Філії та структура

1Налаштування

Усе про філії зібрано на одній сторінці: список філій, їхні бренди й юрособи, схема зв'язків і старі значення з записів. Змінювати її може людина з правом на «Налаштування».

• Налаштування›Команда й доступи›Філії та структура«Налаштування → Команда й доступи → Філії та структура» — філії, вид, адреса, головний офіс, бренди й юрособи філії, перенесення з записів.
• Налаштування›Компанія й система›Бренди та юрособи«Налаштування → Компанія й система → Бренди та юрособи» — самі бренди й юрособи, типова філія бренду (вкладка «Бренди») і правила вибору юрособи (вкладка «Правила»).
• Налаштування›Команда й доступи›Доступи«Налаштування → Команда й доступи → Доступи» — філія кожної людини і галочка «Показати дані всіх філій».
• Налаштування›Склад і товари›Категорії складу«Налаштування → Склад і товари → Категорії складу» — бренд і філія кожної папки товарів: угода бере їх з позицій.
• Налаштування›Інтеграції й автоматизація›Маркетплейси›Prom›Налаштування продажів«Налаштування → Інтеграції й автоматизація → Маркетплейси → Prom → Налаштування продажів» (так само в кожного каналу й кабінету) — блок «Структура»: бренд, філія і юрособа угод цього каналу.

Угорі сторінки «Філії та структура бізнесу» — кнопка «+ Філія» і таблиця: «Філія» (назва, вид крапкою і позначка «головний офіс»), «Бренди», «Юрособи» (типову виділено), «Люди», «Угод», «Залишки» (скільки товарів має залишок на складі філії). Порядок філій змінюють перетягуванням рядка; архівні філії видно з галочкою «Показати архівні». Під таблицею — блоки «Схема» і «Є в записах, нема в довіднику».

На телефоні таблиця стає картками, шторка філії відкривається знизу, а схему сховано.

2Додати філію

Нова філія — це новий офіс, магазин чи склад, де лежать товари, працюють люди або оформлюються угоди. Разом із філією Helomi створює склад з тією ж назвою.

1. Відкрийте Налаштування›Команда й доступи›Філії та структура«Налаштування → Команда й доступи → Філії та структура».
2. Натисніть «+ Філія».
3. Заповніть поле «Назва» так, як філію називають у компанії, наприклад «Київ, Хрещатик».
4. Оберіть «Вид»: «Офіс», «Магазин» або «Склад».
5. Заповніть поле «Адреса», якщо вона потрібна людям чи в документах; на вибір філії в угоді адреса не впливає.
6. Позначте «Головний офіс», якщо це головна філія компанії.
7. Натисніть «Зберегти» — філія з'явиться в таблиці, а серед складів — склад з тією ж назвою.

Щоб змінити філію, натисніть її рядок у таблиці: відкриється шторка «Філія». Нова назва переходить і в склад, і в поле «Філія» угод, клієнтів, товарів та операцій.

Головний офіс один: його склад — головний, люди з ним бачать дані всіх філій, а угода, якій жоден інший крок не дав філії, потрапляє саме сюди.

Дії з філією — «В архів», «Повернути з архіву» і «Видалити» — видно завжди: у шторці «Філія» внизу і в рядку таблиці. «В архів» ховає філію з виборів і списків разом з її складом, записи й залишки лишаються; «Повернути з архіву» повертає її. «Видалити» просить підтвердження і прибирає філію разом з її порожнім складом.

Якщо дію зараз виконати не можна — у філії є угоди, клієнти, товари, операції чи залишки, це головний офіс або остання філія, — кнопка лишається на місці, а Helomi пояснить повідомленням, чому не вийшло і що зробити.

3Зв'язати філію з брендами і юрособами

Зв'язки показують, що продається з філії і від чийого імені: які бренди там торгують і які юрособи оформлюють угоди. За ними нова угода бренду отримує типову філію бренду, а угода філії — типову юрособу філії.

1. Відкрийте Налаштування›Команда й доступи›Філії та структура«Налаштування → Команда й доступи → Філії та структура» і натисніть рядок філії.
2. Відмітьте в шторці «Філія» галочками бренди, які продаються з цієї філії.
3. Відмітьте юрособи, які працюють у філії.
4. Увімкніть «типова» біля юрособи, від якої оформлювати угоди філії без правила.
5. Натисніть «Зберегти».

