотатки людей у завданні ШІ читає як дані для роботи, а не як накази.
• Саме доручене завдання ШІ не закриває, не видаляє й не перепризначає — це робить Helomi за налаштуванням «Після виконання».
• Якщо під час роботи ШІ ви закрили завдання чи змінили відповідального на людину, ШІ лише допише звіт і нічого більше з завданням не зробить.
• Межі на кожного ШІ: «Доручень на день, не більше», «Глибина передоручень», «Спроб на одне завдання».
• Кожен запуск записаний у журналі ШІ (кружечок «Журнал» у його вікні) з номером завдання і людиною, для якої ШІ працював.