Типи даних і поля

1Налаштування

Дорога: Налаштування›Типи даних«Налаштування → Типи даних» і тип: «Клієнти», «Угоди», «Товари», «Завдання», «Дод. контакти», «Фінанси» (поля операції: «Вивести при створенні» — шторка «Новий платіж», «Вивести в списку» — колонка журналу; стаття «Фінанси», розділ 1б). Поля власних розділів — Налаштування›Типи даних›Власні розділи«Налаштування → Типи даних → Власні розділи» (стаття «Власні розділи»).

Швидкий шлях із самого розділу: ⋮›Налаштувати поля«⋮ → Налаштувати поля» у «Клієнтах», «Угодах», «Завданнях», «Товарах» і у власних розділах; у картці угоди — ⋮›Налаштувати поля угоди«⋮ → Налаштувати поля угоди». Пункт видно адміністратору.

На сторінці типу — пошук полів, таблиця з колонками «Увімкнено», «Назва», «Тип поля», «Обов'язкове поле», «Вивести в списку», «Вивести при створенні», «Блок», «ID» і «⋮» поля, внизу — сторінки, «Рядків на сторінці» (25 / 50 / 100) і «Всього». У «Завданнях» над полями ще таблиця «Типи завдань» (стаття «Довідники»).

Змінювати поля може людина з доступом до налаштувань (адміністратор або з галочкою «Налаштування CRM»).

2Додати своє поле

1. Натисніть «Додати» під таблицею або ⋮›Додати поле«⋮ → Додати поле» вгорі.
2. У шторці «Користувацьке поле» заповніть «Назва », «Тип поля », «Блок *» (або «+ Новий блок…»).
3. Для «Списку» введіть «Варіанти списку *» по одному, кожен — клавішею Enter.
4. За потреби задайте «Значення за замовчуванням» — воно підставиться в новий запис.
5. Для полів клієнта є «Також відображати у розділах»: «Угоди» (внизу «Даних угоди» блоком «Поля клієнта» і колонкою в списку угод) і «Завдання» (у шторці завдання, у блоці про клієнта).
6. Поставте потрібні прапорці (розділ 3) і натисніть «Зберегти».

Ключ поля (латиницею) створюється з назви сам і видно в колонці «ID»; нове поле угоди одразу стоїть у картці.

3Прапорці: обов'язкове, у списку, при створенні, в угоді

Прапорці в рядку таблиці зберігаються одразу після кліку. Якщо поле приховане при створенні, обов'язковість при створенні не вимагається.

3аПідказка поля

Підказка — одне речення під полем у формі створення: що станеться або звідки значення («Без клієнта угоду не збережуть. Новий створиться сам.»). Її бачать усі, хто заповнює форму, і ШІ-співробітники в описі розділу, тому людина й ШІ заповнюють поле однаково.

• Колонка «Підказка (бачать люди і ШІ)» — клацніть по тексту в рядку поля, напишіть і натисніть Enter (Esc — скасувати). До 300 знаків.
• У вбудованих полів (ID, Назва, Телефон, Клієнт…) уже є типова підказка; її можна змінити або стерти, а кнопка «Типова» повертає її.
• У шторці власного поля — поле «Підказка» під назвою.
• У формах розділів (угода, клієнт, контакт, завдання, товар, платіж, запис власного розділу) підказка з'являється під полем, коли воно у фокусі або під курсором; на телефоні — завжди. Порожня підказка — рядка нема.
• Пишіть наслідок, а не повтор назви: не «Телефон клієнта», а «За номером шукаються клієнт, дублі й переписки».

3бВибрати поля для «Головного» картки

Клієнт, товар і завдання показують угорі картки блок «Головне» — до восьми полів, які дивляться щодня. Решта полів не зникає: вони стоять у згорнутих групах із назвами за змістом («Повідомлення клієнту», «Для ШІ», «Реквізити», «Додаткові поля»…), і кожна група відкривається одним натиском.

1. Відкрийте Налаштування›Типи даних›Угоди«Налаштування → Типи даних → Угоди» (або «Клієнти», «Товари», «Завдання»).
2. Поставте або зніміть галочку «У головному» в рядку поля — картка зміниться одразу для всіх.
3. У колонці «Група в картці» впишіть назву групи, де поле стоятиме поза «Головним», і натисніть Enter; можна вибрати наявну групу зі списку.
4. Щоб повернути типову групу, зітріть назву й натисніть Enter.

• Типову групу власного поля Helomi бере з назви: «Відправка пов. …» — «Повідомлення клієнту», «Коментар для ШІ…» — «Для ШІ», «Юридична адреса», «Код ЄДРПОУ», «Рахунок», «Накладна» — «Реквізити», поля з оплатою — «Оплата», з доставкою — «Доставка», решта — «Додаткові поля». Поле зі своїм блоком (не «Додаткові поля») стоїть у групі з назвою блоку.
• Над таблицею видно, скільки полів зараз у «Головному». Типово їх не більше восьми; більше можна, але тоді картку доведеться гортати.
• У «Головному» поля стоять у типовому порядку розділу, а додані вами — після них, у порядку таблиці. Порядок таблиці керує ще й колонками списку.
• Які групи розгорнуті, кожен вирішує для себе: розгорнута група лишається розгорнутою на всіх ваших пристроях.

4Порядок і блоки

• Тягніть рядок за «↕» — порядок спільний для вбудованих і власних полів і однаковий у списку, формі створення й картці. Під час пошуку перетягування вимкнене.
• ⋮›Перейменувати блок…«⋮ → Перейменувати блок…» вгорі сторінки змінює назву блоку картки для всіх його полів.

5Системні поля із замком

Вбудовані поля мають позначку «системне». Їх не можна видалити чи змінити тип; прапорці, без яких запис не існує (наприклад «Увімкнено» в ID, назви, клієнта, етапу, воронки угоди), заблоковані й сірі. Прочерк «—» означає, що для цього поля прояву нема (наприклад, колонки в шторці). Решту прапорців вбудованих полів можна вмикати й вимикати, а рядки — переставляти.

6Поле лише для окремих воронок

Для угоди, коли воронок більше однієї, у шторці поля є «Воронки продажів»: «Усі воронки» (і ті, що з'являться згодом) або «Лише вибрані». Картка й «Нова угода» показують поле тільки у вибраних воронках; у таблиці це видно в колонці «Воронка продажів». Імпорт і ШІ можуть записати таке поле в будь-яку угоду.

7Унікальність і дублі

• «Контроль унікальності» — те саме значення в іншого запису не збережеться. Якщо дублі вже є, система попередить і запропонує ввімкнути все одно.
• «Відобразити дублі» — у «⋮» поля з'явиться «Показати дублі»: список повторюваних значень із номерами записів.

8Вимкнути або видалити поле

• Зніміть «Увімкнено» — поле зникне з карток, списків і фільтрів, значення збережуться.
• ⋮›Видалити«⋮ → Видалити» прибирає поле разом з усіма значеннями після підтвердження; дані не відновити. Поля, що прийшли з імпорту KeepinCRM, лише вимикаються.
• Зміна типу не перетворює старі значення: вони лишаються текстом і можуть показуватися некоректно.

На телефоні рядок таблиці стає карткою: назва з «↕» і «⋮», під нею тип, блок і ID, далі пігулки прапорців.