Типову філію бренду задають з боку бренду:

1. Відкрийте Налаштування›Компанія й система›Бренди та юрособи«Налаштування → Компанія й система → Бренди та юрособи», вкладку «Бренди», і натисніть бренд.
2. Відмітьте в блоці «Філії» філії бренду й увімкніть «типова» біля тієї, куди мають іти угоди бренду.
3. Натисніть «Зберегти».

У шторці філії біля такого бренду видно підпис «типова філія бренду».

Філії юрособи можна задати і з боку юрособи:

1. Відкрийте Налаштування›Компанія й система›Бренди та юрособи›Юрособи«Налаштування → Компанія й система → Бренди та юрособи → Юрособи» і натисніть юрособу.
2. Відмітьте в блоці «Філії» філії, у яких працює юрособа.
3. Натисніть «Зберегти».

Це ті самі зв'язки, що й галочки юросіб у шторці філії: змінили з одного боку — видно з іншого. Якщо зняти філію, де ця юрособа була типовою, у філії не лишиться типової юрособи — позначте нову в шторці філії.

Схема

Блок «Схема» під таблицею показує три колонки — «Бренди», «Філії», «Юрособи» — і лінії між ними: так усю будову бізнесу видно одним поглядом. Наведіть на бренд, філію чи юрособу — лишаться виділеними лише її зв'язки; клік по філії відкриває її шторку. На телефоні схеми нема: зв'язки видно в картці кожної філії.

4Звідки угода бере бренд, філію і юрособу

Кожна угода має три координати — бренд, філію і юрособу. Helomi ставить їх сам: перевіряє джерела по черзі й бере перше, що знайшлося, а в «Даних угоди» поруч з кожним значенням сірим написано, звідки воно взялося. Змінити рукою можна завжди: клацніть значення й виберіть інше.

Крок «Картка каналу» в чергах — це блок «Структура» на картці каналу, що прийняв замовлення: Налаштування›Інтеграції й автоматизація›Маркетплейси›Prom›Налаштування продажів«Налаштування → Інтеграції й автоматизація → Маркетплейси → Prom → Налаштування продажів» (так само для Rozetka, Kasta, Епіцентру, OLX, сайтів, Telegram і кожного їхнього кабінету). Там задають «Бренд», «Філія» і «Юрособа»; «— не задано —» означає, що значення береться далі за чергою (Структура каналу).

Бренд

Філія

Бренд і філія з товарів угоди

Кожен товар несе бренд і філію своєї папки або свої, якщо їх задано на товарі, тож угода бере їх з позицій: замовлення товарів одного бренду саме потрапляє в цей бренд і в філію, звідки товар їде. Бренд і філію папок задають у Налаштування›Склад і товари›Категорії складу«Налаштування → Склад і товари → Категорії складу» (Склад і товари).

• Змішана угода — товари двох брендів чи з двох філій: угода показує бренд і філію товарів на більшу суму, а «Фінанси» ділять її виручку між брендами пропорційно сумам позицій.
• Позиції змінились — додали, прибрали чи змінили товар: бренд перераховується, якщо його не вибрано рукою і не взято з картки каналу; філія — якщо її не вибрано рукою і не взято з картки каналу чи запису «Філія». У журналі угоди з'являється запис про зміну. Ще не зафіксована юрособа перераховується за новими брендом і філією, зафіксовану це не змінює.

Юрособа

Картка каналу стоїть перед правилами: юрособа, вибрана в блоці «Структура», важливіша за правило з умовою «Канал (картка «Інтеграцій»)», але поступається юрособі, яку людина вибрала в угоді рукою. Якщо вибрану в картці каналу юрособу відправили в архів, угоди каналу беруть юрособу далі за чергою.

Типова юрособа філії береться, коли в бренду угоди юросіб не відмічено або вона серед юросіб бренду. Якщо типової у філії нема, а юрособа у філії одна — береться ця одна.

Що означає «зафіксовано»

Поки угода в роботі, юрособа «з картки каналу», «за правилом» чи «типова» — це план: вона перераховується щоразу, коли змінюються бренд чи філія угоди, картка каналу, правила або типові юрособи. Helomi записує її в угоду назавжди в один із трьох моментів: угоду закрито як «Виграно», з угоди створено документ або проведено платіж угоди. Після цього поруч з юрособою стоїть підпис з позначкою «зафіксовано», наприклад «за правилом · зафіксовано», а в журналі активності угоди — запис «Юрособа зафіксована: …».

Філія у «Фінансах»

Операція у «Фінансах» отримує філію своєї угоди, а платіж без угоди — філію, вказану в касі, з якої його проведено. Так гроші кожної філії можна порахувати окремо.

5Перенести філії з записів

У старих угодах, клієнтах, товарах і операціях поле «Філія» — просто текст, перенесений з KeepinCRM, і там бувають не лише філії, а й назви ФОП, брендів чи джерел. «Перенести з записів» розбирає ці значення і проставляє записам справжні юрособу, бренд, джерело й філію, нічого не стираючи.

Блок «Є в записах, нема в довіднику» показує кожне значення поля «Філія», якого нема серед філій: назву, скільки записів його мають, і що з ним відбувається:

• «розпізнано як юрособу» — значення збігається з повною чи короткою назвою юрособи; угоди й операції з ним, у яких юрособи ще нема, отримують цю юрособу;
• «розпізнано як бренд» — значення збігається з назвою бренду; угоди без бренду отримують цей бренд;
• «розпізнано як джерело» — значення збігається з назвою джерела; угоди без джерела отримують це джерело;
• кнопка «Занести як філію» — значення не впізнано; якщо це ваша філія, занесіть її в довідник.

1. Відкрийте Налаштування›Команда й доступи›Філії та структура«Налаштування → Команда й доступи → Філії та структура» і прогорніть до блоку «Є в записах, нема в довіднику».
2. Перегляньте значення з позначкою «розпізнано як …»: їх уже перенесено, робити нічого не треба.
3. Натисніть «Занести як філію» біля значення, яке справді є вашою філією, — філія з'явиться в таблиці, а записи з цим значенням отримають її.
4. Натисніть «Перенести з записів», коли додали юрособу, бренд, джерело чи філію з назвою, що вже трапляється в записах, — розбір пройде ще раз.

Коли нерозпізнаних значень кілька, поруч є «Занести всі як філії» з їх кількістю. Біля кнопок — рядок «Перенесено …»: коли переносили востаннє і скільки записів отримали юрособу, бренд, джерело й філію (до першого запуску — «Перенесення ще не запускали»). Якщо активна філія в компанії одна — головний офіс, — угоди й операції без філії отримують її.

Чому старе поле «Філія» не стирається

Текст «Філія» лишається в кожному записі таким, як був: за ним працюють старі фільтри й звіти, імпорт з KeepinCRM і доступ людей за філією, а ще по ньому завжди видно, звідки взялося значення. У картці угоди текст, що не є назвою філії, показано підписом «запис: …» під рядком «Філія». Коли ви вибираєте філію рукою, текст змінюється, лише якщо він був порожнім або вже був назвою філії.

6Доступ за філією

Людина, якій у «Доступах» вибрано філію, бачить угоди й клієнтів лише своєї філії і ті, де вона головний відповідальний. Так продавець магазину не бачить замовлень іншого міста, а головний офіс бачить усе.

1. Відкрийте Налаштування›Команда й доступи›Доступи«Налаштування → Команда й доступи → Доступи».
2. Виберіть у рядку «Філія» філію людини.
3. Залиште «Показати дані всіх філій» без галочки, щоб людина бачила лише свою філію; з галочкою їй відкриті всі.

• Угода належить філії, коли в «Даних угоди» вибрано цю філію або старий запис «Філія» угоди збігається з її назвою. Клієнт — за полем «Філія» клієнта.
• Адміністратор і люди головного офісу бачать усе.
• Нову угоду, яку створює людина, Helomi ставить у її філію, якщо запис «Філія», картка каналу, товари угоди чи бренд не дали іншої.
• Колонка «Люди» на сторінці «Філії та структура» показує, кого прив'язано до кожної філії.

7Мінімум для роботи

Щоб угода отримала бренд, філію і юрособу, а документ і чек — реквізити, в організації завжди є хоча б один бренд, одна філія (офіс, магазин або склад) і одна юрособа. Helomi створює їх сам, коли чогось бракує, і не дає прибрати останні.

Що створюється само

Якщо в організації нема активної філії, бренду чи юрособи — наприклад, вона щойно створена, — Helomi додає те, чого бракує:

• філію «Головний офіс» — разом з нею з'являється й головний склад;
• бренд з назвою організації, а якщо назви нема — «Основний бренд»;
• юрособу «Моя юрособа» з формою «ФОП» і без реквізитів — вона стає типовою юрособою організації.

Коли бренд, філія і юрособа в організації єдині, Helomi одразу зв'язує їх між собою: філія стає типовою філією бренду, а юрособа — типовою юрособою філії й бренду. Змінити назви, вид філії чи зв'язки можна, як і будь-які інші.

На сторінці «Філії та структура» угорі видно смугу «Для роботи потрібні хоча б один бренд, одна філія і одна юрособа» з позначкою біля кожного: що вже є, а чого бракує — з кнопкою, щоб додати.

Заповнити юрособу «Моя юрособа»

Юрособа «Моя юрособа» потрібна, щоб угоди, документи й платежі працювали з першого дня, але реквізитів у ній нема: документ з нею вийде без коду, рахунку й підписанта. Поки її не заповнено, на сторінці «Філії та структура» видно смугу «Юрособа «Моя юрособа» без реквізитів — заповніть».

1. Натисніть кнопку в смузі «Юрособа «Моя юрособа» без реквізитів — заповніть» — відкриються «Бренди та юрособи». Або відкрийте Налаштування›Компанія й система›Бренди та юрособи›Юрособи«Налаштування → Компанія й система → Бренди та юрособи → Юрособи» самі.
2. Натисніть юрособу «Моя юрособа».
3. Заповніть «Назва для документів *» — ваш ФОП чи ТОВ — і змініть «Форма», якщо це не ФОП.
4. Заповніть реквізити: «ІПН» або «ЄДРПОУ», «IBAN», «Банк», «Адреса», «Підписант (ПІБ)».
5. Натисніть «Зберегти».

Якщо у вас кілька юросіб, додайте решту через «+ Юрособа» (Бренди і юрособи). Непотрібну юрособу «Моя юрособа», якою ще ніде не скористались, можна видалити, коли в організації є інша юрособа.

Чому останнє не видаляється

Без бренду угода не знає, під чим продано, без філії — звідки товар і чий склад, без юрособи — від чийого імені рахунок, документ і чек. Тому останній активний бренд, останню активну філію і останню активну юрособу не можна ні перенести в архів, ні видалити: Helomi відповість «Має лишатися хоча б один бренд», «Має лишатися хоча б одна філія — офіс, магазин або склад» або «Має лишатися хоча б одна юрособа».

8Фільтр «Бренд · Філія · Юрособа» і «Я працюю в»

У кожному великому списку Helomi стоїть той самий фільтр «Бренд · Філія · Юрособа»: пігулки, які лишають у списку лише записи вибраного бренду, філії чи юрособи. Вибір пам'ятається для кожного списку окремо, а особиста пігулка «Я працюю в: …» у лівому меню задає ці фільтри наперед в усіх списках одразу.

Фільтр у списках

Фільтр «Бренд · Філія · Юрособа» стоїть у рядку фільтрів списку й виглядає однаково всюди. Пігулка є лише там, де в записів є така координата: у клієнтів і товарів юрособи нема, а у звітах фільтра «Філія» нема — прибуток кожної філії показує «P&L по бізнесах» з віссю «Філії» (P&L по філіях і юрособах).

1. Відкрийте список, наприклад «Угоди».
2. Натисніть пігулку «Бренд», «Філія» або «Юрособа» в рядку фільтрів — відкриється віконце з усіма варіантами (на телефоні — шторка знизу).
3. Позначте одне або кілька значень — список одразу покаже лише ці записи, а пігулка стане «Бренд: PocoPrint +1». «Без бренду», «Без філії» чи «Без юрособи» — окреме значення: записи, де цю координату не задано; його можна позначити разом з іншими.
4. Натисніть «Усі», щоб скинути вибір і знову бачити всі записи.

Коли варіантів багато, угорі віконця є пошук за назвою.

Вибір пам'ятається для кожного списку окремо і на всіх ваших пристроях: відфільтрували «Угоди» за брендом — «Клієнти» й «Товари» лишилися як були, а наступного разу «Угоди» відкриються з тим самим брендом. У виборах — лише активні бренди, філії та юрособи. На телефоні пігулки стоять разом з іншими фільтрами списку.

«Я працюю в»

«Я працюю в» схований у вашій картці вгорі лівого меню: під іменем і посадою видно лише тонку рисочку. Ви один раз кажете, з якими брендами, філіями чи юрособами працюєте, і кожен список відкривається вже відфільтрованим за ними. Можна вибрати кілька — наприклад, два бренди й три склади. Це лише типове значення фільтрів, а не доступ: щоб побачити решту записів, досить натиснути «Усі».

Натисніть рисочку — з-під неї висунеться маленька кнопка з тим, що вибрано: «Усі бренди» або «PocoPrint +1 · Склад Бровари» (повний перелік — у підказці при наведенні). Ще раз натисніть рисочку — кнопка сховається. Висунуто чи сховано, Helomi пам'ятає на цьому пристрої.

1. Натисніть рисочку під своїм іменем у лівому меню, потім кнопку, що висунулась; на телефоні — відкрийте «Меню» в нижній панелі, рисочка там же.
2. Позначте в шторці «Я працюю в» потрібні пігулки в групах «Бренди», «Філії», «Юрособи» — по одній, по кілька або «Усі» в групі. Угорі шторки видно підсумок, під кожною групою — що саме покажуть списки.
3. Натисніть «Зберегти» — відкритий список одразу перечитується з новим вибором.
4. Натисніть «Скинути все», коли захочете прибрати «Я працюю в», — списки знову покажуть усе.

Як «Я працюю в» поєднується з фільтром списку:

• порожній фільтр «Бренд · Філія · Юрособа» бере значення з «Я працюю в»;
• значення, вибране у фільтрі списку, важливіше і діє лише в цьому списку;
• «Усі» у фільтрі списку скидає «Я працюю в» лише для цього списку, в інших списках він діє далі.

«Я працюю в» кожна людина задає собі сама, інших людей він не стосується.

9Бухгалтерія: що показувати й що рахувати

Не кожна юрособа, бренд чи філія мають стояти у фінансових цифрах на рівних: рідкісний ФОП заважає бачити щоденні гроші, разові продажі — не окремий бізнес, а склад, що лише зберігає товар, — не окрема точка прибутку. Три прапорці кажуть Helomi, що показувати у «Фінансах» і що рахувати у звітах; жоден з них нічого не видаляє й не змінює доступи.

Сховати юрособу з фінансів

Вимкніть «Показувати у фінансах», коли юрособа є, але її гроші не потрібні в щоденних цифрах: наприклад, ФОП для рідкісних продажів чи юрособа, через яку ви вже майже не працюєте, а архівувати її рано.

1. Відкрийте Налаштування›Компанія й система›Бренди та юрособи›Юрособи«Налаштування → Компанія й система → Бренди та юрособи → Юрособи» і натисніть юрособу.
2. Вимкніть «Показувати у фінансах».
3. Натисніть «Зберегти».

Побачити приховану юрособу можна будь-коли: виберіть її у фільтрі «Юрособа» або поставте галочку «Показати приховані юрособи» у Фінанси›Операції«Фінанси → Операції» чи Фінанси›Гаманці«Фінанси → Гаманці» (Показати приховані юрособи).

Позначити бренд службовим

Службовий бренд — для разових продажів, які не є окремим бізнесом: розпродаж залишків, продаж обладнання, угода «під іншою назвою». Він лишається у виборах, але не рахується як бізнес і сам у нові угоди не потрапляє: кроки «Філія угоди» і «Єдиний бренд» з черги бренду його не беруть.

1. Відкрийте Налаштування›Компанія й система›Бренди та юрособи«Налаштування → Компанія й система → Бренди та юрособи», вкладку «Бренди», і натисніть бренд.
2. Позначте «Службовий бренд (разові продажі)» — разом з ним увімкнеться «Не рахувати у звітах».
3. Натисніть «Зберегти».

Докладно — Службовий бренд.

Не рахувати філію у звітах

Позначте філію «Не рахувати у звітах», коли вона не окрема точка прибутку — наприклад, склад, що лише зберігає товар для інших філій. Її гроші не зникають зі звітів, а йдуть у «спільне».

1. Відкрийте Налаштування›Команда й доступи›Філії та структура«Налаштування → Команда й доступи → Філії та структура» і натисніть рядок філії.
2. Позначте в шторці «Філія» прапорець «Не рахувати у звітах».
3. Натисніть «Зберегти» — у таблиці біля філії з'явиться пігулка «не у звітах».

Звіти по брендах, філіях і юрособах

Що дає ця будова у звітах «Фінансів»:

• Фінанси›Звіти›P&L по бізнесах«Фінанси → Звіти → P&L по бізнесах» — перемикач «Бренди · Філії · Юрособи»: прибуток кожного бренду, кожної філії або кожної юрособи (P&L по філіях і юрособах).
• Фінанси›Звіти›Зведена структура«Фінанси → Звіти → Зведена структура» — виручка, надходження чи витрати на перетині бренду, філії та юрособи, «без …» окремо, XLSX (Зведена структура).
• Фінанси›Звіти›Податки«Фінанси → Звіти → Податки» — колонка «Ліміт»: дохід юрособи за рік проти вашого ліміту (Ліміт доходу на рік).